Míg az egymilliárdos számot a NetCraft adatai szerint 2014 őszére érte el, napjainkra már megközelítette a 2 milliárdot az interneten elérhető website-ok mennyisége. Ennek az óriási mennyiségnek a zömét a kis- és közepes méretű vállalkozások bemutatkozását, partnereikkel, ügyfeleikkel való kapcsolattartást és egyéb információátadást segítő site teszi ki, és csak elenyésző részét adják az olyan nagy oldalak, mint például a News.com vagy a Microsoft.com.

Míg a nagyok táborába tartozó vállalatok számára nem probléma házon belül megoldani az internetes láthatóság és a vállalati információs bázis biztosítását, fejlesztését, addig ugyanez a kisebb cégeknél már közel sem magától értetődő feladat. Ebben segítenek számukra a tartalomkezelő vagy szaknyelven CMS rendszerek (Content Management System). Sok tucat megoldás igyekszik elnyerni a felhasználók kegyeit, mielőtt azonban rátérnénk előnyeikre és azokra a problémákra, melyekre nem feltétlenül tudnak választ kínálni, lássuk, milyen fajtái léteznek!

Dokumentumkezeléstől a webes eszközökig

A komponens tartalomkezelők (CCMS – Component Content Management System) nem oldalról oldalra történő adatkezelést kínálnak, hanem kifejezések, szavak, képek (komponensek) szintjén biztosítják a felhasználó számára a szükséges tartalomkezelői feladatok ellátását. Ezek az elemek egy központi tárolóból érhetők el, így a tartalmak újra felhasználásának maximalizálásával elegendő a különböző komponenseket csupán egyetlen példányban tárolni. Ezzel nem csak tárterület spórolható meg, hanem idő- és költségtakarékosabbá tehető a tartalom előállításának, szerkesztésének és közzétételének folyamata.

A dokumentumkezelő megoldások (DMS – Document Management System) papírmentes rendszert kínálnak az irodai dokumentumok kezelésére. Használatukkal automatizálható az üzleti szempontból fontos anyagok feltöltése, feldolgozása és megosztása anélkül, hogy extra erőforrásokat kellene a nyomtatásra, másolásra vagy szkennelésre fordítani. Nem csak környezetbarát megoldást jelentenek a DMS-ek, hanem különböző biztonsági szintekhez igazodóan a tartalmak védelméről is gondoskodnak.

A nagyvállalati tartalomkezelő rendszerek (ECM – Enterprise Content Management) az adott szervezet dokumentumainak gyűjtését, szervezett tárolását és a megfelelő személyek számára elérhetővé tételét végzik. Könnyű, de biztonságos hozzáférést kínálnak a projektek végrehajtásához és fontos döntések meghozatalához szükséges tartalmakhoz. A feleslegessé, elavulttá váló adatok törléséről automatikusan gondoskodnak.

Digitális eszközkezelő rendszerekkel (DAM – Digital Asset Management) egyszerű, központosított könyvtárak hozhatók létre, amelyen keresztül a felhasználók, az ügyfelek és a partnerek hozzáférhetnek a digitális tartalmakhoz. Utóbbiak egészen széles körű spektrumáról van itt szó: többek között hanganyagokról, kreatív állományokról, videókról, dokumentációkról és prezentációkról. A biztonságos tárolást nyújtó DAM többnyire felhő alapú, vagyis a tartalmak gyakorlatilag bárhonnan elérhetők.

A tartalomkezelő megoldások legismertebb csoportja a webes közeget célzó WCMS (Web Content Management System). Közkedveltségét annak köszönheti, hogy általa különösebb webprogramozói előképzettség nélkül lehet akár egészen összetett website-okat létrehozni. A fejlettebb eszközök csoportmunkára, szerzői és személyre szabott tartalmak kezelésére is képesek, valamint széleskörű adminisztrációs eszközökkel bírnak. Beépített tartalomközzétételi automatizmusuknak köszönhetően időt takarítanak meg, és hatékonyabbá teszi a munkafolyamat menedzselését.

