A gazdálkodó szervezetek szoftvervagyona amellett, hogy jelentős érték, még komoly kockázatokat is rejt. Emiatt kiemelten fontos eszközgazdálkodási terület. Ha valaki nem megfelelően, azaz a licencelés előírásait betartva használ egy a szoftvert, az váratlan költségeket is generálhat. Ennek egyik alapvető oka, hogy a szoftvergyártók gyakran módosítják az amúgy is nehezen átlátható licenckonstrukcióikat. A legtöbb szervezetnél emiatt egyszerre fordul elő a szoftverlicencek hiánya (kockázat) és feleslege (túlköltés) – és persze mindkettő kidobott pénz.

A legnagyobb anyagi kockázat abban van, hogy a  jelentős IT-infrastruktúrát üzemeltető szervezetek egyre gyakrabban szembesülnek gyártói licencauditokkal. Ezt a trendet a koronavírus-járvány időszaka sem törte meg. Sőt! Válság idején a szoftvergyártók a kieső bevételeik pótlására előszeretettel alkalmazzák a meglévő ügyfeleiknél lefolytatott licencmegfelelőségi vizsgálatokat. Az aktívan auditáló gyártók  (IBM, Micro Focus, Microsoft, Oracle, SAP) termékeinek a lecserélésére kicsi az esély, hiszen nem csak bonyolult licencelésű, de gyakran megkerülhetetlen, kvázi iparági sztenderd szoftvereket kínálnak.

Az audit pedig általában megterhelő, akár egy negyedévig is elhúzódhat, száz munkaóránál is többet elvéve az IT-részleg drága idejéből. Ha pedig még licenchiányt is feltár a vizsgálat, jönnek a további tételek: a hiányt ugyanis a meglévő szerződéses kedvezmények nélküli árakon (gyakorlatilag listaár) lehet megszüntetni, és emellett további audit díjtételek is terhelhetik az IT-büdzsét.

Licencköltségek és -kockázatok egyidejű csökkentése

A megelőzés eszköze a proaktív szoftvergazdálkodás (SAM). Ám ennek a komplex, alapos informatikai, számviteli és jogi ismeretekre épülő szaktudásnak a szervezeten belüli kiépítése és folyamatos fejlesztése többnyire nem gazdaságos. A gyártó saját vagy megbízott auditorai ismerik saját licencelési feltételeik minden apró részletét, és a korábbi auditok tapasztalataira építve célzottan keresik a hiányosságokat, míg az ügyfeleiknek jóval nagyobb kihívás a teljes szoftverportfólió valamennyi licencelési trükkjének, finomságának ismerete (egy átlagos nagyvállalatnál legalább 80 különböző gyártó 2500 szoftvertermékét használják). Ez tipikusan az a terület, ahol kifizetődő a területet teljes mélységében ismerő szakértő tanácsadó támogatását kérni.
 

Az IPR-Insights, amely szakértelmét már a nemzetközi piacon is bizonyította, széles körű ágazati tapasztalatokkal és a teljes SAM (Software Assets Magagement) folyamatot lefedő szolgáltatásportfólióval képes a vállalatra szabott SAM folyamat részleges vagy teljes ellátására is. Minél előbb megkezdődik az együttműködés, annál több költséget és kockázatot háríthat el a tanácsadó és ügyfél közösen!

Nézzük a három alapeset nyújtotta lehetőségeket.

    • A legnagyobb az esély a szoftverhasználat és a licenckonstrukciók átfogó optimalizálásra, azaz a legnagyobb pénzbeli megtakarításra akkor van, ha még a szoftvergyártó bejelentkezése előtt elindul a szoftvergazdálkodás.
    • Még akkor is van lehetőség az audit kereteinek behatárolására, a licenckiosztások optimalizálására és a gyártói, illetve felhasználói értelmezések tisztázására – bár az időkeret szűkebb –, amikor a szoftvergyártó bejelentkezett, hogy auditálná a szoftverei használatát.
    • Akkor is van esély a kárenyhítésre, a szoftvergyártó által megállapított hiány csökkentésére, ha már lezajlott az audit – bár a mozgástér az előző két esetnél kisebb.

A technológiával együtt a licencfeltételek is változnak. Így az optimalizált licencelés csak úgy tartható fenn, ha nem egyszeri rendrakásról van szó, hanem tudatos, folyamatos eszközgazdálkodásról. És mivel a változások gyakoriak , ez a munka ma már csak SAM célszoftverrel lehet hatékony: olyan eszközzel, ami a folyamat minél több elemét automatizálja. Az IPR-Insights saját projekttapasztalatai alapján fejlesztett SAM-Insights rendszerének folyamatosan frissülő tudásbázisa tartalmazza a főbb gyártók licenckonstrukcióit. A szoftver- és hardveradatok összegyűjtésén és a teljes körű vállalati szoftvernyilvántartás megvalósításán túl licencmegfeleltetési funkcióval is támogatja a licencmenedzser munkáját. Olyan kiegészítő modulokkal is rendelkezik, mint a szkenneléssel nem mérhető licencelési adatok gyűjtése, a szoftverigénylés vagy a nem szükséges, illetve nem jóváhagyott (shadow IT) használat megszüntetésének támogatása. Speciális licencelésű szoftverek kezelését specifikus licencoptimalizáló eszközök támogatják, ilyen például az Oracle adatbázis-szoftvereit kezelő ORCA for SAM-Insights.

Ez a jó pap tipikus terepe

Talán a fentiekből is kiderült, hogy ez az a terület, ahol a folyamatos tanulás elengedhetetlen. Az IPR-Insights ezért a fentieken túl még egy hasznos eszközt kínál a licencmenedzsereknek: a LicencAkadémiát a felhasználók igénye hívta életre, hogy szoftvergazdálkodási és licencelési kérdésekben, a gyakorlatban is jól használható ismeretekre tegyenek szert. Korábban a licencelési szakemberek számára ilyen tematikájú átfogó képzés nem volt elérhető. A képzések tananyaga az IPR-Insights projekttapasztalataira épül, és hazai esettanulmányokat mutat be. A vállalati szakemberek tanúsított szaktudást szerezhetnek, és így felkészültebben tárgyalhatnak a gyártókkal, illetve végezhetik napi feladataikat.

Az IPR-Insights gyártófüggetlen tanácsadóként szolgáltatásaival a kockázatok és a költségek egyidejű csökkentésében tudja segíteni a nagyvállalati felhasználókat!