Rengeteg kiadással jár egy nemzetközi konferencián való részvétel: fizetni kell a munkavállalók utazási- és szállásköltségét, plusz számolni kell a munkaidőkiesés hatásával is. Nem véletlen, hogy a videokonferenciák költséghatékonysági szempontból már jó ideje a vállalatok célkeresztjében vannak. Erre a trendre erősített rá az elmúlt hetekben-hónapokban a koronavírus-fertőzéssel járó fizikai bezárkózás, a távmunka robbanásszerű elterjedése.

Másfél évszázados múlt

Talán elsőre meglepően hangzik, de közel 150 éves történelemre tekint vissza a videokonferencia, először ugyanis az 1870-es években merült fel a lehetőség. A technikai korlátok miatt a Bell Lab videotelefonjának 1927-es megjelenéséig kellett azonban várni, hogy értékelhető eredményt kapjon az emberiség. Az analóg megoldások a televíziós adások létrejöttével, az 1930-as években kezdtek terjedni, széles körűvé válásának viszont a digitális módszerek megjelenése adott nagy lökést. Ehhez le kellett győzni az alacsony sávszélesség jelentette korlátokat, melyek a tömörítés elégtelen hatásfokával a korai próbálkozásokat még reménytelenné tették.

Az Internet Protocol alapú videokonferenciák 1990-es évekbeli debütálása hozta el a fordulatot, de a videokonferenciák népszerűsége csak az ezredforduló után indult meredek emelkedésnek az olyan ingyenes szolgáltatásoknak köszönhetően, mint a H.26x videószabványokat támogató Skype vagy iChat. Hétköznapivá válásukat a kamerás okostelefonok általános elterjedése hozta el.

Időközben az üzleti konferenciák világában is nagy változások jöttek. A Cisco TelePresence 2006 októberében nemcsak minőségi áttörést hozott: a résztvevők egyetlen gombnyomással elindíthatták a konferenciabeszélgetést és megvalósult a teljes naptárintegráció is. Már nem kellett többórás előkészület és egy teljes IT-s stáb, ami egyben a technológia demokratizálódását is jelentette: a videókonferencia már nem csak a a felső vezetés privilégiuma volt, hanem a munkatársak széles köre számára elérhetővé vált.

Hamar kiderült, hogy a már említett utazási költségek és az azok miatt kieső idő megspórolásán túl nagy szolgálatot tesznek ezek a megoldások akkor is, amikor élő párbeszédre van szükség, ráadásul a nonverbális (azaz vizuális) jelek átvitelére is szükség van. Jellemzően ilyen helyzet egy állásinterjú, ahol a nagyobb távolságok vagy a jelenlegi, speciális helyzet miatt a személyes részvétel nem opció.

Egyszerűtől az összetettig

Természetéből adódóan az online, vizualitást is magába foglaló párbeszédekhez külön hardvereszközökre van szükség. Elengedhetetlen feltétel a kamera, a kijelző, a mikrofon és a hangszóró, ezek révén valósítható meg a kétirányú hang- és videokapcsolat. A legolcsóbb megoldást a webkamerán alapulú rendszerek kínálják; nem véletlen, hogy napjaink laptopjai gyakorlatilag mind tartalmazzák integráltan a fenti elemeket.

Költségben a következő lépést a videotelefonok jelentik, természetesen ma már csak az IP-s megoldások jöhetnek szóba. A harmadik lépcsőfokot a mindent – kamera, mikrofon, hangszóró, kodekek - magukba foglaló (all-in-one) rendszerek képviselik, melyek elegendően nagy büdzsé mellett már csúcsminőséget biztosítanak. Ehhez képest is egy szinttel professzionálisabb választást jelentenek a videokonferenciás rendszerek, melyek több videokonferencia-hardver használatával egyszerre kettőnél több, fizikailag nem egy helyen tartózkodó társaság részvételét is biztosítani tudják a kommunikációban.

