A pandémia miatt bevezetett óvintézkedések kikényszerítették azt a paradigmaváltást a munka világában, amelynek technológiai alapjai egyébként már jó ideje biztosítottak. Míg a gyártásban, logisztikában az Ipar 4.0 szabja újra a kereteket, a vállalati kultúra fejlődésének elsődleges terepe a munkavégzés, illetve annak keretei. Olyan szempontok kerülnek az eddigieknél lényegesen előkelőbb helyre, mint a szabadidő, az életminőség, a mentális egészség, a rugalmasság és mindezek megteremtése által a kreativitás, végső soron pedig a munka – legyen szó egyéni, tetszőleges helyen és időben végzett, vagy csapatmunkáról –  hatékonyságának fokozása. A fejlődés ráadásul nem „vertikálisan”, vagyis az erőforrásokban gazdag nagyvállalatoknál indul – bár itt a leglátványosabb –, majd később folytatódik a kisebb cégeknél, hanem mindenhol egyszerre történik. Épp úgy, ahogy a lezárások is az élet minden területén egyszerre köszöntek be.

A régi normák, mint például a napi nyolc órás, reggel 9-től délután 5-ig tartó munkanapok, amikor szakterülettől, a feladat jellegétől függetlenül szigorúan megkövetelték az irodai tartózkodást, lassanként a múlté. A merev szabályok rendszerére épített, az azt követő életvitelt és vállalati működést a hibrid munkavégzés mentén szabják újra, aminek lényege, hogy az otthoni munkavégzés és a közös munka előnyeit ötvözzék a rendelkezésre álló technológia maximális kiaknázásával. Egy új munkakultúra meghonosításával.

De hogy is jutottunk idáig? A paradigmaváltást – legalábbis annak globális egyidejűségét – egyértelműen a világjárvány kényszerítette ki. Hiszen mindaddig jellemzően a hagyományos, több évtizedes vagy akár évszázados múltra visszatekintő munkavégzési-munkamegosztási szisztémák domináltak, a technológia pedig ezeket egészítette ki. Ám a lezárásokkal szinte egyik pillanatról a másikra fel kellett nőni az otthoni munkavégzés feladatához. A nagyvállalatok rohamtempóban igyekeztek megteremteni a feltételeket –  technikai eszközök, új protokollok –, az átállás pedig kisebb nagyobb zökkenőkkel ugyan, de végbement. A következő kihívást a megváltozott környezet, az online konferenciák és az otthoni élet összehangolásával járó stressz, illetve a kiégés kezelése jelentette. Sok vállalat most találkozott először azzal, hogy a lelket nekik (is) tartaniuk kell az alkalmazottjaikban, azaz immár nem elegendő csakis a hatékonysági paramétereket figyelni.

Az új kihívásokkal való több hónapos küzdelem egyszersmind egy nagyon fontos tanulási folyamatot indított el mind egyéni, mind vállalati szinten, az új tapasztalatok birtokában pedig már nem az a cél, hogy a régi kerékvágásba térjen vissza az élet, hanem sokkal inkább az, hogy olyan rendszer épüljön ki, amely nagyobb hatékonyság mellett jobb életminőséget garantál a dolgozóknak, legyen szó vezetőkről vagy beosztottakról, nemzetközi óriáscégről vagy kisvállalkozásról.

A megoldást a hibrid munkavégzés jelenti, amely a legújabb technológiai fejlesztések mellett egy merőben új vállalati kultúra megteremtéséről szól. A változás iránti igény elementáris, és legalább annyira alulról jövő, mint amennyire vállalatirányítási szempontból racionális: a Microsoft 30 000 munkavállaló megkérdezésével elkészített Work Trend Index-e szerint a vezetők 80 százaléka számít arra, hogy a hibrid munkavégzés állandósulni fog, míg a munkavállalóknak több mint a 70 százaléka ezt el is várja.

