Legyen szó üzleti, vagy éppen személyes jellegű fontos levélről, az egyik legnagyobb bosszúságot az okozza, ha az elküldött üzenetet meg sem kapja a címzett, miközben a feladó hiába vár a remélt válaszra. A probléma gyakran a spamszűrők miatt keletkezik. Ezek az algoritmusok a felhasználók postaládáját igyekeznek tisztán tartani a nem kívánt, vagy egyenesen rosszindulatú megkeresésektől. Ugyanakkor ahol fát vágnak, ott gyakran hullik a forgács is.

Az Insider a téma kapcsán egy tippgyűjteményt állított össze, amelyek betartásával jelentősen csökkenthető az esélye annak, hogy egy fontos e-mailünk a virtuális szemétlerakóban landol a túloldalon.

Kényes szavak

Az üzleti célú leveleknél különösen óvatosan kell bánni a megfogalmazással, mert a vállalati biztonsági szűrőket általában inkább túlhúzzák annak érdekében, hogy biztosan ne csússzon át valami ártalmas üzenet. A levél tárgyában például ne használjuk a "RE:" vagy "FW:" kezdést, ha az üzenet nem valódi válasz vagy továbbítás. Érdemes kerülni a szenzációhajhász állításokat, illetve az e-mail tartalmától teljesen független témákat. Szintén nem javallott az írásjelek és szimbólumok indokolatlan használata. A halmozott dollárjelek és a seregnyi felkiáltójel például általában vörös posztóként funkcionál a spamszűrőknél.

A tárgysor mellett ugyanilyen fontos, hogy magában a törzsszövegben se kövessük el a fentihez hasonló hibákat. Mint ahogy nem kívánt átirányítást érhet a csupa nagybetűs írásmód és bizonyos spamgyanús kifejezések (például "teljesen ingyenes", "költségmentes", "könnyű pénz" stb.) erőltetése is.

Csalárd csatolmányok

A levélhez kapcsolt, kártékony kódokat, veszélyes linkeket, utasításokat tartalmazó csatolmányok az internetes bűnözők egyik leggyakrabban bevetett eszközének számítanak. Éppen ezért az ilyen üzeneteket extra figyelemmel vizsgálják át a védelmi algoritmusok. Minél több állomány érkezik egy adagban, annál erősebb a vészjelző szirénák hangja. A kellemetlenségek elkerülése végett, ha különösen fontos témáról van szó, a csatolmányt tartalmazó levél mellett érdemes egy másik, tisztán szöveges üzenetet is küldeni a címzettnek, amelyben tájékoztatjuk az anyag érkezéséről. Egy másik lehetőség, hogy a csatolmányok helyett csak egy felhős tárhelyre (Dropbox, Google Drive stb.) mutató linket küldünk, ahonnan a fogadó fél saját maga tudja letölteni közvetlenül az állományokat.

Hitelesítési problémák

Ha vállalkozásunk rendszeresen sok egyéni levelet küld ki, vagy bejáratott hírlevele van, különösen fontos az e-mailek megfelelő hitelesítéséről gondoskodni. Ezt jellemzően a domainszolgáltatóval együttműködve lehet megtenni, de bizonyos helyeken a megfelelő instrukciók követésével egyedül is elvégezhető. A Google ajánlása szerint fontos közzétenni az e-mailhez tartozó domain SPF és DMARC rekordját. Ezek a protokollok azt hivatottak megakadályozni, hogy a spamküldők meghamisíthassák címünket, és nevünkben küldjenek üzeneteket. Szintén érdemes aktivizálni a DKIM (DomainKeys Identified Mail) aláírást, amellyel a címzett képes ellenőrizni, hogy valóban a címzett domainjéről érkezett-e az üzenet.

Veszélyes helyek

Előfordulhat az is, hogy domainünk valamilyen okból feketelistára kerül, ezért az innen érkező levelek nagy valószínűséggel a legtöbb helyen a spamek között kötnek ki. A Google ellenőrző oldalán magunk is megnézhetjük, van-e bármiféle probléma a címünkkel. Amennyiben bármiféle gond lenne, azt az utasítások alapján meg kell szűntetni, majd felülvizsgálatot kérni, hogy ismét biztonságosnak minősüljön domainünk.

Spamnek bélyegezve

Végül logikus, de nem feltétlenül egyértelmű oka lehet a spambe sorolásnak az is, hogy a címzett ekként jelölte meg egy levelünket, ami a további kapcsolattartást alaposan megnehezítheti. Ha valóban kéretlen leveleket küldtünk, akkor megérdemelten jártunk így, viszont a megbélyegzés történhet figyelmetlenségből, félrekattintással is. Egyedi esetekben ezt közvetlen kapcsolatfelvétellel lehet és érdemes tisztázni, ami után a címzett visszasorolhatja a kérdéses üzenetet a rendes levelek közé. Nagy tömegben küldőtt hírlevelek esetében pedig mindenképpen tartsuk be az összes vonatkozó jogszabályt (csak olyannak küldjünk ilyesmit, aki hozzájárult, legyen egyszerű és elérhető a leiratkozási lehetőség stb.) és tartsuk be a cikk elején említett, tartalomra vonatkozó irányelveket. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy túl sokan "jelentik fel" levelünket, aminek következtében egy idő után már szinte senki nem kapja meg üzenetünket.