Könnyebb a nulláról kezdeni

Más megközelítésben három különböző csoportot alkotnak a CMS-ek: a nyílt forrású, a zárt forrású és a szolgáltatásként (SaaS – Software as a Service) használt, azaz felhőalapú megoldások közül lehet választani. Mindegyik formának megvannak az előnyei és a hátulütői.

A nyílt forrású tartalomkezelő rendszerek egyik legnagyobb pozitívuma a befektetési költségektől mentes használat. Azaz nincsenek sem licenc, sem frissítési díjak, sem szigorú szerződések az olyan tartalomkezelő rendszerek használata esetén, mint például a WordPress, a Joomla vagy a Drupal.

Attól, hogy nyílt forráskódú CMS-t választunk, nem feltétlenül jelenti azt, hogy használata teljesen költségmentes lesz. A fejlesztő ugyanis pénzt kérhet a technikai terméktámogatásért, amit a telepítéshez és a konfiguráláshoz nyújt, és pénzt kérhet minden olyan felhasználói igény kiszolgálásáért, ami túlmutat az alaptermék által kínált testre szabási lehetőségeken. A sablonok, kiegészítők és pluginek támogatása, az esetleges képzés biztosítása, és az általános terméktámogatás szintén pénzbe kerülhet.

A fentivel szemben a zárt forrású CMS-ek – például a Microsoft SharePoint vagy az IBM Enterprise Content Management – eleve pénzért megvásárolható termékek. Használatuk licencdíj-köteles, a gyártók havi vagy éves díjért cserébe biztosítják ezekhez a rendszerekhez a frissítéseket és/vagy terméktámogatást. Ezeknél a termékeknél is szükség lehet tesreszabásra, bevezetési (oktatás, telepítés, integráció) támogatásra, amely szintén pénzbe kerülhet.

Legyen szó akár nyílt, akár zárt forrású CMS-ről, használatba vétele akkor a legkönnyebb, ha egy új weboldal létrehozásáról van szó. Amennyiben létező site-ra, backendre "ülteti rá" az ügyfél, akkor gyakorlatilag minden esetben számolnia kell azzal, hogy fejlesztésre és alapos tesztelésre lesz szükség ahhoz, hogy az átállás zökkenőmentes legyen.

Irány a felhő?

A SaaS CMS megoldások gyakran egyetlen kézből kínálják a webtartalmakat kezelő szoftvert, a webhosztingot és a technikai terméktámogatást. Ezek a virtuális rendszerek a felhőből működnek, és előfizetői modellen alapulnak. Általában felhasználó- vagy site-alapon kell értük fizetni, de az árazásuk függhet az adatforgalomtól, a tárolt tartalmak mennyiségétől és az igénybe vett támogatás, azaz szolgáltatási szint típusától (SLA – Service Level Agreement).

A SaaS megoldásokon belül kétféle tartalomkezelői rendszer terjedt el. A teljes mértékben felhőre alapuló CMS többnyire egy csomag vagy szolgáltatás részeként jelenik meg a vállalat életében. Ezek a jellemzően zárt rendszerek a szolgáltató ellenőrzése alatt állnak, és nem feltétlenül kínálnak széleskörű testreszabhatóságot, funkcióbővítési lehetőségeket.

A csak részben felhőre támaszkodó CMS az ügyfél saját, felhőben levő webszerverén található. Ennek köszönhetően az előzővel szemben jóval nagyobb rugalmasságot kínál, például kiegészítő modulok alkalmazásával vagy a forráskód tetszőleges arányú változtatásával bármilyen igényhez hozzáigazítható. A KKV-k körében az alacsony költségek és a működtetés technikai feladatainak minimalizálása miatt népszerű ez a fajta tartalomkezelőrendszer-típus.

Kielégítendő szükséglet

CMS nélkül a vállalati tartalmak kezelése nagyon bonyolult és nehézkes, egyértelmű, hogy szükség van rájuk – mérettől függetlenül. Következő cikkünkben azt vesszük végig, milyen üzleti előnyt hordoz egy ilyen megoldás bevezetése és az egész szervezetre kiterjedő használata – többek között a biztonság, az ellenőrzés és a gyors változtatások lehetőségének szempontjából.