Széles kínálat

Vannak gyártók, mint a Cisco vagy a Microsoft, melyek több vagy akár az összes szegmenst lefedik a fentiek közül. A Cisco Webex Meetings például ingyenesen is használható – ami a jelenlegi helyzetben a KKV-nak fontos szempont lehet -, akár 100 fő részvételével, korlátlan  időtartamban, Full HD minőségben, a képernyő megosztásának és okostelefonok alkalmazásának lehetőségével. A TLS 1.2 és a 256 bites AES titkosítás támogatásával nem csak a felhasználói élmény, hanem a biztonság is garantált. A Cisco Telepresence szolgáltatása által kínált lehetőségek viszont a professzionális igényeket célozzák.

Kisebb konferenciák a Google Hangouts révén is lefolytathatók, az amerikai keresőóriás videóbeszélgetést nyújtó megoldása azonban 10 főnél húzza meg a határt. A koronavírusra való tekintettel a Hangouts Meet-képességek a G Suite és az G Suite oktatási változata alatt július elsejéig ingyenesen vehetők igénybe, beleértve a 250 fős megbeszélések megszervezését és a videokonferenciák anyagának Google Drive-ra rögzítését.

A Microsoft Skype megoldása 50 fős események megtartását teszi lehetővé, előnye a fejlesztő Office alkalmazásaival való kompatibilitásában rejlik. A böngészőből is futtatható kliens vállalati előfizetés esetén 250 résztvevőt tud kiszolgálni maximum, illetve képes képernyőprezentációra és a látottak, hallottak rögzítésére. A vállalat eggyel szofisztikáltabb (és időtállóbb) megoldása a Microsoft Teams, mely a jövő évben leváltja a Skype Vállalati Verzióját.

A gyakorlatilag minden platformra elérhető Zoom Meeting neve is ismerősebben cseng már a hazai felhasználók körében az egy-két hónappal ezelőtti állapothoz képest. Az akár 100 fős videokonferenciák megtartására használható szolgáltatás ingyenesen egyszerre maximum 40 perces etapokat kínál, de legnagyobb problémája mégsem ez, hanem az, hogy a végponti titkosítása csak a marketingszövegeiben működik.

A magyar szívnek kedves LogMeIn szintén említést érdemel listánkon. A képernyőmegosztást is kínáló, hang- és videokonferenciák megtartására képes GoToMeeting leginkább mobiltelefon-barátsága miatt tűnik ki a mezőnyből. Egyszerű kezelhetőségét és magas hívás- illetve képminőségét egyszerre akár 150 fő élvezheti, legalább 12 dolláros havidíj mellett. További 4 dollárért pedig 250 résztvevőre növelhető a limit, néhány egyéb adminisztrátori funkció megjelenése mellett.

Hogyan válasszunk?

Mint minden egyéb rendszerbevezetés előtt, úgy a videokonferencia-megoldás megvásárlását megelőzően is fel kell mérni a szervezeti igényeket, és ahhoz illeszkedően választani. Jó, ha előre tudható, hogy nagyjából hány résztvevővel fognak zajlani az élőképes megbeszélések. Ha csak pár ember között, akkor egészen olcsó vagy akár ingyenes lehetőségek is megfelelhetnek a célra, de ha nagy létszámmal zajlanak, arra is vannak ideális megoldások.

Ez azonban csak az egyik korlát, amit fel kell előre mérni. Az sem mindegy ugyanis, hogy az adott rendszer hány videofolyamot tud egyszerre kezelni. Lehet, hogy akár sok tucatnyian vesznek részt egy online megbeszélésen, de az adott szolgáltatás csak néhány élőképet tud párhuzamosan megjeleníteni. Ez nem feltétlenül probléma, de nem árt tisztában lenni az ilyen limitációkkal sem.

