Hogyan néz ki egy szoftveroptimalizálás belülről? Milyen célokat érdemes meghatározni, és milyen módszerek, eszközök vannak a célok megvalósítására? Az informatikai vezetők egyik legfontosabb feladata, hogy a vállalatuk üzleti céljainak megfelelően, de a lehető leggazdaságosabban alakítsák az informatikai infrastruktúrát. Csakhogy folyamatában megválaszolni azt, hogy mikor mire van szükség, mit kellene lecserélni, mire kellene beruházni, még a hardverek esetében sem egyszerű a válasz. A vállalati szoftvereknél viszont – a licencelési és annak függvényében az árazási sokszínűség miatt – ez hatványozottan igaz.

Alap lenne a SAM

Ha egy vállalat valóban komolyan veszi, hogy csak azt a szoftvert és olyan licencelési feltételekkel használja, amelyikre és ahogy valóban szüksége van, nem kerülheti meg a SAM (Software Assets Management), azaz a szoftvervagyon-gazdálkodás bevezetését. Mint azzal korábban részletesen is foglalkoztunk, a jó SAM kereteinek kialakítása türelmet, szakértelmet és folyamatos figyelmet igényel.

És persze nagyon fontos a vállalatvezetés nyitottsága is, hogy lássák az értékét. Ezen még lehet javítani, mondta egy szakember, aki több hazai nagyvállalatnál is felelt vezetőként a SAM területéért. Ő azt tapasztalta, hogy a vállalatvezetők sokszor csak akkor döbbennek rá a szoftvervagyon-gazdálkodás fontosságára, amikor beüt a baj, azaz milliárdokat kell kifizetni a szoftvergyártónak egy audit után.

Az alap minden esetben egy olyan stratégia, ami biztosítja, hogy a vállalat túllépjen például az ötletszerű, a pillanatnyi igényekre koncentráló szoftverbeszerzéseken. (Mint legutóbb írtuk, ennek a hozzáállásnak nem csak költségvonzatai lehetnek, amikor egy esetleges gyártó audit során licenchiányt állapít meg az audit, hanem súlyos biztonsági kockázatokat is rejt.)

Ezért az első lépés minden ilyen esetben a szoftvervagyon-gazdálkodási stratégia megalkotása, amely segít abban, hogy a vállalati szoftvervagyonról pontos képet lehessen alkotni. A jó SAM-stratégia természetesen illeszkedik a vállalat IT-stratégiájába, azon keresztül pedig az üzleti célokhoz. De ez csak az első lépés lehet. A cél mindenképpen annak a szintnek az elérése – írta lapunkban megjelent tanulmányában Auerhammer Nóra szoftvereszköz-gazdálkodási szakértő (IPR-Insights) –, hogy olyan SAM-rendszer jöjjön létre, amelynek következtében maga az informatika is egyszerűbb, átláthatóbb és gyorsabb lesz. Integráltan működik az igénylés és a beszerzés, aminek költségvonzatát is pontosan nyomon lehet követni. Ez pedig pontosabb üzleti döntéseket is eredményez.

Jöhet az optimalizálás...

Ha megvan a megfelelő SAM-keret, már megvan a biztos alap a licencoptimalizáláshoz, hiszen a szervezet birtokában van minden olyan információnak, amely alapján meghozhatja a szükséges döntéseket, újratárgyalhat szoftverszállítói szerződéseket stb. Van azonban néhány olyan buktató, amit célszerű elkerülni, figyelmeztetnek szakértők.

Első és legfontosabb szempont, hogy az optimalizálási folyamat nem csupán technikai kérdés. Meglehet, az optimalizálás műszaki vagy elméleti alapon nézve pozitív végeredményt ad. Ám ettől még nem biztos, hogy összhangban van az üzleti szempontokkal. A költségek csökkentését általában könnyű eladni, de nem minden esetben ez az elsődleges cél! Egy-egy bonyolultabb licenckonstrukciójú szoftver esetében (és ebből vállalati környezetben van bőven az SAP-tól az Oracle-ön át az IBM-ig vagy Microsoftig) nagyon okosan kell mérlegelni az üzleti célokat, hogy megtaláljuk az adott szoftver licencelésének optimális és jogszerű módját.

