Lassan egy hónapja távmunkázik Magyarország, a tapasztalatok alapján jól vette a hazai kkv szektor az akadályt. Az első két hét azonban a tűzoltásé volt: még azon szervezetek esetében is gőzerővel zajlott az informatikai eszközök – elsősorban laptopok – beszerzése, ahol a távolról való munkavégzés korábban is része volt a vállalati kultúrának. Hiába, még a profiknak sem könnyű a teljes távmunkás átállás.

Tekintsük át, mire van szükség ahhoz, hogy megfelelően mehessen az irodától távoli feladatvégzés!

Hálózat

Kezdjük a közművekkel! A triviális elektromoshálózati elérésen túl még egy elengedhetetlen tényezővel kell számolni: az internetkapcsolattal. A sávszélesség-igény függ attól, hogy valaki rendszeresen részt vesz videokonferenciákon, vagy inkább csak emailen, telefonon, esetleg csetprogramokon keresztül tartja a kapcsolatot munkatársaival. Szerencsére gigabites másodpercenkénti tempót kínáló szolgáltatás megléte nem feltétel. Egy átlagos, pár ezer forintos előfizetés már biztosítja azt a néhány száz megabit/s teljesítményt, ami minden távmunkás igényt kielégít.

Sokkal fontosabb a kapcsolat stabilitása, amiben a mobil elérések, legyen az akár okostelefonon keresztüli vagy wifi-kapcsolódás, kevésbé megbízhatóak a vezetékes alternatívákkal szemben. Fontos a kapcsolat stabilitása: egy rossz helyre rakott router, vasbeton födém vagy egyéb árnyékoló "tereptárgy" akár drámaian is visszavetheti az adatátviteli sebességet, emellett pedig a készülék el-eldobálhatja a kapcsolatot. Ez emailezés, böngészés közben még nem feltétlenül zavaró, de az online megbeszéléseket ellehetetleníti.

Ha tehát nem lehetséges a vezetékes csatlakozás, akkor mindenképpen olyan helyet kell választani az otthonról való munkavégzéshez, ahol a mobil kapcsolat is kellően stabil.

A következő hálózati réteg a vállalati erőforrásokhoz való biztonságos hozzáférés. Erre jellemzően virtuális magánhálózatokat alkalmaznak, melynek révén a munkavállalók, legyenek bárhol a világon, elérik a céges hálózati meghajtókat, nyomtatókat, távoli szervereket. Míg az internet-kapcsolat biztosítása gyakorlatilag az alkalmazott feladata, addig a VPN-t (és annak beállítását) már a munkaadó köteles megoldani. Ezen a téren egymással versenyeznek a külső féltől származó kliensek és komplett megoldások, valamint a Windows 10-be integrált egyszerű beállítási lehetőségek.

Ugyanakkor az igazán biztonságos és széles körű védelmet keresőknek nem kell pusztán a beépített mechanizmusokra támaszkodniuk. Számos vállalat kínál egymást kiegészítő technológiákat, amikkel a VPN mellett a rosszindulatú tartalmak szűrése és az egyszerű kétfaktoros hitelesítés is biztosított (ilyenek például a Cisco AnyConnect, Umbrella, Duo megoldásai). Az otthonról végzett munka biztonságát garantáló lehetőségek zöme ráadásul most kiterjesztett funkcionalitással, illetve ingyenes licencekkel is elérhetők.

Eszközök

Áram van, internetkapcsolat van, már csak az a kérdés, hogy milyen eszközökön keresztül folyjon a munka. Az igazi rugalmasságot a hordozható készülékek jelentik, leginkább a laptopok (a tableteknél a kis kijelző és billentyűzet hiánya ugyanúgy akadály, mint az okostelefonoknál). Ha a munkavállaló kap egy laptopot, azzal gyakorlatilag minden hardverfeltétel teljesíthető, nincs feltétlenül szükség külön monitorra, billentyűzetre és egérre, mint egy asztali gépeknél. Emellett egy laptoppal tényleg bárhonnan lehet dolgozni, nem kizárólag otthonról. Így ha véget ér a koronavírus miatti kényszerű bezártság ideje, könnyebben a vállalati kultúra része maradhat a távolról való munkavégzés.

Mivel az irodai munka jellemzően nem igényel erős vasat, ezért szinte bármelyik, boltban kapható laptop megfelel a célra. Ésszerű határokon belül a 'nagyobb–jobb' elvet azért érdemes követni; a legalább 8 gigabájt RAM-mal, középkategóriás processzorral és 256 gigabájtos SSD-vel szerelt modelleken semmilyen teljesítménybeli kompromisszumot nem kell kötni a táblázatkezelés, a dokumentumszerkesztés vagy a digitális csoportmunka egyéb eszközeinek futtatása során.

