Szoftvereszköz-gazdálkodás (SAM) témában írt előző cikkükben bemutattuk, hogy mely területekre kell fókuszálni egy SAM-rendszer kialakításakor. Most azt nézzük meg, milyen módszerekkel tehetjük hatékonyabbá a vállalati szoftvereszköz-gazdálkodásunkat.

A SAM érettségi modell jól szemlélteti, hogy a szoftvergazdálkodást még nem folytató szervezettől milyen lépések megtételével lehet eljutni a tudatos, proaktív szoftvergazdálkodással mérhető költségmegtakarítást elérő vállalatig.

Az alábbiakban az egyes lépéseket elemezzük (lásd a lenti ábrát).

Ad hoc szint

Ad hoc szinten még nem beszélhetünk szoftvergazdálkodásról. A licencmenedzsment feladatok ellátására itt még nem áll rendelkezésre megfelelő eszköz, a folyamatok és szerepkörök sem tisztázottak.

Ezen a szinten a vállalat szinte egyáltalán nem rendelkezik használható információkkal a szoftvergazdálkodási döntésekhez. Az ilyen szervezeteknél majdhogynem általános, hogy alul-, vagy túllicencelés van. Az alullicencelés egy gyártói auditnál súlyos visszamenőleges költségeket – pl. listaáron fizetendő licenceket és sokszor büntetést is – generál. A túllicencelésnél sem jobb a helyzet, hiszen felesleges, sokszor senki által nem használt szoftverlicencekért fizet súlyos pénzeket a szervezet.

De nem csak a mennyiség (akár kevés, akár sok) a probléma. A hiányos ismeretekből és adatokból következően ugyanis ezen a fejlettségi szinten a vállalatok nem az optimális típusú (értsd kiadású, verziójú, funkciójú) szoftvereket használják. Ha ebben a helyzetben az audit hiányt tár fel, a vállalatnak egy olyan állapot hiányzó licenceit kell megvásárolnia, amely felesleges a vállalat valódi céljainak eléréséhez.

Ezen a szinten három kulcsfontosságú feladata van a vállalatnak a továbbfejlesztéshez:
• egy SAM-stratégia megalkotása;
• a SAM feladatok priorizálása;
• végül, de nem utolsósorban SAM-támogató eszközök bevezetése (adatgyűjtés, tudásbázis, licenckezelés).

Követő/reaktív szint

A reaktív szintet elérő vállalatok arra helyezik a fő fókuszt, hogy megfeleljenek a gyártói auditikon, ezért az elsődleges a szoftverek jogtisztasága. Az ilyen szervezetek jellemzően igény alapú licencelést alkalmaznak, amely viszont túllicenceléshez vezethet (extra költségek).
 

A szoftvergazdálkodás négy fejletettségi szintje
(kattinson a képre, és nézze meg nagy méretben)

Ezen a szinten a vállalatok már rendelkeznek automatizált adatgyűjtési eszközökkel. Ismerik az általuk vásárolt licenceket, a telepítések számát, helyét, illetve minden egyes licenchez hozzá tudják rendelni a számlákat és szerződéseket, valamint képesek követni a különböző és változó hardverkonfigurációk miatti licencelési változásokat. Ez azonban még nem jelenti azt, hogy optimálisan is gazdálkodnak, hiszen csak egyben lehetnek biztosak: annyi licenccel rendelkeznek, amennyi a gyártói auditon történő megfeleléshez szükséges. Ezeknek a licenceknek a száma azonban akár jóval magasabb is lehet, mint a valójában szükséges mennyiség, emellett abban sem lehetnek biztosak, hogy az optimális licencstruktúrát használják (felesleges költségek).

Ezen a szinten az alábbi lépésekkel lehet továbbfejleszteni a szoftvergazdálkodást:
• a SAM folyamatok feltérképezése, standardizálása;
• a valós vállalati szoftverigény meghatározása, a konszolidációs lehetőségek feltárása mérésekkel és felhasználói egyeztetésekkel;
• szoftverkatalógus kialakítása, bevezetése;
• törzsadat-integrációk: első lépésként érdemes kidolgozni olyan integrációs terveket, melyek meghatározzák a szoftvergazdálkodási nyilvántartás külső kapcsolatait, valamint azok megvalósításának tervezett ütemezését
(az integráció elsődleges célterületének számít minden olyan informatikai támogató rendszer, amely segíti a szoftvergazdálkodási folyamatokat, pl. számítógépek lokációs adatainak átadása, számítógépek és felhasználóik összerendelésének átadása, szervezeti hierarchia, költséghely információk stb.);
• metering (szoftverhasználati) adatok felhasználása a napi szoftvergazdálkodási döntésekhez, akár rendszeres felülvizsgálati tevékenységként, akár az igénylésekhez kapcsolódóan, hogy gyorsan lehessen dönteni a nem használt telepítések eltávolításról.

