Olyan bevált módszereket felejthetnek el lényegében egyik pillanatról a másikra a projektmenedzserek (PM), mint a személyes meetingek, a "csak a feladat számít, az eszköz lényegtelen" szemlétet. De maga a PM pozíció is igencsak kérdőjelessé válik – legalábbis a vállalatok különböző rendű-rangú vezetőinek a vágyképében. És mindezeket a változásokat a globális járványhelyzet nyomán bevezetett távmunkának köszönhető.

Valójában az átalakulás már a járvány előtt megkezdődött, írja a CIO.com szakportál. Az elmúlt hónapokban mindössze annyi történt, mint a távmunkával: amit eddig óvatosan próbálgattak a szervezetek, a kényszer hatására egyik napról a másikra meglépték. És mivel rövid távon működőképesnek bizonyult, arra gondoltak, akkor így marad a világ végezetéig. Ez – legalábbis így – valószínűleg nem igaz. De idő kell hozzá, hogy a kezdeti eufória lecsengjen, és az újdonságok valódi értéke megmutatkozzék.
 

De melyek azok a trendek, amikre most a menedzserek esküsznek?

Iroda? Minek?!

Mindennek az eredője a munka tere. A globális válság kellett ahhoz, hogy a menedzserek rájöjjenek, mennyire fölösleges az iroda és vele együtt a többé-kevésbé rögzített munkaidő. (Persze az igény inkább kollektív volt, tehát a munkavállalók is megváltoztathatatlan tényként kezelték: irodára és kötött munkaidőre szükség van.)

A járványhelyzetben egy csapásra világossá vált a menedzsereknek a távmunka előnye: az alkalmazottak akár 24 órában is tudnak dolgozni, hiszen akár erre optimalizálva lehet felvenni őket venni a különböző időzónákból. A távmunka-eszközök (Teams, Slack stb.) pedig mindent megold – szinte. A munkaidőkeretek eltűnésével bármikor ki lehet osztani új feladatokat.

Ez utóbbi azonban egy hierarchikus viszonyrendszerben veszélyes, hiszen a beosztott önkéntelenül is érezheti azt, hogy neki figyelnie kell, hogy a főnöke mikor kér tőle valamit. Hosszabb távon a munka és a magánélet közti határ eltűnésének súlyos pszichés hatásai lehetnek. Egyre többen beszélnek például arról, hogy home office-ban nő a kiégés veszélye. Nem véletlen, hogy a németeknél már évekkel ezelőtt megfogalmazódott az igény, hogy a hivatalos munkaidő után emailt se lehessen küldeni az alkalmazottaknak.

Sok beszédnek sok az alja?

Az irodával együtt eltűnik a hagyományos projektmenedzsment egyik legfontosabb eszköze: a személyes megbeszélés. A tendencia persze nem új, a vállalatok évek óta keresték azokat az eszközöket, amikkel a projektmegbeszélések mederben tarthatók (értsd: ne nyúljanak órákig). És íme, a távmunka ezt is megoldja.

A meetingek megszervezése rengeteg energiát visz el: időpontot, témákat kell egyeztetni, hogy minden lényeges pont terítékre kerüljön. Most ehelyett bármikor bárki be tudja dobni a problémáját, amire a csoport tagjai akkor reagálnak, amikor tudnak. Ennek azonban már most látszanak a hátulütői, mint azt Budai-Tüske Gábor CTO (R34dy Zrt.) a távmunkával foglalkozó podcastunkban kifejtette: nincs csapat, így közös cél sincs. Hiányoznak az inspiráló ötletbörzék, és komoly problémákat okozhat a projektindító megbeszélések hiánya. A személyes kommunikáció csökkenése Budai-Tüske szerint nagyon megnehezíti az elakadt projektek átlökését a holtponton.

A személyes találkozók intenzitását az ellenőrző pontok sűrítésével pótolják, aminek a pozitív értelmezése az, hogy megváltozik a projektek dinamikája. A negatív meg az, hogy miközben a projekten dolgozóknak csökken a rálátása az egészre, intenzívebb nyomás alatt kell dolgozniuk valami homályos célért – és máris visszatértünk a kiégés problémájához.

Mindenki globális versenyhelyzetbe kerüljön

A vállalatvezető most nagyon örülnek, hogy új eszközt kaptak a folyamatosan emelkedő bér elleni harcukhoz. A távmunkával ugyanis minden munkavállaló kilép a globális piacra. Mint azzal korábban is foglalkoztunk, egy jól fizetett amerikai vagy európai munkavállaló egyik napról a másikra közvetlen versenytársa lesz egy román, indiai vagy malajziai munkavállalónak, ami a fizetéseiken is meg fog látszódni. Az indiai talán kicsit többet, a londoni kicsit kevesebbet fog keresni. (Az már messzire vezetne, hogy ez még inkább megnehezíti majd a közepesen fejlett országokban az innovatív technológiai startupok felnövekedését.) Csupán egy szempont lesz: a kompetencia.

Ugyanakkor elveszik az eszközválasztás szabadsága. A projekttagok ebben korábban elég nagy szabadságot élveztek: az eszköz mindegy, csak az adott feladat legyen meg határidőre és az elvárt minőségben. Egy nagyobb vállalaton belül akár több ezer eszközt is használhattak emiatt a szabadság miatt. A távmunka átláthatósága és ellenőrizhetősége miatt azonban már most megindult a belső szabványosítást. Erre azért van szükség, mert a egyes projektben lényegében mindenkinek hozzá kell férnie (vagy legalább látnia kell) mindenki munkáját. Ez azonban lehetetlen, ha ugyanarra a célra mindenki más eszközt használ.

Mi lesz a projektmenedzserekkel?

Egyes cégvezetők állítják: ha kisebb méretű a cég, és kiépültek az agilis keretek, nincs szükség projektmenedzserre. A PM-ek közvetlen szerepét átveszik olyan eszközök, mint a Jira, a Lucidchart, a monday.com vagy az Asana. Ezek révén a csoport minden tagja hozzáférhet minden olyan adathoz, ami ahhoz szükséges, hogy haladjon a projekt. Látja mit csinálnak a többiek, azt véleményezheti, és segítséget is kérhet. A projektek demokratizálódnak, azaz több ember felel majd a végeredményért.

A PM pedig a mikromenedzsment helyett valódi vezetői feladatokat kap: hogy a csapat csapatként működjön, amely a problémákra elosztott és demokratizált módon találjon megoldást.

Ez alapvetően más, mint korábban, amikor a PM tevékenysége feladatközpontú volt: a projektterv alapján felállt a csapat, a PM kiosztotta a feladatokat, és rendszeres ellenőrizték azok állapotát. Ez azt jelenti, hogy a PM-knek sokkal mélyebben bele kell látniuk a projekbe, érteniük kell a technikai aspektusait, a jogi követelményeket stb. – nem mélységében, de annyira mindenképpen, hogy jó kérdéseket tudjon feltenni.