Stratégia, pénz és idő is kell hozzá, hogy ne az üzleti folyamatok akadálya, hanem a költséghatékony működés alapfeltétele legyen a szoftvereszköz-gazdálkodás. Auerhammer Nóra szakértő (IPR-Insights) írásának második része.

Szoftvereszköz-gazdálkodás (SAM) témában írt előző cikkükben bemutattuk, hogy mely területekre kell fókuszálni egy SAM-rendszer kialakításakor. Most azt nézzük meg, milyen módszerekkel tehetjük hatékonyabbá a vállalati szoftvereszköz-gazdálkodásunkat.

A SAM érettségi modell jól szemlélteti, hogy a szoftvergazdálkodást még nem folytató szervezettől milyen lépések megtételével lehet eljutni a tudatos, proaktív szoftvergazdálkodással mérhető költségmegtakarítást elérő vállalatig.

Az alábbiakban az egyes lépéseket elemezzük (lásd a lenti ábrát).

Ad hoc szint

Ad hoc szinten még nem beszélhetünk szoftvergazdálkodásról. A licencmenedzsment feladatok ellátására itt még nem áll rendelkezésre megfelelő eszköz, a folyamatok és szerepkörök sem tisztázottak.

Ezen a szinten a vállalat szinte egyáltalán nem rendelkezik használható információkkal a szoftvergazdálkodási döntésekhez. Az ilyen szervezeteknél majdhogynem általános, hogy alul-, vagy túllicencelés van. Az alullicencelés egy gyártói auditnál súlyos visszamenőleges költségeket – pl. listaáron fizetendő licenceket és sokszor büntetést is – generál. A túllicencelésnél sem jobb a helyzet, hiszen felesleges, sokszor senki által nem használt szoftverlicencekért fizet súlyos pénzeket a szervezet.

De nem csak a mennyiség (akár kevés, akár sok) a probléma. A hiányos ismeretekből és adatokból következően ugyanis ezen a fejlettségi szinten a vállalatok nem az optimális típusú (értsd kiadású, verziójú, funkciójú) szoftvereket használják. Ha ebben a helyzetben az audit hiányt tár fel, a vállalatnak egy olyan állapot hiányzó licenceit kell megvásárolnia, amely felesleges a vállalat valódi céljainak eléréséhez.

Ezen a szinten három kulcsfontosságú feladata van a vállalatnak a továbbfejlesztéshez:
egy SAM-stratégia megalkotása;
a SAM feladatok priorizálása;
végül, de nem utolsósorban SAM-támogató eszközök bevezetése (adatgyűjtés, tudásbázis, licenckezelés).

Követő/reaktív szint

A reaktív szintet elérő vállalatok arra helyezik a fő fókuszt, hogy megfeleljenek a gyártói auditikon, ezért az elsődleges a szoftverek jogtisztasága. Az ilyen szervezetek jellemzően igény alapú licencelést alkalmaznak, amely viszont túllicenceléshez vezethet (extra költségek).
 

A szoftvergazdálkodás négy fejletettségi szintje
(kattinson a képre, és nézze meg nagy méretben)


Ezen a szinten a vállalatok már rendelkeznek automatizált adatgyűjtési eszközökkel. Ismerik az általuk vásárolt licenceket, a telepítések számát, helyét, illetve minden egyes licenchez hozzá tudják rendelni a számlákat és szerződéseket, valamint képesek követni a különböző és változó hardverkonfigurációk miatti licencelési változásokat. Ez azonban még nem jelenti azt, hogy optimálisan is gazdálkodnak, hiszen csak egyben lehetnek biztosak: annyi licenccel rendelkeznek, amennyi a gyártói auditon történő megfeleléshez szükséges. Ezeknek a licenceknek a száma azonban akár jóval magasabb is lehet, mint a valójában szükséges mennyiség, emellett abban sem lehetnek biztosak, hogy az optimális licencstruktúrát használják (felesleges költségek).