Apropó, szoftverek. Nélkülük semmit sem ér a munkakörnyezet. A felhő évtizedes jelenléte sem tudta megtörni a Microsoft irodai alkalmazáscsomagjának elterjedtségét, így továbbra is kvázi standardként ezek használatával hozzák létre és nyitják meg dokumentumaikat, táblázataikat és prezentációikat a vállalatok. A cloudra mégis nyitottak egyre gyarapodó tábora szintén jelentős részben a redmondi szolgáltatásokat használja a hamarosan új név alatt futó Office 365 képében, de a Google G Suite megoldása is sok vállalatnál teljesít szolgálatot. Utóbbi valamivel nyitottabb a harmadik felek által kínált lehetőségek felé, amit jól bizonyít a Cisco Webex integrálhatósága.

A csoportmunka-képesség egyébként is elengedhetetlen feltétele a távmunkának, mivel ezen a – jó esetben egy-két – felületen keresztül tartják egymással a kapcsolatot a munkavállalók. Az elektronikus levelezés nem minden esetben hatékony kommunikációs eszköz, gyakran szükség van csevegőfunkcióra vagy élőszóban zajló, akár videóval, prezentálási képességekkel kibővített információcserére. Széles a skála: a már említett Cisco Webexen túl a Microsoft megoldásai is közkedveltek, de az olyan, kisebb szolgáltatások is népszerűek, mint a Zoom. Igaz, utóbbiról a közelmúltban derültek ki komoly biztonsági hiányosságok, ami megtépázta a renoméját.

Nagyon fontos tehát a megfelelő csoportmunka-megoldás kiválasztása, ehhez cikksorozatunk következő részében igyekszünk tanácsot adni.

Lélek

Hasít a net, pöccre indul a laptop, gond nélkül mennek a megbeszélések. Minden rendben van tehát. Vagy mégsem? A legfontosabb kimaradt: az ember. Hiszen érző, lélegző lények igyekeznek otthonról is helytállni a munkahelyükön, akiknek a teljesítményét számos lelki tényező befolyásolja. Következzen négy tanács, hogy a social distancing ne váljon social breakdownná.

1. Magánélet – munka. Hiába dolgozunk otthonról, igyekezzünk elválasztani egymástól a munkát és a magánéletet. Ha nem is ingben, nyakkendőben ülünk le a monitor elé dolgozni, azért ne pizsamában, kettő perccel ébredés után essünk neki a napi teendőknek. Ebben segít, ha külön dolgozósarkot alakítunk ki, és ott dedikáltan csak munkával foglalkozunk.

2. Következetes napirend. Hozzunk létre egy napirendet, amihez igyekezzünk tartani magunkat. Segít, ha vannak redszeres, ütemezett online megbeszéléseink, azok köré felépíthető a napi munka-végzési rutin is. Figyeljünk arra, hogy ne telepedjen rá az egész napra a munka. Ne engedjünk a csábításnak, az este már nem az irodai feladatoké, hanem a családé.

3. Koncentráció. Nagyon fontos a fókuszáltság. Otthoni környezetben az ember könnyebben elkalandozik más oldalakra, a házimunka is szembeötlőbb, de ha valamilyen feladatba belekezdtünk, akkor azt vigyük is végig. Van, akinek például a zenehallgatás segít: saját környezetünkben végre fülhallgató nélkül élvezhetjük kedvenc számainkat.

4. És a környezet... Legyünk tekintettel a család többi, szintén digitális köldökzsinóron lógó részére. Nekik is komoly kihívás otthonról tanulni, amikor mindkét szülő csábító közelségben ül. A felnőttek részéről a túlzott szigor helyett jobb a következetesség: egy napirend a gyerekeknek is sokat segíthet a bezártság elviselésében. És ne hagyjunk minden otthoni feladatot párunkra, illetve ne végezzünk el mindent helyette: ahogy ideális esetben korábban is történt, továbbra is osszuk meg az otthonfenntartással kapcsolatos teendőket. Két e-mail között bele kell férnie a sonkának – vagy legalább az ebéd házhoz rendelésének.

Ha sikerül kialakítani a napi rutint, akkor amellett, hogy nem megyünk egymás agyára, a jövőben is könnyebb lesz távmunkában dolgozni. A család minden résztvevője megtanulhatja, hogy nem szabad zavarni azt, aki éppen konferenciabeszélgetést folytat. Próbáljuk meg a helyzetből kihozni a legjobbat. A távoktatásba való bekapcsolódás például soha nem látott lehetőséget ad arra a szülőknek, hogy közvetlenül megtapasztalhassák gyerekeik iskolai fejlődését. A felnőttek is fel tudják mérni, hogy mennyire alkalmasak erre a munkavégzési módra. Az elégedett és hatékony munkavállaló lesz a legjobb érv a távmunka krízishelyzeteken túli alkalmazása mellett.