Az elmúlt időszakban nagy nyilvánosságot kaptak az indirekt és digitális hozzáféréssel kapcsolatos aggodalmak. Ennek licencelési vonzatával kapcsolatos egyes vitákra a bíróság tett pontot. Ezek az események érthetően felkeltették az ügyfelek igényét arra, hogy a modell átláthatóbb legyen.

Hogy jobb rálátást nyerjünk a digitális hozzáférésre, tekintsük át FAQ-stílusban, hogy mik az örökölt konstrukciók legfontosabb jellemzői.

Mi a direkt hozzáférés?
Abban az esetben beszélhetünk direkt hozzáférésről, ha a felhasználó a felhasználói fiókon keresztül közvetlenül hozzáfér az SAP-hoz a felhasználóneve és jelszava használatával. Ez lényegében a klasszikus ERP-modell, ahol nevesített felhasználói licencek vannak (a direkt hozzáférés a hagyományos metrika szerint, azaz felhasználó alapon licencelődik).

Mi az indirekt hozzáférés?
Akkor beszélünk indirekt hozzáférésről, amikor az SAP szoftvert közvetett módon, harmadik féltől származó, nem SAP alkalmazáson vagy egyéb frontend felületen keresztül használják. Itt magának a használat fogalmának is súlya van. A használat az SAP definíciója szerint "a szoftver feldolgozási képességeinek aktiválása, amely a szoftver betöltését, hozzáférést, futtatását, alkalmazását, vagy az ilyen képességekből származó információk megjelenítését jelenti".

Az indirekt hozzáférés licencelési kockázata meghatározásként szerepel a szerződésben, de mégsem mindig egyértelmű és nyilvánvaló. Számos vállalat és szervezet ugyanis nincs tisztában azzal, hogy az ilyen típusú felhasználáshoz licencre lehet szüksége. Az indirekt hozzáférés éveken keresztül tartotta bizonytalanságban az SAP-ügyfeleket (a pontatlan definíció miatt), és többeknek okozott kellemetlen meglepetést az auditok során felmerülő jelentős és váratlan díjak miatt.

Az örökölt konstrukcióban az indirekt hozzáférés felhasználó- és megrendelésalapú. Az árképzés azonban összetett. Az összetettséget például az okozza, hogy az SAP a szoftverhez hozzáférő felhasználókat tevékenységük alapján típusokba sorolja (Professional, Limited Professional, Employee, Manager Self Service, Developer), és az egyes típusokhoz különböző árú licenceket rendel. Ha egy vállalat nem állt még át a digitális hozzáférésre, ezt a konstrukciót használja alapértelmezettként.

Mi a digitális hozzáférés?
Az SAP 2018 áprilisában egy új, eredmény-alapú megközelítést mutatott be az indirekt használat licencelésére, melyet digitális hozzáférésnek neveztek el. A vállalat szerint az új modell egyszerű, korszerű, rugalmas, a korábbinál nagyobb átláthatóságot és tervezhetőbb költségeket biztosít az ügyfeleknek. A digitális hozzáférési licenckonstrukció olyan bizonylatokat vesz figyelembe, melyeket harmadik féltől származó, nem SAP alkalmazások révén, indirekt módon hoztak létre az SAP-ban.

A digitális hozzáféréshez az alábbi kilenc dokumentumtípust rendelte az SAP:

● Értékesítési bizonylat
● Beszerzési bizonylat
● Számlabizonylat
● Gyártási bizonylat
● Anyagbizonylat
● Minőségellenőrzési bizonylat
● Szolgáltatási és karbantartási bizonylat
● Pénzügyi bizonylat
● Időgazdálkodási bizonylat

A dokumentumok mennyiségét a dokumentumok száma és az azokon szereplő tételsorok szorzataként kell kiszámítani. Emellett a dokumentumokat értékszint szerint súlyozzák. A pénzügyi bizonylat és az anyagbizonylat típust 0,2-es szorzóval, a többit egyes szorzóval kalkulálják. A mennyiségi árstruktúra az indirekt módon létrehozott bizonylatok összesített számán alapul.

Miután az SAP bemutatta eredményalapú licencelési és árazási modelljét, sokan döntöttek úgy, hogy élnek az SAP nyújtotta lehetőséggel (Option 1: Status Quo – Do nothing), és maradnak a korábban alkalmazott licenckonstrukciónál. Elsősorban azok az ügyfelek döntöttek így, akik szerint az indirekt hozzáférés kétértelműségével együtt is átláthatóbb, ezáltal előnyösebb, mint a digitális hozzáférés.

Azok számára, akik vállalják az átállást, két további lehetőséget kínál fel az SAP: a felhasználók választhatják a licenckonverzió (Option 2: License Conversion), valamint a szerződéskonverzió (Option 3: Contract Conversion) lehetőségét is.

A következő alkalommal bemutatjuk az SAP által indított adaptációs program (Digital Access Adoption Program – DAAP) előnyeit és esetleges helytelen alkalmazásának kockázatait.

A szerző az IPR-Insights licencelési tanácsadója.