Ezen a szinten az alábbi lépésekkel lehet továbbfejleszteni a szoftvergazdálkodást:
a SAM folyamatok feltérképezése, standardizálása;
a valós vállalati szoftverigény meghatározása, a konszolidációs lehetőségek feltárása mérésekkel és felhasználói egyeztetésekkel;
szoftverkatalógus kialakítása, bevezetése;
törzsadat-integrációk: első lépésként érdemes kidolgozni olyan integrációs terveket, melyek meghatározzák a szoftvergazdálkodási nyilvántartás külső kapcsolatait, valamint azok megvalósításának tervezett ütemezését
(az integráció elsődleges célterületének számít minden olyan informatikai támogató rendszer, amely segíti a szoftvergazdálkodási folyamatokat, pl. számítógépek lokációs adatainak átadása, számítógépek és felhasználóik összerendelésének átadása, szervezeti hierarchia, költséghely információk stb.);
metering (szoftverhasználati) adatok felhasználása a napi szoftvergazdálkodási döntésekhez, akár rendszeres felülvizsgálati tevékenységként, akár az igénylésekhez kapcsolódóan, hogy gyorsan lehessen dönteni a nem használt telepítések eltávolításról.

Gazdálkodó/Proaktív szint

A gazdálkodó szinten a vállalatok már a szoftvereszközök életciklusára és használatukra koncentrálnak, dedikált személyek foglalkoznak a folyamatok karbantartásával/üzemeltetésével, többnyire az informatikai vezető (CIO) alá rendelve. A beszerzési, licenckiosztási döntések már nemcsak igényalapúak, hanem a meglévő információk/adatok alapján a gazdaságossági szempontokat is figyelembe veszik (ingyenes helyettesítő alkalmazások bevezetése, licencoptimalizáció, nem használt alkalmazások visszavétele).

Ezen a szinten a szervezetek dedikált eszközöket használnak az automatikus adatgyűjtésen túl a hardver- és szoftvereszközök nyilvántartására is. Képesek mérni a szoftverek használatát, és ez alapján hoznak üzleti (beszerzési) döntéseket, azaz operatív szinten is előtérbe kerül a tényleges használat mérése és a nem használt szoftverek visszavonása. Ha eddig egyéb szempontok (pl. üzemeltetési, biztonsági) miatt még nem történt volna meg, akkor az erre a szintre lépő vállalatoknál szükségszerűen egységesítik a használatban lévő szoftvereket. A szoftverigényléseket szabályozott módon kezelik, a nem jóváhagyott szoftverhasználatot pedig megszüntetik, ami az árnyékrendszerek (shadow IT) visszaszorításában is segít.

Mindazonáltal itt is van lehetőség  a SAM fejlesztésre:
ki kell alakítani ún. szoftverigénylési workflow-t, amely egyrészt egységes csatornába tereli a szoftverek használatára vonatkozó igényeket, és dokumentált, ellenőrizhető jóváhagyási lépéseket integrál, másrészt támogatja az egyes licencek felhasználóhoz kötését, és gyorsítja a felhasználók szoftverhez jutásának kontrollált folyamatát;
létre kell hozni egy SAM-folyamatszabályozást;
rendszeres felülvizsgálatokra van szükség, hogy azok alapján lehessen finomhangolni  a folyamatokat, és racionnalizáslással biztosítani a megfelelőséget.

Hatékony szint

A legmagasabb szintet elérve a vállalati informatika már közműként funkcionál, ezért kulcstényezővé válik a folyamatok hatékonysága, amely például a SAM más rendszerekkel történő integrációja révén javítható (egyszerűbb, átláthatóbb, gyorsabb lesz). Ezen a szinten az igénylés és a beszerzés teljesen integráltan működik. A szervezet képes kimutatni a szoftverhasználat költségét, a szoftvergazdálkodási adatokat pedig az üzleti döntéseknél is felhasználja a menedzsment.

