Hosszú időn át az informatikai beruházások világa a beruházások, vagyis a CAPEX (capital expenditure) logikájára épült: a vállalatok vásároltak szervereket, hálózati eszközöket, licenceket vásároltak, amelyek aztán évekig amortizálódtak a mérlegben. Az IT-részlegek saját tulajdonban lévő infrastruktúrával dolgoztak, a CFO-k pedig jól kalkulálható, előre tervezett beruházási ciklusokban gondolkodtak.

Az elmúlt másfél évtizedben azonban a vállalati IT-költségek szerkezete látványosan átalakult. A tőkebefektetések helyét fokozatosan átvették az üzemeltetési, azaz OPEX (operating expenses) kiadások. A felhőszolgáltatások, előfizetéses licencmodellek és szolgáltatás-alapú konstrukciók világában már nem birtokoljuk, hanem használjuk az eszközt.

A CAPEX-domináns korszak végét a felhő hozta el

A változás nem egyik napról a másikra történt. A kétezres évek közepéig a vállalatok túlnyomórészt saját infrastruktúrát – adatközpontokat, tárolókat, hálózatokat, ERP-rendszereket – üzemeltettek. Ez a modell a stabilitásra és kiszámíthatóságra épült, de egyre kevésbé tudott lépést tartani a technológiai fejlődés tempójával.

A fordulópontot a virtualizáció, majd a felhőszolgáltatások elterjedése hozta. A Gartner korábbi becslése szerint 2025-re a vállalati IT-költések több mint fele már nem hagyományos IT-megoldásokra, hanem publikus felhőszolgáltatásokra megy. A vállalatok egyre inkább szolgáltatást vesznek, nem eszközt: infrastruktúrát (IaaS), platformot (PaaS) vagy teljes szoftvermegoldást (SaaS). Ezzel párhuzamosan a pénzügyi struktúra is átalakul: a korábban beruházásként kimutatott kiadások egyre nagyobb része üzemeltetési költségként jelenik meg.

A váltás mögött több tényező áll. A gyorsan avuló technológia, a likviditási szempontból kedvezőbb előfizetéses modell, a gyors skálázhatóság igénye, illetve a COVID-19 időszakban felgyorsult digitalizáció mind az OPEX-alapú működés felé tolták a piacot. A „minden mint szolgáltatás” (XaaS) korszakában már a legnagyobb szervezetek is a rugalmasságot tekintik a fő értéknek.

Az OPEX modell vonzereje: rugalmasság és pénzügyi szabadság

A CFO-k és CIO-k számára az üzemeltetési költségeket favorizáló modell elsőre vonzónak tűnik. A nagy induló beruházás helyett előfizetéses díjjal, használatalapon fizetünk; nem kötjük le a tőkét, javul a likviditás, a költségek eloszlanak az időben, és igazodnak az aktuális igényekhez. Emellett a szolgáltatói modell tehermentesíti az IT-részleget, mivel a külső szolgáltató feladatává válik az üzemeltetésről, frissítésekről, biztonsági javításokról való gondoskodás.

Az OPEX modell így nemcsak pénzügyi kérdés, hanem működési filozófia is. A vállalat nem infrastruktúrát birtokol, hanem digitális képességet vásárol. A gyors piacra lépés, az agilis fejlesztés és a skálázható infrastruktúra mind-mind könnyebben megvalósíthatók, ha az IT-költség a működés része, nem pedig tőkebefektetés.

A szolgáltatásalapú modell azonban nem csupán lehetőség, hanem új típusú kockázat is. A legfontosabb tanulság: az OPEX is pénz, sőt, rosszul kontrollált környezetben sokkal kiszámíthatatlanabb kiadás, mint a CAPEX valaha volt. Lássuk, milyen veszélyek leselkednek az OPEX-hívőkre!

Nehéz kézben tartani a költségeket

A „fizess, amennyit használsz” modell rugalmas, de könnyen kicsúszhat az ellenőrzés alól. A felhőszolgáltatásoknál vagy előfizetéses licencmodelleknél ugyanis a kiadások gyorsan megugorhatnak, ha nincs megfelelő költség-monitoring. A shadow IT, amikor üzleti (rész)egységek önállóan rendelnek szolgáltatásokat, tovább növeli az átláthatatlanságot.

