Nyilván mindenkinek volt olyan élménye, hogy amikor Gmail-használóként Exchange mappához kapott hozzáférést, az Exchange-től mailben kapott autentikációs kódja hogy, hogy nem, a spamek között landolt. És persze ugyanez előfordult fordítva is: Exchange minősített Google-autentikációs levelet spamnek... Ez csak apró kellemetlenség volt ahhoz képest, ami 2024. február elsejétől jön. A Google bejelentette, hogy akkortól generálisan szigorítja spamellenes szabályzatát, ami miatt a Microsoft figyelmeztetést is kénytelen volt kiadni.

Mint a redmondi szoftveróriás oldalán olvasható, többek között az e-mailhitelesítés beállításával lehet biztosítani, hogy adott domainről küldött leveleket a Gmail, a Yahoo, az AOL vagy az Outlook.com kisebb eséllyel jelöljön spamnek. "Ez különösen fontos tömeges e-mailek (nagy mennyiségű e-mail) küldésekor, mivel segít fenntartani az e-mail kampányok kézbesíthetőségét és reputációját" – hangsúlyozza a bejegyzés.

A Google tömeges mailek küldésére (azaz a naponta 5000-nél több e-mailt küldő fiókokra) vonatkozó új szabályzata többek között kötelezővé teszi az SPF/DKIM (Sender Policy Framework / DomainKeys Identified Mail) és DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) e-mail hitelesítés bevezetését a domainekre, valamint (erősen megfontolandó) javaslatokat fogalmaz meg a marketingcélú e-mailek kereteire, sőt még a levélformázásra és a küldött levélmennyiség növelésére is. Például a gmailes címekre küldött marketingleveleknél lehetővé kell tenni az egykattintásos leiratkozást, és legkésőbb két napon belül kell reagálni a leiratkozási kérelemre. Még azt is érdemes megfontolni, hogy akik rendszeresen nem nyitják meg ezeket a leveleket, azokat automatikusan levegyük a címzettek listájáról.

A levéformátumra vonatkozóan szintén vannak ajánlások: szabványos formázást kell használni, nem szabad HTML- vagy CSS-kódba üzenetet rejteni, az üzenet törzsében a linkeket jól azonosíthatóan kell megjeleníteni stb. A Google szerint a kiküldött levelek mennyiségét csak fokozatosan szabad növelni.

Ha valaki nem igazodik az új e-mailhitelesítési sztenderdekhez, azt kockáztatja, hogy e-mailjeit a fogadó oldal visszautasítja vagy spamnek jelöli. A Microsoft külön felhívja a figyelmet arra, hogy a Microsoft 365-öt amúgy sem szabad tömeges e-mailküldésre használni. Ha a rendszer ilyesmit érzékel, akkor az Exchange Online Protectionbe épített kimenő spamellenőrző blokkolhatja vagy speciális, magas kockázatú kézbesítési poolokba teheti a leveleket.

Levélkampányokat ettől még természetesen lehet indítani. A Microsoft azonban azt javasolja, hogy azokhoz on-prem e-mail szervert vagy olyan third-party tömeges levelezési szolgáltatást használjunk, ami segít az e-mail-küldési szabályok betartásában.

Szabályok az Exchange-hez – garancia nélkül

A Microsoft Exchange Online Protection esetében is lehet tömegesen levelet küldeni, de csak maximum 5000 domainre. Nem javasolt az sem, hogy a leveleket titkos másolatként küldjük nagy számú címzettnek.

Érdemes kijelölni egy aldomaint, amit kizárólag tömeges levélküldésre használunk, és nem a vezérigazgató mailcímét használni erre a célra (még ha jobban is mutatna). Előfordulhat ugyanis, hogy egy esetleges tiltás miatt a nagyon fontos munkamailek sem jutnak el a címzettekhez. Természetesen tömeges levélküldésre kijelölt aldomaint is szabványosan kell hitelesíteni.

A Microsoft azonban figyelmeztetett, hogy ha valaki mindezeket be is tartja, az még nem jelent garanciát arra, hogy a levele célba jut. Ha probléma adódik, célszerű bevetni az on-premise levelezőszervert vagy third-party szolgáltatót.