Gazdálkodó/Proaktív szint

A gazdálkodó szinten a vállalatok már a szoftvereszközök életciklusára és használatukra koncentrálnak, dedikált személyek foglalkoznak a folyamatok karbantartásával/üzemeltetésével, többnyire az informatikai vezető (CIO) alá rendelve. A beszerzési, licenckiosztási döntések már nemcsak igényalapúak, hanem a meglévő információk/adatok alapján a gazdaságossági szempontokat is figyelembe veszik (ingyenes helyettesítő alkalmazások bevezetése, licencoptimalizáció, nem használt alkalmazások visszavétele).

Ezen a szinten a szervezetek dedikált eszközöket használnak az automatikus adatgyűjtésen túl a hardver- és szoftvereszközök nyilvántartására is. Képesek mérni a szoftverek használatát, és ez alapján hoznak üzleti (beszerzési) döntéseket, azaz operatív szinten is előtérbe kerül a tényleges használat mérése és a nem használt szoftverek visszavonása. Ha eddig egyéb szempontok (pl. üzemeltetési, biztonsági) miatt még nem történt volna meg, akkor az erre a szintre lépő vállalatoknál szükségszerűen egységesítik a használatban lévő szoftvereket. A szoftverigényléseket szabályozott módon kezelik, a nem jóváhagyott szoftverhasználatot pedig megszüntetik, ami az árnyékrendszerek (shadow IT) visszaszorításában is segít.

Mindazonáltal itt is van lehetőség  a SAM fejlesztésre:
• ki kell alakítani ún. szoftverigénylési workflow-t, amely egyrészt egységes csatornába tereli a szoftverek használatára vonatkozó igényeket, és dokumentált, ellenőrizhető jóváhagyási lépéseket integrál, másrészt támogatja az egyes licencek felhasználóhoz kötését, és gyorsítja a felhasználók szoftverhez jutásának kontrollált folyamatát;
• létre kell hozni egy SAM-folyamatszabályozást;
• rendszeres felülvizsgálatokra van szükség, hogy azok alapján lehessen finomhangolni  a folyamatokat, és racionnalizáslással biztosítani a megfelelőséget.

Hatékony szint

A legmagasabb szintet elérve a vállalati informatika már közműként funkcionál, ezért kulcstényezővé válik a folyamatok hatékonysága, amely például a SAM más rendszerekkel történő integrációja révén javítható (egyszerűbb, átláthatóbb, gyorsabb lesz). Ezen a szinten az igénylés és a beszerzés teljesen integráltan működik. A szervezet képes kimutatni a szoftverhasználat költségét, a szoftvergazdálkodási adatokat pedig az üzleti döntéseknél is felhasználja a menedzsment.

Auerhammer Nóra

A szerző programozó, az IPR-Insights szoftvereszköz-gazdálkodási szakértője. A tanácsadó céghez szállítói oldalról érkezett. Közel tíz éve foglalkozik informatikai eszközgazdálkodással.

A folyamatok automatizálásával és az egyéb rendszerekkel történő integrációkkal a hatékonyság valóban látványosan növelhető. Egy szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer például számos olyan adat elsődleges rögzítési pontja lehet, amelyre más rendszerekben is szükség van; így a folyamatok megfelelő tervezésével és a rendszerek közti integrációk létrehozásával az adminisztrációs teher jelentősen csökkenthető.

A gyakorlatban a vállalatoknál nincs éles határvonal az egyes fejlettségi szintek között, gyakran egyszerre több szint jellegzetességei is megfigyelhetők. Ennek oka részben az, hogy a szoftvergazdálkodás különböző elemeit  célirányos stratégia hiányában nem a modellben megadott sorrendben valósítják meg. Emiatt az intézkedések sokszor nem hozzák a várt eredményt. Hiába vezet be például egy vállalat önkiszolgáló szoftverigénylést, amikor még a szoftverhasználat jogtisztasága is hordoz kockázatokat. A lépés nagy valószínűséggel erőforrás-pazarlással jár. A fenti modell elemei jól követhető logika mentén épülnek egymásra, melyet a tapasztalat is visszaigazolt, érdemes ezt az utat követni.

Nem csak a pénzen múlik. Idő és türelem is kell hozzá

Ebből következik az is, hogy a vállalati szintű, hatékony szoftvergazdálkodás nem alakítható ki egyik napról a másikra. Az ad hoc szintről indulva egy kisebb szervezetnek is legalább két év kell ahhoz, hogy eljusson a legfejlettebb szintre. Nagyobb szervezetnél az időigény ennek többszöröse is lehet.

Fontos a rendelkezésre álló pénzügyi keret, de pénz mellett számos más tényezőn, például a vállalati kultúrán is múlik, hogy a projekt milyen gyorsan haladhat előre. A több éven átívelő projektet azonban az érettségi modell alapján következetesen egymásra épülő, már menet közben mérhető eredményeket hozó szakaszokra tudjuk bontani. A kirajzolódó ív nemcsak a projekt megtervezését és megvalósítását segíti, hanem azt is biztosítja, hogy a vállalat a szoftvergazdálkodás kialakítása során a legészszerűbben, a legnagyobb megtérüléssel használja a rendelkezésre álló erőforrásokat.