Ugyancsak figyelmet érdemel, hogy az előfizetési díjak kezdetben kedvezőnek tűnhetnek, ám évek alatt a folyamatos előfizetés költsége meghaladhatja egy saját infrastruktúra beruházás teljes árát. Több elemzés is felhívja a figyelmet: az OPEX modellnél a teljes birtoklási költség (TCO) sokszor csak utólag válik láthatóvá.

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a felhőszolgáltatások világában a vállalatok sok esetben kiszolgáltatottá válnak a szolgáltatónak – legyen szó árképzésről, adatszuverenitásról vagy a kilépés feltételeiről. A vendor lock-in ma az egyik legnagyobb stratégiai kockázat, hiszen a váltás technikailag és jogilag is költséges lehet.

Az OPEX-modell bevezetése újfajta pénzügyi irányítást igényel. A hagyományos költségtervezés helyett folyamatos monitoringra, jelentéskészítésre és allokációra van szükség. Ha ez hiányzik, az OPEX-oldali kiadások könnyen elszabadulnak, és a vállalat nehezen tudja megállapítani, mennyibe kerül valójában egy adott szolgáltatás.

Végezetül pedig az is érdemes észben tartani, hogy a kiszervezett IT-üzemeltetés gyakran a szervezet belső kompetenciáinak gyengülésével jár. Ha a külső szolgáltatóhoz kerül a tudás és az irányítás felelőssége, az csökkentheti a szervezet agilitását, amely így egy szolgáltatás leállására vagy drágulására is nehezebben tud reagálni.

A tudatos OPEX-stratégia elemei

Mit tehetünk, hogy a rugalmasság ne váljon kiszámíthatatlansággá? Egyrészt minden szolgáltatás költségét és fogyasztását folyamatosan követni kell. Ebben segít a FinOps-szemlélet, amely nem csupán a felhőre, hanem minden előfizetéses konstrukcióra alkalmazható. Másrészt szükség van szerződéses kontrollra: rögzített SLA-kra, kilépési opciókra, árindexálás-szabályokra. Ezek nélkül az OPEX modell könnyen válik költségcsapdává.

Nagyon fontos az üzleti egységek felé irányított költségallokáció, vagyis az, hogy az IT-költségekért azok az egységek feleljenek, amelyek a szolgáltatást igénybe veszik. Így gyorsan kiderülhet, ha a kiadások alapvetően rendben lennének, de egy-két „renitens” részleg húzza le az összképet. És azt sem szabad elfelejteni, hogy még egy alapvetően OPEX-orientált környezetben sem kell mindent szolgáltatásként venni. A stabil, kiszámítható terhelésű rendszerek esetében a saját infrastruktúra alkalmazása, vagyis összességében a CAPEX-OPEX hibrid modell továbbra is racionális döntés lehet.

Amire különösen nagy hangsúlyt kell fektetni, hogy a szolgáltatói modell mellett is meg kell tartani az architektúra- és biztonsági irányítási kompetenciákat házon belül. Ez ugyanis tipikusan olyan része az OPEX-működésnek, melynek fontosságát a vállalatok hajlamosak figyelmen kívül hagyni vagy legalábbis a szükségesnél kisebb jelentőséget tulajdonítani neki.

Odafigyeléssel jönnek az eredmények is

A CAPEX-től OPEX felé való eltolódás a vállalati IT egyik legmélyebb szerkezeti változása. A trend mögött racionális okok állnak: gyorsabb innováció, pénzügyi rugalmasság, agilitás. De a siker nem garantált, mivel az OPEX modell nem önmagában hatékonyabb, hanem csak akkor, ha a szervezet tudatosan felügyeli az átállást és a működést.

A jövő digitális vállalatainak egyik legfontosabb képessége tehát nem az, hogy mennyit költenek IT-ra, hanem az, hogy hogyan. Aki stratégiai, pénzügyi és irányítási szinten is képes kezelni a szolgáltatás-alapú működést, az valódi versenyelőnyhöz; kiszámíthatóbb, rugalmasabb és hosszú távon fenntarthatóbb IT-struktúrához jut.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a 4iG Informatikai Zrt. támogatásával készült. Részletek »