Cikksorozatunk előző részében a Digital Access modellre való átállást ösztönző pénzügyi lehetőségeket tekintettük át. Szót ejtettünk a modellváltás néhány kockázatáról. Mivel ezek számtalan esetben és formában merülhetnek fel, elbizonytalaníthatják a döntéshozókat. Ezeket vesszük sorra a lehetséges megoldásokkal egyetemben.

Ilyen eshetőség a digitális dokumentumok licencelésének figyelmen kívül hagyása. Ez már rövid távon is a költségek robbanását okozhatja, ugyanis az ilyen mulasztások nyomán felmerülő licencdíjakat listaár szerint kell majd megfizetni. Érdemes szem előtt tartani, hogy adott esetben az SAP az elmaradt karbantartási díjakat visszamenőleg is követelheti.

A kettős és hármas licencelés potenciálisan és folyamatosan jelen van, szoktuk mondani, mert nem csak technikai, hanem nevesített felhasználók is létrehoznak díjköteles bizonylatokat. És ha ez nem átlátható, akkor egy tevékenységet kétszer-háromszor finanszírozunk anélkül, hogy azt észrevennénk.

Fontos hangsúlyozni, hogy Digital Access-szempontból a nem SAP-s alkalmazások is relevánsak. Ezek ugyanis szintén közvetett felhasználást jelenthetnek az SAP definíciója szerint. Az így létrehozott bizonylatok díjkötelesek, még úgy is, ha azokat egy nevesített felhasználó készítette.

Kézzel fogható kockázat- és költségcsökkentő megoldások

Mit tehetünk, hogy jól döntsünk a felhasználóalapú vagy bizonylatalapú licencelés között? Az első és legfontosabb, hogy most már a kivárás nem opció! Ugyanis csak 2021 végéig adott a lehetőség SAP licencköltség megtakarítására!

Ahhoz, hogy képesek legyünk felelős döntést hozni, felmérést kell készítenünk, melynek első lépéseként meg kell vizsgálnunk a kiemelt bizonylatokat (ez sajnos kizárólag mérőeszközzel lehetséges). A begyűjtött adatokat először azonosítani és csoportosítani, majd elemezni és értelmezni kell.

Az értékelésnél nagy hangsúlyt kell fektetni a folyamatokra, illetve az azokban létrehozott és felhasznált adatokra. A felmérési-értékelési folyamat során nem érdemes spórolni az idővel és figyelemmel például egy-egy lépés kihagyásával. Ha ugyanis bármit figyelmen kívül hagyunk, az torzítani fogja az utolsó fázist jelentő döntés-előkészítő tanulmány pénzügyi kalkulációját.
 

Tekintsünk úgy az átállásra, aminek révén lecserélhetjük a szükségtelen nevesített felhasználói licenceket. Az átállás megkönnyítését célzó DAAP-ra (Digital Access Adoption Program) pedig úgy, mint egy vissza nem térő lehetőségre, amivel visszamenőlegesen mentesülhetünk a karbantartási díjkötelezettség alól!

Mivel a felmérés (általában minden SAP-felmérés) összetett, javaslom az érintetteknek, hogy lehetőség szerint forduljon független szakértőhöz segítségért.

Kézzel fogható kockázat- és költségcsökkentő eszközök

Mint minden licencelésnél, alapvetően az SAP esetében egy fontos szempontot kell érvényesítenünk: csak annyi és pontosan annyi licencet vegyünk, amennyire szükségünk van. Minden más eset sokba kerül. Ha kevesebbért fizetünk, mint amennyit használunk, az egy auditnál kerül sokba, ha többért fizetünk, mint amennyit használunk, az folyamatosan kidobott pénz.

Ez hagyományos manuális megközelítéssel vagy táblázat alapon vezetett nyilvántartással nem, csak kizárólag dedikált SAM szoftverel (Software Asset Manager) kivitelezhető. A piacon elérhető mérőeszközök között funkcionalitásban nincs lényegi eltérés. Akár a Snow License Managert, akár a Flexera termékét, a FlexNet Manager Suite-ot, akár a BMC Remedy-jét, vagy a Lansweeper választjuk, megközelítőleg ugyanazokhoz a lehetőségekhez jutunk. A Gartner ügyélértékelési listájáról azonban az is kiderül, hogy sokat nyomnak a latban a speciális képességek.

A VOQUZ Labs SAM alkalmazása, a samQ (amit egyébként a Gartner PeerInsights öt csillagra értékelt ezen a pályán ráadásul azért is indul előnnyel, mert kizárólag SAP-felhasználás méréshez készült. Emiatt könnyen azonosítja a kockázatot, és számszerűsíti a költségeket, és akár a potenciális megtakarítás elemzését is elvégezhetjük a segítségével. És ami jelen esetben különösen fontos, támogatást nyújt a DAAP program számunkra ideális pénzügyi opciójának a kiválasztásához.

Összegzés

Egyre fontosabb meghatároznunk, hogy az SAP-használatunk kapcsolódik-e harmadik féltől származó rendszerekhez és interfészekhez, amelyeket az SAP közvetett hozzáférésnek tekinthet. Egy ilyen felmérés személyre szabott elemzést nyújt, amely optimális, költséghatékony lehetőséget határoz meg a jogszerű felhasználás és audit kockázat minimalizálása mellett.

A közvetett hozzáférés felülvizsgálata egyben a közvetett hozzáféréssel járó kockázatok átfogóbb értékelését is jelenti. Ha ezeket a kockázatokat számszerűsítjük, optimális döntés hozhatunk az kezeléséről is, és egyúttal szinkronba hozhatjuk az SAP-val kapcsolatos licencgazdálkodást a vállalati stratégiával.

A szerző az IPR-Insights licencelési tanácsadója.