Összeállításunk előző cikkében bemutattuk, hogyan és miért tolódott el a vállalati IT-költés a hagyományos befektetésalapú modellről az üzemeltetési kiadás felé, és milyen kockázatok merülnek fel OPEX-oldalon. Az alábbiakban azt vizsgáljuk meg, hogyan lehet együtt kezelni a két költségtípust. A kérdés azért fontos, mert a legtöbb szervezet nem választ CAPEX és OPEX között, hanem egyfajta hibrid modellben mindkettőt be kell építeni a működésébe.

Miért kell együtt kezelni CAPEX-et és OPEX-et?

A modern szervezetek jellemzően egyszerre futtatják saját infrastruktúrájukat és vásárolnak szolgáltatásokat. A belső eszközök és az infrastruktúra életútja CAPEX-ként indul (hardvervásárlás, licencdíjak, telepítés, amortizáció), idővel azonban OPEX-be fordulhatnak át (karbantartás, energia, támogatás). A szolgáltatás pedig jellemzően az első pillanattól az OPEX-et terheli, azaz havi/éves előfizetés, használatalapú díjak, skálázható erőforrások jellemzik.

Ha mereven külön kezeljük a két költségtípust – azaz a CAPEX-szel csak mint „fix beruházás”, az OPEX-szel csak mint „folyamatos költség” számolunk –, előfordulhat, hogy nem látjuk a teljes képet. A két modell költségei és értékei nem lesznek összevethetők, az optimalizációs lehetőségek elsikkadnak. Ez különösen igaz akkor, amikor a szervezet működési flexibilitást, gyors piacra lépést vagy skálázhatóságot vár el az IT-től.

A kulcsot a két modell összehangolása jelentheti. Például, ha egy belső adatközpontot üzemeltetünk (CAPEX), ám párhuzamosan felhőszolgáltatásokat is használunk (OPEX), akkor tudnunk kell, hogy melyik modellt mikor célszerű alkalmazni, és mikor nem. A döntés csak akkor lehet megalapozott, ha a költségeket és az üzleti értékeket együtt tudjuk mérlegre tenni.

Hibrid költség-menedzsment

Az optimalizációt tehát mindig a TCO/TVO (Total Cost of Ownership/Total Value of Ownership, azaz Teljes Birtoklási Költség/Teljes Tulajdonosi Érték) vizsgálatának eredményeire érdemes alapozni. Nem elég a „mennyibe kerül a beruházás?” vagy „mennyit költünk havonta szolgáltatásra?” kérdéseket feltenni, hanem figyelembe kell venni a futamidőt, az amortizáció, a karbantartás, a működtetéshez használt energia és a személyzet költségeit is. A szolgáltatásmodellnél az alapfogyasztást, valamint az esetleges skálázás, azaz a használat növekedése miatt potenciálisan megugró költségeket. És mindkét esetben a legfontosabb: mekkora lesz az üzleti érték? Egyáltalán nem mindegy ugyanis, hogy mikor térül meg az elköltött pénz.

Ha sok különféle hardvertípust, szoftvert és szolgáltatást használunk, értelemszerűen nő a komplexitás, ahogy az üzemeltetés és a licencek költsége is. Ugyanakkor csökken az áttekinthetőség. Ezzel szemben az egyszerűsítés – kevesebb szolgáltató, közös platform, standard erőforrásprofil stb. – növeli az átláthatóságot, ami segíthet a költségek visszaszorításában.

Saját infrastruktúra esetén gyakori hiba a túlméretezés, ami növeli a megtérülés idejét. A rightsizing, azaz a helyes méretezés (például virtuális gép erőforrásainak csökkentése, leállított erőforrások törlése) mindkét oldalon segít. Felhőoldalon (OPEX) a statisztikák szerint akár kétszámjegyű költségmegtakarítás is elérhető ezzel a módszerrel.

De nem megoldás, ha elhagyjuk a beruházásukat, és mindent szolgáltatásként veszünk, ahogy a fordítottja sem optimális választás. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a hosszabb távon stabil terhelések, hosszú élettartamú rendszerek esetében nem egyszer kedvezőbb a CAPEX-alapú megoldás. Ezzel szemben azokon a területeken, ahol gyors változásokra lehet/kell számítani, emiatt az erőforrásokat rugalmasan kell tudni skálázni, vagy rövid, projekt-jellegű feladatokat kell kiszolgálni, valószínűleg az OPEX a jobb választás.

És még egy: az is segít elkerülni a költségcsapdát, ha a kiadásokat nem csupán „IT-költségként” kezeljük, hanem üzleti egységekhez rendeljük. Emellett fontos a folyamatos költségmonitoring, a havi, heti riportok, a riasztások, ha a használatalapút valaki túllépte.

FinOps, a hibrid modell kulcsa

A problémakör kezeléséhez már van eszközük a szervezeteknek: a FinOps. Ez egy olyan pénzügyi-üzemeltetési keretrendszer, amely segíti a dinamikus, szolgáltatás-alapú IT-költségek átlátható és üzleti érték alapján történő kezelését. Együttműködést biztosít az IT, a pénzügyi és az üzleti egységek között, valós idejű felhasználási adatokat, visszajelzéseket ad, és optimalizációs képességekkel ruházza fel a szervezeteket.

Segítségével a CAPEX-alapú beruházások és az OPEX-alapú szolgáltatások költségei egységes metrikák – például felhasználóra, terhelésre, sőt akár teljes életciklusra vetített költség – szerint mérhetők. A FinOps kultúra arra ösztönöz, hogy ne csak költségeket vágjunk, hanem értéket teremtsünk. Ha például a szolgáltatásmodell miatt gyorsabban tudunk piacra lépni, akkor azt annak hasznát is mérjük hozzá az üzleti előnyökhöz.

A PwC mérései szerint a FinOps-szal jelentős megtakarítás érhető el, mivel a szolgáltatásalapú IT-költségek is kontrollálhatóbbak lesznek. A tanácsadó cég szerint FinOps-szemlélet meghonosításával könnyebben elkerülhetők a „láthatatlan” költségek (például alulhasznált erőforrások, duplikált licencek, nem optimalizált szerverhasználat). Segít abban is, hogy az IT ne elkülönülten, hanem együtt dolgozhasson a pénzüggyel és a fő üzleti tevékenységet végző részlegekkel.

A CAPEX és OPEX külön kezelése ugyanis ma már nem célravezető – a hibrid IT-környezetben együtt kell értékelni a beruházásokat és a működési költséget. A szervezetek akkor lehetnek versenyképesek, ha azt a kérdést is felteszik: „hogyan optimalizáljuk az értéket a teljes életciklus alatt?” A FinOps-keretrendszer pontosan ebben tud segíteni: biztosítja a költségek átláthatóságát, a felelősség megoszlását, a folyamatos optimalizációt és az üzleti célokkal való összehangolást.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a 4iG Informatikai Zrt. támogatásával készült. Részletek »