Az SAP 2019 májusában bejelentette a digitális hozzáférés elfogadási programját (Digital Access Adoption Program – DAAP). Erre az SAP-hozzáférésekkel foglalkozó sorozatunk első részében jelzett vitás helyzetek sarkallták a vállalatot, hogy megkönnyítse ügyfelei átállását az indirektről a digitális hozzáférési modellre. Az ügyfelek két lehetőség közül választhatnak: vagy a licenc konverziót (Option 2: License Conversion), vagy a szerződéskonverziót (Option 3: Contract Conversion), és mindkét esetben kétlépcsős lesz az átállás.

Licenckonverzió: ez segít megtartani a korábbi beszerzésekből rendelkezésre álló örökös licenceket az áttéréskor. A DAAP program garantálja, hogy az SAP-ügyfélnek ne kelljen visszamenőleges karbantartási költségeket, adott esetben büntetést fizetnie. Ha az ügyfél úgy dönt, hogy áttér az eredményalapú modellre, először meg kell határoznia a már nem használt licencek körét (kreditek), amivel a költségeit is csökkenti. Ezt a lehetőséget azok választhatják, akik közvetett hozzáféréssel rendelkeznek, és maradnának is annál a szerződésnél, de szeretnék javítani az átláthatóságát. Ez a megközelítés is előrelépést jelentene az S4/HANA felé.

A meglévő megállapodás kiegészítéseként licenccserét biztosítanának a dokumentumalapú licencelés elemének hozzáadásához. Az SAP példája szerint ha az ügyfél lecseréli az order licencet (Sales & Service Orders vagy Purchase Orders) és a felhasználói licencek egy részét, arra "akár 100% -os jóváírást" is kaphat az SAP-tól, de a kapcsolódó karbantartási költségek változatlanok maradnak.

Szerződéskonverzió: ezt csak az S/4HANA-ra történő átállással lehet választani. Ez új megállapodás, új szerződés, viszont az SAP azt ígéri, hogy a régi szerződésben foglalt licenceket akár 100 százalékban jóváírja az ügyfélnek. A szerződéskonverzió lehetőséget ad a jelenlegi licenc portfólió egyszerűsítésére, továbbá lehetővé teszi a meglévő környezet újrakonfigurálását a jövőbeni tervek alapján. Az SAP szerint a szerződéskonverzió választása esetén a meglévő karbantartási díjak változatlanok maradnak, mivel a szerződés értékében nem keletkezik eltérés.

A kétlépcsős megközelítés

Mint említettük, mindkét esetben kétlépcsős az átállás.

1. lépés. A jelenlegi működés során létrehozott digitális bizonylatok megszámlálása.

Erre kétféle lehetőség van.Az ügyfél az SAP Global License Audit and Compliance (GLAC) csapattal együttműködve megbecsüli a jelenlegi használat során létrehozott dokumentumok számát. Itt azt érdemes szem előtt tartani, hogy ez az SAP által alkalmazott mérési módszertan alapján történik.

A másik lehetőség az SAP Passportot tartalmazó támogatási csomagok telepítése, majd a jelenlegi használat során létrehozott bizonylatok számának (becsült volumen) meghatározása az SAP támogatásával. Az SAP Passport az ECC legújabb verzióján érhető el, és a bizonylatszámlálás a telepítéskor kezdődik.

2. lépés. Választás a két pénzügyi ösztönzési lehetőség közül.

Ha megvan a jelenlegi bizonylatszám, meg kell becsülni, hogy mennyi lesz a digitális hozzáférési licencdíj. Az SAP jelenlegi ügyfeleinek két pénzügyi ösztönzési lehetőséget kínál:

15 százalékos növekedési módszer, amikor az ügyfél a jelenlegi becsült bizonylatszám (legalább) 115 százalékát licenceli:

• az SAP csak a növekedési mértéket fogja térítés ellenében licencbe adni;
• de az ügyfél csak a sztenderd mennyiségi kedvezményt veheti igénybe.

90 százalékos kedvezmény módszer, amikor az ügyfél a jelenlegi becsült bizonylatszám (legalább) 100% -át licenceli:

• az SAP a teljes bizonylatszám alapján licencdíjat számít fel;
• és arra egyszeri, 90 százalékos kedvezményt biztosít.

A 15 százalékos növekedési módszer drágább, és ha csökken a meghatározott bizonylatok száma, akkor az ügyfél nem tudja csökkenteni a karbantartási díjkötelezettségét. Ugyanakkor érdemes végiggondolni, hogy az automatizáció és az intelligens rendszerek térhódításával a vállalatok által generált digitális bizonylatok száma jellemzően növekszik.

Azt az ügyfélnek kell eldöntenie, hogy a becsült digitális bizonylatszám és a pénzügyi lehetőség alapján melyik forgatókönyv illeszkedik jobban a vállalat terveihez. Figyelem! A programban kínált kedvezmények az egyszeri licencdíjra vonatkoznak, a karbantartási díjra nem!

Az SAP 2018. áprilisában vezette be a digitális hozzáférési árképzést, de az váltás felgyorsítása kitalált pénzügyi ösztönzőket  legkésőbb 2021. végéig átálló ügyfelek vehetik igénybe.

A modellváltás kockázatai

2019 májusa óta egyre több SAP-ügyfél vette fontolóra a dokumentumlicencelésre való átállást. A váltásnak azonban komoly kockázata, hogy ha helytelenül alkalmazák esetenként kettős licencelést is eredményezhet.

Ha például egy felhasználó a felhasználói fiókon keresztül felhasználónév és jelszó használatával direkt, továbbá egy harmadik féltől származó megoldáson keresztül indirekt módon is hozzáfér az SAP-hoz, akkor a dokumentumlicenc szerint fizetni kell mind a direkt, mind az indirekt hozzáférést. Ugyanez igaz más esetekben is, különös tekintettel az EDI hozzáférésre. SAP digitális hozzáférésnek minősíti a nem emberi felhasználást, az RPA-t is (Robotic Process Automation). Ez meglehetősen vitatható, mert meg kell különböztetni az emberi közreműködéssel, illetve az anélkül keletkezett üzleti bizonylatokat!

Ám az SAP pénzügyileg annyira vonzóvá tette ügyfelei számára a váltást, hogy sokan figyelmen kívül hagyják a vártnál magasabb költségek kockázatát.

Bár a DAAP program egyértelművé teszi, hogy a két pénzügyi ösztönzőn kívül nincs más kedvezmény, a további lehetséges kockázatok csökkentése érdekében erősen javasolt az átállásról tárgyalni az SAP-val.

Ennek során el kell érni, hogy (1) az SAP a jövőben ne adjon hozzá új dokumentumkategóriákat; valamint  (2) térítse meg az összes digitális hozzáférési licenc ellenértékét, ha a Voice által indított és a német bíróságokon zajló monopólium-ellenes jogi eljárás részeként az SAP kénytelen lenn teljesen elhagyni a digitális hozzáférési modelljét.

Hogy Magyarországon milyen kézzel fogható kockázatok és költségcsökkentő megoldások állnak az SAP jelenlegi és új ügyfelei rendelkezésére, az a sorozat következő részében mutatom be.

 A szerző az IPR-Insights licencelési tanácsadója.