Auerhammer Nóra

A szerző programozó, az IPR-Insights szoftvereszköz-gazdálkodási szakértője. A tanácsadó céghez szállítói oldalról érkezett. Közel tíz éve foglalkozik informatikai eszközgazdálkodással.

A folyamatok automatizálásával és az egyéb rendszerekkel történő integrációkkal a hatékonyság valóban látványosan növelhető. Egy szoftvereszköz-gazdálkodási rendszer például számos olyan adat elsődleges rögzítési pontja lehet, amelyre más rendszerekben is szükség van; így a folyamatok megfelelő tervezésével és a rendszerek közti integrációk létrehozásával az adminisztrációs teher jelentősen csökkenthető.

A gyakorlatban a vállalatoknál nincs éles határvonal az egyes fejlettségi szintek között, gyakran egyszerre több szint jellegzetességei is megfigyelhetők. Ennek oka részben az, hogy a szoftvergazdálkodás különböző elemeit  célirányos stratégia hiányában nem a modellben megadott sorrendben valósítják meg. Emiatt az intézkedések sokszor nem hozzák a várt eredményt. Hiába vezet be például egy vállalat önkiszolgáló szoftverigénylést, amikor még a szoftverhasználat jogtisztasága is hordoz kockázatokat. A lépés nagy valószínűséggel erőforrás-pazarlással jár. A fenti modell elemei jól követhető logika mentén épülnek egymásra, melyet a tapasztalat is visszaigazolt, érdemes ezt az utat követni.

Nem csak a pénzen múlik. Idő és türelem is kell hozzá

Ebből következik az is, hogy a vállalati szintű, hatékony szoftvergazdálkodás nem alakítható ki egyik napról a másikra. Az ad hoc szintről indulva egy kisebb szervezetnek is legalább két év kell ahhoz, hogy eljusson a legfejlettebb szintre. Nagyobb szervezetnél az időigény ennek többszöröse is lehet.

Fontos a rendelkezésre álló pénzügyi keret, de pénz mellett számos más tényezőn, például a vállalati kultúrán is múlik, hogy a projekt milyen gyorsan haladhat előre. A több éven átívelő projektet azonban az érettségi modell alapján következetesen egymásra épülő, már menet közben mérhető eredményeket hozó szakaszokra tudjuk bontani. A kirajzolódó ív nemcsak a projekt megtervezését és megvalósítását segíti, hanem azt is biztosítja, hogy a vállalat a szoftvergazdálkodás kialakítása során a legészszerűbben, a legnagyobb megtérüléssel használja a rendelkezésre álló erőforrásokat.

Cloud & big data

A cloudos játékból sem maradhat ki a Facebook

A közösségi óriás is beszáll a streamelt játékok piacára. Tanulva egyes korábbi próbálkozók hibájából, a Facebook óvatosan indít.
 
Hirdetés

Van olyan tanácsadó, aki pénzt hoz?!

Pedig külső szemlélőként csak annyit mutat meg, hogy miből van hiány és miből van fölösleg. Ám ha szoftverlicencekről van szó, ez százmilliókat is érhet – megtakarításban.

Érdemes-e használt szoftvert venni a vállalatnak? És ha igen, hogyan? Egy biztos, nem úgy, mint egy használt autót.

a melléklet támogatója az IPR-Insights

Nem általában a távmunkáé, hanem a mostani tipikus távmunka-helyzeteké. A szervezetek arra nem voltak felkészülve, hogy mindenki otthonról dolgozik.

Alapjaiban kell megújítani a biztonságról kialakított felfogásunkat

Tavaly január végétől megszűnt a Java SE 8 ingyenes frissítése, és a Java SE 11 sem használható ingyenesen üzleti célra. Tanácsok azoknak, akik még nem találtak megoldást. Hegedüs Tamás (IPR-Insights) írása.
Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizenegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2020 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.