A szoftvereszköz-gazdálkodásnak (SAM – Software Asset Management) egy ideje már ISO-szabványa is van. A szabvány meghatározása szerint "a szoftvereszközök hatékony kezelését, szabályozását és védelmét jelenti egy szervezeten belül" (forrás: ISO 19770-1:2006 Szoftvereszköz-gazdálkodás szabvány), ami kulcsfontosságú terület minden informatikai szervezet sikeréhez. Ha egy vállalat rendelkezik egy átfogó és hatékony SAM programmal, jelentősen csökkentheti a jogi és gazdasági kockázatot, így például a nagy szoftvergyártók (Microsoft, Oracle, IBM stb.) termékeivel kapcsolatos auditkockázatot is.

A vállalatok ma már tudatosan törekednek megfelelni a gyártói elvárásoknak és törekszenek összhangba hozni a licencjogosultságait a tényleges telepítésekkel. A vezetők elkötelezettek a jogszerű szoftverhasználat megvalósítása irányában, igyekeznek a szoftvergazdálkodási folyamatokat a jogi és gazdasági követelmények figyelembevételével irányítani. Általánosságban tehát elmondható, hogy a nem vagy nem megfelelően licencelt szoftverek megléte a vállalatok hálózatában alapvetően nem a döntéshozói hozzáállás, hanem inkább a szoftvergazdálkodást támogató eszközök, folyamatok, esetenként a kompetencia és/vagy erőforrás hiányának következménye. Ugyanakkor azt is tapasztaljuk, hogy a vállalatok nem rendelkeznek stratégiával a szoftvereszköz-gazdálkodás területére vonatkozóan.

Melyek a sikeres SAM fókuszterületei?

Auerhammer Nóra

A szerző programozó, az IPR-Insights szoftvereszköz-gazdálkodási szakértője. A tanácsadó céghez szállítói oldalról érkezett. Közel tíz éve foglalkozik informatikai eszközgazdálkodással.

Ahhoz, hogy minél hatékonyabb rendszert építhessünk fel a következő kritikus dimenziókra kell fókuszálni (lásd az 1. ábrát).

SAM eszközök. Informatikai támogatás nélkül nem lehet megfelelő szoftvergazdálkodást kiépíteni. Mivel a szoftver sajátos eszköz, kezelésekor tekintettel kell lennünk különböző megjelenési formáira, azaz foglalkozni kell a felhasználói jogokat biztosító licencszerződésekkel, a telepítőkészletekkel, valamint a tényleges telepítésekkel. A jogszerű szoftverhasználat fenntartásához elengedhetetlen a szoftver e három formájának megfelelő nyilvántartása, kezelése. Továbbá a szoftvergazdálkodást támogató rendszer részletes tervezésekor ajánlott az optimális megoldás meghatározása (meglévő rendszerek integrációjával).

Adatok, információk. A szoftvergazdálkodás kialakításánál fontos szempont az adatok teljeskörűségének biztosítása, az erre való törekvés. A leltárnyilvántartásnak a következő elemekre kell kiterjednie:
    • hardverek;
    • telepített alkalmazások (szoftver alapadatok és telepítési példányok);
    • szoftverlicencek;
    • elektronikus dokumentumok nyilvántartása (licencigazolások, számla, szerződés);
    • nem telepítésalapú felhasználási adatok.

A licenc- és a telepítésoldali szoftveradatok összerendeléséhez elengedhetetlen, hogy azokat mind licenc, mind telepítés oldalon a szoftvereket pontosan meghatározó, azonos kritériumok alapján azonosítsuk.

SAM folyamatok. Egy komplex szoftvergazdálkodási működést kialakító projekt meghatározó mérföldköve a szoftver életútjához kapcsolódó folyamatok feltérképezése és szabályozása, melynek során figyelembe kell venni a szoftver életciklusának egyes állomásait az igényléstől a kivezetésig. Fontos, hogy szabályzatban rögzítsük a konkrét szoftvergazdálkodási lépéseket, az azokért felelős végrehajtókat. A szabályzatban a szoftvergazdálkodási folyamat elemeiről is rendelkezni kell. A folyamat meghatározásához sorvezetőként szolgálhat az ISO/IEC 19770-1:2017 Information technology - IT asset management systems - Requirements szabvány, illetve az ITIL SAM best practice gyűjteménye.

Folyamatokban résztvevő emberek (kompetencia). A szerepkörök kialakítása fontos lépés a SAM szervezeten belüli meghonosításhoz. Ennek szintje legfőképpen a szoftvergazdálkodási stratégiában definiált elképzelésektől és a szabályzatban meghatározott feladatoktól függ. Azt azonban kijelenthetjük, hogy a SAM-folyamatokban a licencmenedzser szerepkör játssza a főszerepet.

1. ábra. A sikeres IT szolgáltatás
(kattintson a képre a nagyításhoz)
 

 (J. A. O’Brien: Management Information Systems: Managing Information Technology in the Business Enterprise c. műve alapján)

A szoftvergazdálkodás vállalaton belüli működésének hatékonyságát az elfogadott és kommunikált SAM-stratégiához illeszkedő folyamatok, a szervezeti és informatikai támogatás biztosíthatja.

Miért fontos a SAM stratégia?

A stratégia célja az, hogy rögzítésük mindazon célokat, amelyeket a vállalati szoftvergazdálkodásnak a következő években el kell érnie, és egyértelmű meghatározzuk, hogy mely irányelvek, folyamatok és eljárások vonatkoznak az alkalmazási területhez tartozó eszközökre.

A stratégia elkészítésének feltétele, hogy konszenzus alakuljon ki a felelősök és a vállalatvezetés között, mert csak az biztosíthatja, hogy a folyamatok megfelelően szolgálják a vállalati működést. Az elfogadott stratégia alapján lehet kidolgozni a vállalati szoftvergazdálkodási folyamatainak részleteit, és definiálhatók az egyes szakterületek által használandó eszközök, nyilvántartások, adatbázisok.

Az egyes stratégiai célok megvalósításakor a fenti négy dimenzió egyikére vagy másikára a többinél nagyobb hangsúly helyeződhet, de ha már egy is kimarad, nem érvényesülnek a szoftvergazdálkodás által nyújtott előnyök. Például hiába van meg a szükséges kompetencia és az eszköz, mert ha hiányoznak a megfelelő adatok vagy a folyamatok, nem tud sikeres lenni a szoftvergazdálkodás.

A szoftvergazdálkodási stratégia célok meghatározásához támpontként szolgálhat az IPR-Insights másfél évtizedes szakmai tapasztalatai alapján megalkotott SAM-érettségi modellje (2. ábra). A modell olyan keretet ad egy több éven átívelő szoftvergazdálkodási projekt felépítéséhez, amely biztosítja a ráfordított erőforrások eredményes felhasználását. A gyakorlatban a fokozatosságra, az egyes kritikus dimenziók egyre mélyülő integrálására, automatizálására, valamint optimalizációra célszerű törekedni.

2. ábra SAM-érettségi modell
(kattintson a képre a nagyításhoz)

A cikksorozatunk következő részében az érettségi modell elemeit követve bemutatom, hogy milyen eszközöket és módszertanokat érdemes alkalmazni, hogy a négy egymással összefüggő dimenziót jobbá, pontosabbá és hatékonyabbá tehessük.