Legalább ennyire fontos a felhasználói igények pontos ismerete. Az elégedett felhasználó mindig sokkal jobban teljesít, mint az, akiből a rákényszerített munkaeszköz (jelen esetben szoftver) inkább "géprombolási" kedvet vált ki. Lehet, hogy egy vállalati szoftvernek van olcsóbb alternatívája, de ha azzal a felhasználó sokkal rosszabbul teljesít, azt hosszabb távon megsínylik az üzleti célok. A legjobb, ha lehet találni közös nevezőt. A fentebb idézett szakember jó gyakorlatnak tartja például a preferált szoftverek listájának elkészítését bizonyos funkciókra, mellétéve, hogy adott szoftver használata mennyivel csökkenti az adott projekt költségeit egy drágább konkurens termékhez képest, amely lehet, hogy többet tud, de a többlet funkciók kihasználatlanok maradnak.

Az optimalizálást is be kell illeszteni a folyamatokba: a SAM rendszert és magát a licencoptimalizálást célszerű összehangolni az IT-szolgáltatásmenedzsmenttel. Így licencek teljes életciklusát lehet kezelni, illetve az igények változásával könnyebben átrendezhető a licencportfólió. Ez utóbbi komoly megtakarítási potenciált jelent, tekintve, hogy ezáltal is csökkenthető a fölösleges licencek mennyisége. És hogy miért keletkezik fölösleg? Gyakran a rosszul szabályozott igénylési folyamat miatt, mert a vállalat több licencet szerez be, mint amennyire szüksége van. De fölösleg keletkezhet akár a létszám csökkenése vagy leállított projektek miatt stb.

A magyar szakember szerint súlyos milliókat, cégszinten évente akár milliárdokat lehet megtakarítani csak azzal, ha a szoftvervagyon-gazdálkodást összehangolják a projekttervekkel. Így ugyanis egyből látható (egy pontos leltár birtokában), hogy az adott induló projekt szoftverigényét vagy legalább egy részét, ki lehet-e szolgálni meglévő licencekből. Mint mondta, a szoftverlicenc-költség egy bővülő vállalatnál folyamatosan emelkedik, de egyáltalán nem mindegy, hogy hány százalékkal.

Amit lehet, automatizálni kell

A szoftverlicenc-optimalizálás ma már olyan bonyolult folyamat, hogy manuálisan nehéz jó eredményt elérni. Ahhoz túl sok szoftvert és túl sok – és amúgy is túl gyakran változó – licenckonstrukciót kell követni. A szoftvereszköz-gazdálkodásban, azon belül az optimalizálásban sokat segíthetnek a SAM szoftverek, amelyekkel naprakészen lehet tartani a licencelt/használt szoftvereket.

Szükség van speciális szakértelemre is. Mivel a SAM csak egy kis területe igényel folyamatos belső erőforrást, de az nem is spórolható meg, mondta egy hazai nagyvállalati IT-vezető. Szerinte a bonyolultabb feladatokra valóban érdemes független szakértőket bevonni, ők is rendszeresen együtt dolgoztak külső tanácsadó csapattal. Belső erőforrásból például nehéz lenne nyomon követni a folyamatosan változó metrikákat egy több ezer alkalmazást futtató vállalatnál, míg egy erre szakosodott felkészült tanácsadó gyorsan képbe helyezi a vállalatot az új helyzetet illetően. Mint mondta, emellett a szállítókkal is fontos a jó kapcsolat, hiszen ők szintén érdekeltek az együttműködésben. Emellett mindig új területeket keresnek, ahol még bizonytalanok az alkalmazandó licencelési módot illetően, és sokat segíthetnek a felhasználó vállalatok abban, hogy ott korrekt keretek alakuljanak ki.