A kutatás amerikai, a tapasztalat azonban valószínűleg globális: a pandémia után a cégvezetők többsége korábbi beidegződései alapján döntött arról, hogy milyen módon rendelik vissza alkalmazottaikat az irodába. Azóta pedig meg is bánták akkori döntésüket. Legalábbis ezt hozta ki egy tanulmány.

A munkahely-menedzsment szolgáltatásokat kínáló Envoy nevű startup Without accurate data, the physical workplace won’t survive (PDF) című elemzéséhez közel 1200 amerikai cég felső vezetőjét és középvezetőjét kérdezték meg. A válaszadók 80 százaléka azt mondja, hogy másként közelített volna a pandémia utáni irodai visszatéréshez, ha döntését megfelelő adatok segítették volna.

A legtöbb helyen pl. hibrid munkavégzésre tértek át, ami nehezíti a munkaszervezést, rontja a költségszerkezetet, és még a biztonsági kockázatokat is növeli, hogy csak néhány (az utóbbi időben kikristályosodó) problémát említsünk.

A munkahelyi vezetők sokszor azzal sincsenek tisztában, hogy adott napon-órában hány ember tartózkodik a helyszínen, és hogyan lehetne optimálisan kiosztani a rendelkezésre álló munkahelyeket és erőforrásokat. Ez persze nem csak magukat a cégeket érinti, hanem a cégeknek helyet adó irodaházakat is. Például az olyan, látszólag periferikus területeket, mint pl. az irodaház étterme, amely soha nem tudja, hogy aznap épp hány embert kell majd kiszolgálnia, ami például előbb-utóbb áremelést indukál.

Aminek a költségeivel senki sem számolt

A kutatásban részt vevő vezetők leginkább arra panaszkodtak, hogy nem állt rendelkezésükre megfelelő adat a döntéshez. Pedig az Envoy szerint ha az alkalmazottak munkahelyhasználatát jobban, módszeresebben monitoroznák a cégek, azzal mindenki nyerne: az alkalmazott kellemesebb, inspiratívabb munkakörnyezetet, a munkaadó jobb irodakihasználást, hatékonyabb együttműködést, magasabb termelékenységet.

Ellenben a rossz döntések fölösleges költségeket generálnak. Az Envoy tanulmánya felvázol néhány forgatókönyvet, hogy hol lehet a költségeket megfogni, és ezekhez milyen (valós idejű és idősoros) adatokra lesz szükség.

A helyszíni erőforrásokat jól lehet optimalizálni, ha vannak adataink a heti kihasználtsági trendekről. (Például: adatokkal is alá lehet támasztani azt az ősrégi tapasztalatot, hogy hétfőn és pénteken rendre kevesebben vannak az irodában, mint a hét többi  munkanapján.)

Ha vannak adatok a munkaállomások (értsd: íróasztal) foglaltságáról és a tárgyalófoglalásokról, a térelrendezés optimalizálásával irodaterületet lehet felszabadítani (amit vissza lehet adni, ki lehet adni albérlőnek stb.). Az optimalizált térelrendezés a munkahelyi kultúrát és a kollaborációt is képes javítani. Persze éppenséggel az is kiderülhet ezekből az adatokból, hogy több helyre van szükség.

Nem csak a kicsik hibáztak

A The Register a tanulmány kapcsán felidézi, hogy a visszatérés logisztikája még az olyan nagy szervezeteknél sem volt tökéletes, mint a Google (Alphabet), amely az év elején elküldött 12 ezer embert – majd pedig elköltött még félmilliárd dollárt az irodabérleti szerződései felmondására. De még mindig túl sok a fölösleges hely, mert az emberek ha lehet, távolról dolgoznak. A brit lap szerint a vállalat már fenyegetőzéssel szeretné elérni, hogy a dolgozók legalább három napot dolgozzanak irodákban, és hasonló eszközökhöz nyúlt az Amazon is.

Az azonban továbbra is kérdéses, hogy az irodai munka hatékonyabb, vagy a home office – erről szakmányban születnek az egymásnak ellentmondó értekezések, illetve fogalmazódnak meg (zsigerből) vélemények.

A legjobb megközelítésről a Bitport is beszámolt: azok lennének a legjobb távmunkások, akik szívesebben dolgoznak az irodában. Mert bár a home office-t preferáló dolgozók önmagukban hatékonyabb munkavégzésre lennének képesek, az otthoni "irodában" mégis romlik a hatékonyságuk.