A vállalati tartalmak, képek, dokumentumok és egyéb információk hamar nehezen kezelhető terhet jelentenek bármely szervezet számára, amely nem készül fel központi menedzselésükre. Bemutatjuk, milyen lehetőségek állnak ma rendelkezésre.

Míg az egymilliárdos számot a NetCraft adatai szerint 2014 őszére érte el, napjainkra már megközelítette a 2 milliárdot az interneten elérhető website-ok mennyisége. Ennek az óriási mennyiségnek a zömét a kis- és közepes méretű vállalkozások bemutatkozását, partnereikkel, ügyfeleikkel való kapcsolattartást és egyéb információátadást segítő site teszi ki, és csak elenyésző részét adják az olyan nagy oldalak, mint például a News.com vagy a Microsoft.com.

Míg a nagyok táborába tartozó vállalatok számára nem probléma házon belül megoldani az internetes láthatóság és a vállalati információs bázis biztosítását, fejlesztését, addig ugyanez a kisebb cégeknél már közel sem magától értetődő feladat. Ebben segítenek számukra a tartalomkezelő vagy szaknyelven CMS rendszerek (Content Management System). Sok tucat megoldás igyekszik elnyerni a felhasználók kegyeit, mielőtt azonban rátérnénk előnyeikre és azokra a problémákra, melyekre nem feltétlenül tudnak választ kínálni, lássuk, milyen fajtái léteznek!

Dokumentumkezeléstől a webes eszközökig

A komponens tartalomkezelők (CCMS – Component Content Management System) nem oldalról oldalra történő adatkezelést kínálnak, hanem kifejezések, szavak, képek (komponensek) szintjén biztosítják a felhasználó számára a szükséges tartalomkezelői feladatok ellátását. Ezek az elemek egy központi tárolóból érhetők el, így a tartalmak újra felhasználásának maximalizálásával elegendő a különböző komponenseket csupán egyetlen példányban tárolni. Ezzel nem csak tárterület spórolható meg, hanem idő- és költségtakarékosabbá tehető a tartalom előállításának, szerkesztésének és közzétételének folyamata.

A dokumentumkezelő megoldások (DMS – Document Management System) papírmentes rendszert kínálnak az irodai dokumentumok kezelésére. Használatukkal automatizálható az üzleti szempontból fontos anyagok feltöltése, feldolgozása és megosztása anélkül, hogy extra erőforrásokat kellene a nyomtatásra, másolásra vagy szkennelésre fordítani. Nem csak környezetbarát megoldást jelentenek a DMS-ek, hanem különböző biztonsági szintekhez igazodóan a tartalmak védelméről is gondoskodnak.

A nagyvállalati tartalomkezelő rendszerek (ECM – Enterprise Content Management) az adott szervezet dokumentumainak gyűjtését, szervezett tárolását és a megfelelő személyek számára elérhetővé tételét végzik. Könnyű, de biztonságos hozzáférést kínálnak a projektek végrehajtásához és fontos döntések meghozatalához szükséges tartalmakhoz. A feleslegessé, elavulttá váló adatok törléséről automatikusan gondoskodnak.

Digitális eszközkezelő rendszerekkel (DAM – Digital Asset Management) egyszerű, központosított könyvtárak hozhatók létre, amelyen keresztül a felhasználók, az ügyfelek és a partnerek hozzáférhetnek a digitális tartalmakhoz. Utóbbiak egészen széles körű spektrumáról van itt szó: többek között hanganyagokról, kreatív állományokról, videókról, dokumentációkról és prezentációkról. A biztonságos tárolást nyújtó DAM többnyire felhő alapú, vagyis a tartalmak gyakorlatilag bárhonnan elérhetők.

A tartalomkezelő megoldások legismertebb csoportja a webes közeget célzó WCMS (Web Content Management System). Közkedveltségét annak köszönheti, hogy általa különösebb webprogramozói előképzettség nélkül lehet akár egészen összetett website-okat létrehozni. A fejlettebb eszközök csoportmunkára, szerzői és személyre szabott tartalmak kezelésére is képesek, valamint széleskörű adminisztrációs eszközökkel bírnak. Beépített tartalomközzétételi automatizmusuknak köszönhetően időt takarítanak meg, és hatékonyabbá teszi a munkafolyamat menedzselését.

Könnyebb a nulláról kezdeni

Más megközelítésben három különböző csoportot alkotnak a CMS-ek: a nyílt forrású, a zárt forrású és a szolgáltatásként (SaaS – Software as a Service) használt, azaz felhőalapú megoldások közül lehet választani. Mindegyik formának megvannak az előnyei és a hátulütői.

A nyílt forrású tartalomkezelő rendszerek egyik legnagyobb pozitívuma a befektetési költségektől mentes használat. Azaz nincsenek sem licenc, sem frissítési díjak, sem szigorú szerződések az olyan tartalomkezelő rendszerek használata esetén, mint például a WordPress, a Joomla vagy a Drupal.

