Minden nyilvános dokumentumot átalakítanak HTML-be a brit kormányzati portálokon – írja a brit Government Digital Service (GDS) igazgatóhelyettese, Neil Williams a kormányzati szerv blogján. A munkát már megkezdték, de még mintegy 200 ezer fontos dokumnetum van PDF-ben, amit szeretnének HTML formátumba áttenni.

Rugalmasabb, karbantartható, kereshető

Bár kormányzati apparátusban vannak olyan dokumentumkibocsátók, melyek szeretnék megnehezíteni a PDF-ek kivezetését, a GDS-nél Williamsék már alapértelmezetté tették a HTML formátumot. Az igazgatóhelyettes szerint elképzelhetők olyan helyzetek, amikor szükség lehet valamiért a PDF-re, de abban az esetben is mellé kell tenni a HTML formátumot.

Williams pontokba szedte, milyen problémák vannak a PDF-fel. A pontok egy része a kereshetőséggel-kezelhetőséggel, a felhasználói szokásokhoz való igazítással, más része azonban épp a kormányzati munka segítségével kapcsolatos. Összefoglaljuk a fontosabb pontokat.

1. Fontos a reszponzivitás. Ma már a weboldalak többsége automatikusan igazodik a megjelenítő képernyőjéhez, azaz mindegy, hogy a felhasználó desktopon, mobilon vagy tableten nézi a tartalmat, az oldal automatikusan a megfelelő formátumhoz optimalizálja a megjelenítendő tartalmat. A PDF-nél azonban ez nem működik. Nagyítani és görgetni kell a dokumentumokat, ha el akarjuk olvasni. Ez még egy oldalnál működhet esetleg, de hosszabb dokumentum így nem kezelhető.

2. A PDF-et valójában offline használatra tervezték, képernyőn való olvasásra nem igazán alkalmas, struktúrája nem felel meg a webes megjelenítés követelményeinek, és gyenge felhasználói élményt nyújt.

3. Nehézzé teszi az információk közti navigálást. A PDF jó esetben új ablakban vagy lapon, de mobil eszközökön leggyakrabban önálló alkalmazásban jelennek meg. Így elveszik a PDF kontextusa, és a kapcsolódó tartalmak között is nehéz böngészni. Ráadásul Williams szerint még mindig sokan vannak, akik olyan böngészőt használnak, melynek nincs beépített PDF-nézője, és alkalmazása sincs a megjelenítéshez, így ők nem is férnek hozzá ezekhez a dokumentumokhoz.

4. Nehéz karbantartani. A kormányzati portálokon közzétett dokumentumok egy részét időnként frissíteni kell. A PDF esetében azonban ez nehézkes. Ilyenkor sokszor elég egy rossz link, hogy a felhasználó rossz információhoz jusson. Ráadásul a PDF-ek nem csak hivatkozás formájában terjednek, mint a HTML, hanem például a letöltött – és elavult – változatot is megoszthatják egymással a felhasználók. Ez a HTML esetében kizárt, hiszen ott csak egy linket, ezáltal a legfrissebb elérhető verziót lehet megosztani.

5. Nem lehet szerkeszteni. Ha valaki kormányzati dokumentumokból dolgozik, abból alkalmanként szeretne átemelni részleteket más dokumentumokba. Ezt a PDF azonban nem igazán támogatja. Még az egyszerű szöveg is problémás (például a sorvégek, szóközök stb. miatt), de bonyolultabb struktúrát, például egy táblázatot már csak hosszabb rendezgetéssel lehet újrahasznosítani.

Emellett a PDF-hez nem használhatók a böngészőbővítmények, például az automatikus fordító sem.

6. Végül, de nem utolsósorban megnehezíti a kormányzati szervek munkáját is. A PDF-ekről egyetlen pontos adatot lehet tudni: hányszor töltötték le. Arról viszont nem árul el semmit, hogy a felhasználók hogyan használják. Nem lesznek adatok arról, hogy egy dokumentumot milyen hosszú ideig néztek, milyen linkeket kattintottak le stb. Ez nagyon megnehezíti a problémák azonosítását és a továbbfejlesztések tervezését.

Részben tévhitek miatt szeretik a kormányzatban

Azt a GDS igazgatóhelyettese is elismeri, hogy HTML dokumentumot létrehozni némileg macerásabb, mint egy PDF-exportot kérni valamelyik erre alkalmas szövegszerkesztőtől. Ugyanakkor egy olyan szabványos PDF létrehozása, amely meg is felel a kormányzati szektorban előírtaknak – ebben a legfontosabb a hozzáférhetőség –, már közel sem olyan egyszerű (címkézni kell, címkestruktúrához kell igazodni, speciális szövegstruktúrát kell alkalmazni, "akadálymentesíteni" kell stb.).

Kétségtelen, hogy egy PDF-nél a kibocsátónak sokkal nagyobb ráhatása van a megjelenésre, például hogy a dokumentum nyomtatásban minden esetben ugyanúgy jelenjen meg, az nem segít sem a hozzáférhetőségen, sem az avuláson. Hiába van tehát termékfílingje egy PDF-nek, az egy elavult szemlélet eredménye – írja Willimas.

És Magyarországon?

Magyarországon a 305/2005-ös kormányrendelet szabályozza a közérdekű adatok elektronikus közzétételét. Ez már csak az azóta eltelt közel másfél évtized miatt sem feltétlenül korszerű. A rendelet a formátumot illetően meglehetősen keveset ír elő. Meghatározza a formai követelményeket, valamint az egyes elemek (cím, létrehozó, kiadó, típus stb.) tartalmát.

A dokumentumok formátumára vonatkozóan azonban csak annyit ír elő, hogy a nyelvnek meg kell felelnie az ISO 639-2, illetve az MSZ 3400-2001 szabványnak. A fizikai megjelenés viszont sok esetben válaszható. A dokumentumok elektronikus közzétételére sem vonatkozik egységes gyakorlat, ezért simán belefuthatunk például olyan PDF-ekbe, melyek lényegében egy papír dokumentum beszkennelt változatát tartalmazzák.