Hasonlóan célszerű előre eldönteni, hogy feltétlenül szükség van-e HD minőségre a rendelkezésre álló sávszélesség tükrében, vagy egy alacsonyabb felbontás is elegendő-e a feladatra. Egyes rendszerek már a 4K-s megjelenítést is támogatják, ebben az esetben elég pár videofolyam a helyi sávszélesség maximális kitekerésére. Ennek következtében pedig akadozhat a kommunikáció vagy az egyéb internetes feladatok szenvednek csorbát UX-vonalon. És, ha már szóba került a felhasználói élmény: sokat nyom a latban a könnyű használhatóság is. A bonyolult kezelőfelület nehézkessé teszi a videokonferenciák szervezését, a hozzájuk való csatlakozást.

Felmerül a kérdés, hogy általában milyen megbeszéléseket terveznek a szervezeten belül? Nyíltfórumos, párbeszédre alapuló kommunikációról van zömében szó, ahol mindenki aktív részvételére számítanak, vagy inkább bemutató, oktatási jellegű videokonferenciák dominálnak majd, ahol egy-két ember előadásán van a hangsúly. Utóbbi esetben a képernyőmegosztás hangsúlyosan megjelenő igényként kezelendő.

Elengedhetetlen felmérni azt is, hogy kell-e okostelefonokat kezelnie a rendszernek, a résztvevők közül lesznek-e olyanok, akik rendszeresen tenyérnyi készülékeiken keresztül csatlakoznak? Szükséges-e rögzíteni a látottakat és az elhangzottakat későbbi visszatekintés és/vagy archiválás céljából? Kell-e integrálni a videokonferenciás megoldást külső alkalmazásokkal, például prezentációkészítő szoftverekkel? Végül a gyártói támogatás is fontos paraméter, hiszen az olyan nagy vállalatoknál, mint amilyen például a Cisco, professzionális support áll a felmerülő kérdések és problémák gyors megválaszolására.

Kikerülhetetlen szempont a biztonság is: a minimális követelmények közé tartozik a Single Sign On (SSO) beléptetési rendszer, illetve a multifaktoros hitelesítés. Ez utóbbi egy második biztonsági réteggel, például okostelefonnal, biztosítja, hogy valóban a megfelelő személy jelentkezik- e be a megbeszélésre. A konferenciákat titkosítani kell, és felhasználói adatok nem adhatók ki harmadik fél számára. Végül, de nem utolsósorban: az sem mindegy, hogy az adott gyártó mennyire nyitottan és átláthatóan kommunikálja az esetleges biztonsági réseket és segíti ügyfeleit ezek kezelésében.

A választás közel sem egyszerű, még adott fejlesztő különböző termékei, szolgáltatásai között is nagy eltérés lehet a kínált lehetőségek és költségek tekintetében. Amennyiben van már egy kialakult kép a választandó megoldásról, érdemes a gyártók által kínált tesztidőszakot kihasználva próbára tenni több rendszert, és az így gyűjtött tapasztalatokra alapozva kiválasztani a végső megoldást.

A kifürkészhető jövő

Ahogyan azt már a bevezetőben említettük, a holografikus videokonferencia még nem kopogtat a küszöbön (próbálkozások azért már vannak), de akad pár trend, ami a következő években egyre erőteljesebbé válhat. A kibővített és virtuális valóság (augmented reality, virtual reality) ideális terepe lehet ez a közeg, hiszen az egymással kommunikáló felek közötti párbeszéd digitálisan zajlik, így a kép, esetleg a hang manipulálása hozzáadott értéket nyújthat.

Ebben a mesterséges intelligencia is segítségünkre lehet. A számítógépes látásra alapuló MI számos, az embereknek természetes, de az algoritmusoknak ma még elérhetetlen feladat megoldásában lehet partner. Például egy tárgyalóban éppen prezentáló automatikus kiválasztásával gördülékenyebbé tehető a kommunikáció.

Az biztosan látszik tehát, hogy a fejlődés nem áll le, és ebben egyáltalán nem csak a még nagyobb felbontású képek felé elmozdulást kell érteni. A videokonferenciák jobbá tételében rejlő potenciális lehetőségeket még csak mostanában kezdjük felmérni; a következő 3-5 év az újdonságra fogékonyabb szervezeteket számos érdekes lehetőséggel fogja meglepni.