Attól, hogy nyílt forráskódú CMS-t választunk, nem feltétlenül jelenti azt, hogy használata teljesen költségmentes lesz. A fejlesztő ugyanis pénzt kérhet a technikai terméktámogatásért, amit a telepítéshez és a konfiguráláshoz nyújt, és pénzt kérhet minden olyan felhasználói igény kiszolgálásáért, ami túlmutat az alaptermék által kínált testre szabási lehetőségeken. A sablonok, kiegészítők és pluginek támogatása, az esetleges képzés biztosítása, és az általános terméktámogatás szintén pénzbe kerülhet.

A fentivel szemben a zárt forrású CMS-ek – például a Microsoft SharePoint vagy az IBM Enterprise Content Management – eleve pénzért megvásárolható termékek. Használatuk licencdíj-köteles, a gyártók havi vagy éves díjért cserébe biztosítják ezekhez a rendszerekhez a frissítéseket és/vagy terméktámogatást. Ezeknél a termékeknél is szükség lehet tesreszabásra, bevezetési (oktatás, telepítés, integráció) támogatásra, amely szintén pénzbe kerülhet.

Legyen szó akár nyílt, akár zárt forrású CMS-ről, használatba vétele akkor a legkönnyebb, ha egy új weboldal létrehozásáról van szó. Amennyiben létező site-ra, backendre "ülteti rá" az ügyfél, akkor gyakorlatilag minden esetben számolnia kell azzal, hogy fejlesztésre és alapos tesztelésre lesz szükség ahhoz, hogy az átállás zökkenőmentes legyen.

Irány a felhő?

A SaaS CMS megoldások gyakran egyetlen kézből kínálják a webtartalmakat kezelő szoftvert, a webhosztingot és a technikai terméktámogatást. Ezek a virtuális rendszerek a felhőből működnek, és előfizetői modellen alapulnak. Általában felhasználó- vagy site-alapon kell értük fizetni, de az árazásuk függhet az adatforgalomtól, a tárolt tartalmak mennyiségétől és az igénybe vett támogatás, azaz szolgáltatási szint típusától (SLA – Service Level Agreement).

A SaaS megoldásokon belül kétféle tartalomkezelői rendszer terjedt el. A teljes mértékben felhőre alapuló CMS többnyire egy csomag vagy szolgáltatás részeként jelenik meg a vállalat életében. Ezek a jellemzően zárt rendszerek a szolgáltató ellenőrzése alatt állnak, és nem feltétlenül kínálnak széleskörű testreszabhatóságot, funkcióbővítési lehetőségeket.

A csak részben felhőre támaszkodó CMS az ügyfél saját, felhőben levő webszerverén található. Ennek köszönhetően az előzővel szemben jóval nagyobb rugalmasságot kínál, például kiegészítő modulok alkalmazásával vagy a forráskód tetszőleges arányú változtatásával bármilyen igényhez hozzáigazítható. A KKV-k körében az alacsony költségek és a működtetés technikai feladatainak minimalizálása miatt népszerű ez a fajta tartalomkezelőrendszer-típus.

Kielégítendő szükséglet

CMS nélkül a vállalati tartalmak kezelése nagyon bonyolult és nehézkes, egyértelmű, hogy szükség van rájuk – mérettől függetlenül. Következő cikkünkben azt vesszük végig, milyen üzleti előnyt hordoz egy ilyen megoldás bevezetése és az egész szervezetre kiterjedő használata – többek között a biztonság, az ellenőrzés és a gyors változtatások lehetőségének szempontjából.

Cloud & big data

Az internetnek nem lenne muszáj ilyennek lennie

Legutóbb az új-zélandon elkövetett rasszista mészárlás világított rá arra, hogy a net milyen nyomorult módon működik abban a formában, ahogy a kétezres években felfutott online vállalatok felépítették.
 
Minek nekünk tartalomkezelő rendszer? – teszi fel a kérdést sok kis- és közepes vállalat vezetője. Pedig egy CMS-sel nem csak a költséghatékonyság javítható, hanem bevételek is növelők.

a melléklet támogatója az Aruba Cloud

Hirdetés

Tartalomkezelés az üzleti céloknak megfelelően

A konkrét üzleti folyamatokat segítő online lépésekre még mindig az útkeresés a jellemző. Pedig az internetet mindenki használja, és egyre többen készségszinten – mégis, valami hiányzik.

A VISZ éves INFOHajó rendezvényén az agilitás nagyvállalati alkalmazhatósága és tanulhatósága volt az egyik kerekasztal témája. Az ott elhangzottakat gondolta tovább Both András (Idomsoft), a kerekasztal egyik résztvevője.

Ez a nyolc technológia alakítja át a gyártást

a Bitport
a Vezető Informatikusok Szövetségének
médiapartnere

Az Oracle átáll a féléves verzió-életciklusra, és megszünteti az ingyenes támogatást üzleti felhasználóknak. Mire kell felkészülni? Dr. Hegedüs Tamás licencelési tanácsadó (IPR-Insights Hungary) írása.
Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthetően, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport kilencedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2018 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.