Egyfajta rabló-pandúros játékra emlékeztet, ahogy a vállalati szoftverek szállítói és a felhasználók küzdenek a licencelési megállapodások fölött. A szállítók folyamatosan módosítják, a különböző technológiai változásokhoz igazítják a konstrukcióikat – ilyen módosítási hullámot hozott például a virtualizáció –, a felhasználók pedig próbálják megtalálni azt az optimális állapotot, hogy szoftverhasználatuk megfeleljen a licencelési feltételeknek, de lehetőleg ne fizessenek sokat/többet.

Számos peres ügy mutatja: ez közel sem egyszerű. Ráadásul nem is fillérekről van szó. Az SAP például éveken át pereskedett a Diageo nevű brit italcéggel az ún. közvetett hozzáférés miatt. A tét ott 60 millió font volt – a bíróság első fokon ekkora kártérítést ítélt meg az SAP-nak.

És itt csupán egy gyártó egyetlen termékének a licenceléséről ment a vita. Egy személyes használatra szolgáló gépen is legalább 15 szoftvergyártó több ezer futtatható programja található. Egy átlagos nagyvállalat rendszereiben pedig legalább 80 különböző gyártó 2500 szoftverterméke, összesen mintegy 150 ezer futtatható állomány van. Ha nem is mindegyiknél, de a fontosabbak esetében (adatbázis, CRM, ERP stb.) felmerülhetnek hasonló jogviták.

Egyszerű modell, és mégsem az

A szoftverlicenc-tanácsadás legismertebb hazai szereplője, az IPR-Insights vezérigazgatója, Zsoldos Sándor a konferencián tartott előadásában egy egyszerű ábrával szemléltette, hogyan is kellene végiggondolni egy vállalatnál a licenchasználatot. Mint mondta, két területen lehet sokat fogni a licencköltségeken, a nem csak a fölösleges, de jogszerűen telepített licencek viszik a pénzt, hanem a tudva vagy figyelmetlenségből jogszerűtlenül telepítettek is. És ez utóbbi az, amit a gyártók az auditjaik során ellenőriznek (lásd a lenti ábrát).

Az ilyen auditok a szoftvergyártók számára jelentős bevételi forrást jelentenek. Zsoldos olyan példát hozott a már említett előadásában, ahol egy opció miatt a pár tízezer dolláros licencnél (ezt vásárolta meg az ügyfél) milliós nagyságrendű túlhasználat bukott ki egy bekapcsolt opció miatt. Ha ez egy gyártói audit során bukik ki, akkor a különböztet jellemzően listaáron (pl. mennyiségi kedvezmény nélkül) kell megfizetni, valamint még büntetést és auditköltségeket is felszámít a szoftvergyártó.
 

A gyártók a licencaudit során jogosulatlan használat után kutatnak

(Forrás: IPR-Insights)

És hogy ez mennyire jelentős tétel? Az évtized közepén egyes becslések szerint az Oracle adatbázisból származó bevételeinek fele jött a licencauditokból. Pedig az Oracle nem is feltétlenül kasszírozásra használta ezt a fegyvert, hanem arra, hogy meglévő ügyfeleit mielőbb a felhős szolgáltatásai felé terelje, ahogy sok más szoftvergyártó is az Adobe-tól a Microsofton át az SAP-ig.

Segít a licenchasználat optimalizálása

A csapdák elkerülésében sokat segít, ha a vállalat elvégzi a szoftverlicenc-optimalizálást. Ennek elsődleges célja elég egyszerűen megfogalmazható: csak olyan licenceket vásároljon és használjon, amikre a jelenlegi és a jövőbeli üzleti célok eléréséhez szükség van. Érdemes azonban jobban szemügyre venni, hogy miért érdemes optimalizálni.

Először is csökkenthető a szoftverlicenc-auditokkal járó kockázat. Ehhez fel kell tárni a valós helyzetet, hogy azonosítható legyen, mit használ és valójában mire van szüksége a szervezeteknek. Ennek során fény derülhet olyan túlhasználati anomáliákra, melyek egy gyártói auditnál súlyos, nem tervezett kiadásokat generálhatnak.

A pontos leltár és az igények felmérésének első eredménye, hogy gyorsabbá és hatékonyabbá tehető a szerződésmegújítás folyamata. Ez a néhány évente ismétlődő procedúra nagyvállalati környezeteben különösen összetett folyamat. Ahhoz, hogy a tárgyalásokon a felhasználó vállalat hatékony lehessen, a felelősöknek tisztában kell lenniük azzal is, hogy a szoftvergyártó hogyan módosította az előző megállapodás óta a felhasználási feltételeit, árazását stb., amit össze kell vetni a vevői oldalon bekövetkezett változásokkal (jelenlegi és jövőbeni üzleti célok, stratégia stb.). A belső felmérés után a vállalat illetékesei annak tudatában ülhetnek le a szállítóval tárgyalni, hogy pontosan tudják: mivel rendelkeznek, illetve mire lenne szükségük.

Az licencoptimalizásálnak van biztonsági vetülete is. Minden vállalat rémképe a shadow IT, az informatikai infrastruktúra azon szeglete, amiről senki sem tud semmit, de ott van, működik, és emiatt különösen nagy biztonsági kockázatot jelent. Ha valamiről nem tudjuk, hogy meg kell védeni az egyre szaporodó kibertámadásoktól, akkor adott esetben azt is nehezen azonosítjuk, hogy hol a probléma. A licencoptimalizálás ebből a szempontból is transzparensebbé teszi a vállalati IT-infrastruktúrát.

Pénz, pénz, pénz

A vállalati szoftvergyártók számára komoly profitforrás, hogy a licencmodelljeik elképesztően bonyolultak, olykor zavarosak, és gyakran változnak. Ügyfeleik nehezen tartják a lépést ezzel, főleg amikor belépnek egyéb tényezők (pl. az SKU – Stock Keeping Unit), ami már az átláthatatlanságig bonyolíthatja a lehetőségeket. Ez a szoftvergyártónak előny, amit a vásárló azzal tud ellensúlyozni, ha pontosan felméri, mire van szüksége.

És ez nem csak az aktuális beszerzéseknél segít javítani a tárgyalási pozíciót, hanem a jövőt is megalapozza, amennyiben az optimalizálási folyamatot nem csak a jelen igényeivel, hanem a jövőbeni tervekkel is összhangba hozzuk. Például egy tervezett bővülés vagy felvásárlás olyan jövőbeni esemény, amire érdemes ebből a szempontból is felkészülni. Az ilyen események ugyanis mindig hatnak az informatikai igényekre is.