A hibrid munkavégzéshez először is meg kell alkotni egy olyan működési rendet, amely garantálja az alkalmazottaknak a lehető legnagyobb rugalmasságot. Vagyis azt, hogy a rájuk bízott feladatot – vagy azok egy részét – bárhol és bármikor elvégezhessék. Ezt követően a munkavégzéshez eddig biztosított helyszínekről kell dönteni. Hiszen az irodák egy részére már nem lesz szükség – ezzel komoly összeget takaríthat meg egy vállalat –, ugyanakkor biztosítani kell azokat a tereket, ahol közösen is lehet dolgozni, illetve van lehetőség a társasági életre. Ez utóbbi fontosságát épp a lezárások mutatták meg, hiszen kiderült, a munkatársak igénylik egymás közelségét, a személyes interakciókat, gesztusokat. S ha ez is megvan, akkor már „csak” a technológiai hátterét kell megteremteni annak, hogy a dolgozók – legyenek akár távol a központtól, akár bent üljenek – képesek legyenek összekapcsolódni egymással akár külön-külön, akár többen egymással.

A World Trend Index készítői a vállalati vezetők és beosztottak tapasztalatai alapján öt pontos javaslatot is megfogalmaztak, amely segítheti a hibrid munkára való átállást. Elsőként említik a szabadság fontosságát: a nyári időszakot, amikor az ügyfelek is rendszerint a szabadságukat töltik, a pihenésre kell kihasználni. Mind a beosztottaknak, mind a vezetőknek meg kell adni a lehetőséget arra, hogy a munkát elfelejtve teljesen kikapcsolódhassanak, feltöltődhessenek.

A második pont szerint a vezetőknek célszerű átgondolniuk a vezetési módszereiket, szem előtt tartva beosztottjaik mentális egészségét. A rugalmasabb vezetői attitűd már számot vet azzal, hogy a munkatársak nem a hagyományos munkaidőben végzik a munkájukat, napközben lehetnek fontos egyéb elfoglaltságaik is, mint például a gyermekekről való gondoskodás vagy a testmozgás.

A Work Trend Index készítői harmadik pontként hangsúlyozzák, hogy a nyári időszakot a pihenés mellett célszerű kihasználni a képzésekre. Ez egyébként is egy csendesebb időszak a munkavégzés szempontjából, remek alkalmat kínál arra, hogy a munkatársak tanuljanak, fejlesszék a képességeiket, köztük azokat, amelyek épp a mentális egészség fenntartását szolgálják. A munkaadónak az a dolguk, hogy biztosítsák a tananyagot és képzési időpontokat.

Mint a negyedik pontban hangsúlyozzák, a hibrid munkavégzés kora új időszakot nyit az adatok felhasználása terén is. A hatékonyabb munkavégzést segíti, ha minél több adat, információ válik hozzáférhetővé a munkatársak számára. Az olyan eszközök, mint az Office 365 és a Viva, segítenek a munkatársaknak kapcsolatban maradni egymással és olyan adatokkal is szolgálhatnak, amelyek újabb felismerésekre, ötletekre vezethetik őket. Ezt támogatja a Microsoft Teams alkalmazás is, amely az egyes funkciók – például az élő feliratok, az élő átirat, a kéz felemelése, a reagálások és a csevegés – segítik a résztvevőknek a követést akár egyazon helyszínen, akár bárhol máshol kapcsolódjanak a konferenciához.

A tanulmány készítői ötödik pontként a munkahelyre való visszatérésről szóló kommunikáció átláthatóságát emelik ki, mivel nem csak egy válasz adható arra, hogy milyen az igazán jó hibrid munkakörnyezet. Éppen ezért nemcsak a vezetők által meghozott döntéseket érdemes kommunikálni, hanem azt is, hogy miképp születtek meg ezek a döntések és ebben hogyan vették figyelembe a munkavállalók igényeit.

Ha érdeklődik a téma iránt, tekintse meg a legutóbbi Microsoft Envision Hungaryt! A november 25-én immár tizedik alkalommal megrendezett digitális fórumon a korábbiakhoz hasonlóan megjelentek a magyar gazdaság legjelentősebb vállalatainak vezetői, hogy megosszák egymással tapasztalataikat és közösen keressék a választ a hibrid munka kihívásaira. Mindezek mellett beszámoltak arról is, hogy milyen technológiákat vesznek igénybe az új helyzethez való alkalmazkodásuk során.