A vállalatiarchitektúra.menedzsmenttel kapcsolatos (EAM – Enterprise Architecture management) kutatásunk eredményeit ismertető előző cikkünkben az alapkérésekkel foglalkoztunk. Bemutattuk, hogy a magyar vállalatok milyen felkészültségi szinten állnak ezen a területen, illetve hol látják az EAM legfőbb hasznát. Az alábbiakban a folyamatmenedszmentel kapcsolatos kutatási eredményeket foglaljuk össze néhány grafikonban.

Tudnunk kell, mit irányítunk

A szervezetek hatékonyságát meghatározza, mennyire tudják folyamataikat hatékonyan irányítani, szervezeti és informatikai megoldásokkal támogatni.Ezért kutatásunkban kiemelt figyelmet fordítottunk az üzleti architektúra leképezésére és az üzleti működést erősen támogató folyamatmodellezési megoldásokra. Ehhez kapcsolódóan vizsgálhatóak a szervezeti struktúra leképezésének, a dokumentumáramlásnak és a tevékenységek informatikai támogatásának kérdései is.

A folyamatmenedzsment olyan tudatos megközelítés, melynek célja, hogy a vállalat működését hatékony és hatásos folyamatokkal tudjuk támogatni, melyek illeszkednek a vállalat céljaihoz, stratégiájához. Ez a tudatos megközelítés magában foglalja a folyamatok tudatos, tervezett kialakítását, irányítását és fenntartását.

Ez a tevékenység nem szűkíthető le egyszerűen csak a folyamatok újraszervezésére, modellezésére, vagy csupán minőségügyi feladatok ellátására. Ezeknél sokkal átfogóbb, egységesebb feladatot jelent.

Kutatásunkban ezért megvizsgáltuk, hogy a tudatos folyamatmenedzsment feladatai közül a hazai szervezetek mely területekkel, milyen szinten és mennyire teljes körűen foglalkoznak. A tudatos folyamatmenedzsmenttől elvárt következő tevékenységeket vizsgáltuk:

– az üzleti folyamatok feltárását, dokumentálását;

– az üzleti folyamatok menedzselésének szervezeti kereteinek kidolgozottságát;

– Az üzleti folyamatok menedzselésének informatikai támogatásának megfelelőségét

– az üzleti folyamatok mérését;

– az üzleti folyamatok és a támogató IT alkalmazások/szolgáltatások közti kapcsolatok átfogó feltárását;

– az üzleti folyamatok folyamatos javítását, optimalizálását.

A külföldi cégek és a nagyvállalatok jobban állnak

Ha szigorúan csak az válaszok átlagát nézzük, akkor arra a következtetésre juthatunk, hogy a folyamatmenedzsmenthez kötődő feladatokkal a hazai szervezetek átlagosan, és szinte egységesen átlagos, közepes szinten foglalkoznak, ezért sorrendiséget szinte nem is érdemes megállapítani (1-5 skálán 5 területre is 3,0-3,1 közötti átlagos értékeket kaptunk). A végrehajtott tevékenységek sorából egyedül a folyamatok mérése tűnik a szervezetek többségénél egyelőre nem megoldott kihívásnak (1-5 skálán 2,5 átlagos érték).

A képet sokkal jobban árnyalja, ha különválasztva vizsgáljuk a kis- és középvállalatok (kkv) valamint a nagyvállalatok gyakorlatát. Itt nincs különösebb meglepetés: a nagyvállalati gyakorlatban érettebb megközelítéseket láthatunk.

Még jelentősebb eltérést látunk, ha tulajdonosi kör szerint vizsgáljuk a hazai szervezeteket. A külföldi tulajdonú vállalatok látványosan kiemelkednek: ennél a cégkörnél elsődlegesen a folyamatok folyamatos javítására és a folyamatmenedzsment informatikai támogatására koncentrálnak. Megjegyzendő ugyanakkor, hogy folyamatok mérésére irányuló erőfeszítések érettsége még a külföldi tulajdonú vállalatok körben sem éri el a közepes értéket.

A folyamatmenedzsment feladatok ellátásának egyik fontos feltétele, hogy ismerjük, és valamilyen módon rögzítsük a szervezet folyamatait, hiszen így lehet biztosítani, hogy a folyamatok mindenki számára megismerhetőek, átláthatóak és ismételhetőek legyenek.

Minden tizedik szervezet nem rögzíti a folyamatait

A kutatásban vizsgált szervezetek 9 százaléka jelezte, hogy folyamatait semmilyen formában nem rögzíti. A szervezetek jelentős része azonban (átlagosan 35 százalékuk) – ha teljes körűen nem is – legalább szöveges vagy táblázatos formában rögzíti folyamatainak egy részét. Ez a rögzítés gyakran valamilyen szabályzat képét ölti, amely a szigorú folyamatmodellezési elveket még nem tudja érvényesíteni. Az ilyen megközelítés aránya a kkv-k (40 százalék), illetve az állami/önkormányzati tulajdonú szervezetek körében (51 százalék) kiemelkedően magas.

Valamivel fejlettebb, már a folyamatvizualizációt is előtérbe helyezi, ha a vállalatnál a folyamatokat valamilyen fejlettebb rajzolóeszközzel (pl. Visio) vagy prezentációkészítő eszközzel (pl. Powerpoint) rögzítik. Még ez a forma sem biztosítja a könnyű lekérdezhetőséget, de sokat segít az értelmezésben, áttekinthetőségben. A folyamatok rögzítésének ezt a módját egyébként már a legtöbb minőségbiztosítási szabvány tanúsítása során is elfogadják. A vizsgált szervezeteknek átlagosan a 35 százaléka alkalmazza.

A folyamatok rögzítésének legfejlettebb módja, ha a vállalat valamilyen folyamatmodellező céleszközt használ. Ilyent azonban csak minden ötödik (21 százalék) vizsgált szervezetnél találtunk. Ezek a céleszközök nem csak a folyamatok vizualizációjában segítenek. Jól dokumentálható velük például a tevékenységekhez kapcsolódó felelősségek kérdése (RACI mátrix), a támogató informatikai megoldások, valamint a szervezeti dokumentumáramlás is.

Az ilyen fejlett eszközök ráadásul egy háttér adatbázisban tárolják a folyamatmodelleket, ezért akár a teljes szervezeti folyamatrendszerre könnyen lekérdezhető. Gyorsan megtudható, hogy ki miért felelős, egy dokumentumot hol használnak fel, de akár az is, hogy milyen folyamatokban van szerepe egy informatikai megoldásnak.

Nem meglepő, hogy ilyen megoldást elsősorban a komplex vállalati folyamatokkal, összefüggésekkel rendelkező nagyvállalatok használnak. A nagyvállalatok 46 százalékánál találtunk ilyent.

De válasszanak bármilyen megoldást is a szervezetek, annak tükröznie kell a szervezeti elvárásokat és a felhasználási célokat is. Könnyen belátható, hogy egy kisebb, kevésbé komplex folyamatokkal rendelkező szervezetnél elégségesek lehetnek az egyszerűbb folyamatleírások, míg a komplexebb összefüggések, melyek főleg a nagyvállalatokat jellemzik, már csak céleszközzel rögzíthetők megfelelő formában.

* * *

Kutatásunk folytatódik, ha az EAM megközelítés gyakorlójaként hozzá tud járulni tapasztalataival kutatásunkhoz, segítse munkánkat az egy kattintásnyira elérhető újabb kérdőív kitöltésével.