Ma már szinte elfogadott, hogy az átlagos tudásmunkások szinte a beérkező hívások, e-mailek vagy rögtönzött megbeszélések szüneteiben dolgoznak, ami nem csak a munkavégzésük hatékonyságát befolyásolja, de kisebb-nagyobb mértékben nyomorulttá is teszi őket. Az Asana szoftvercég több mint 10 ezer fős, globális felmérése szerint a figyelmünkért versengő, folyamatosan érkező üzenetek az állandó multitasking állapotában tartják őket, miközben munkahelyi kommunikációval, információkereséssel, alkalmazások váltogatásával, a prioritások átértékelésével vagy az állapotfrissítések követésével foglalkoznak.

Az Anatomy of Work című jelentés alapján a válaszadók az idejük nem kevesebb mint 58 százalékát töltik ilyen mikrofeladatokkal, amire az Asana a "munka érdekében végzett munka" meghatározást használja. Ezzel szemben az értelmesnek minősített, szakmai tevékenység arányát 33 százalékra teszik, és mindössze 9 százalékos rátát rendelnek a fő célok érdekében végzett stratégiai munkához. Az átlagos alkalmazott heti három órát veszít egyedül a megbeszélések miatt, ami a válaszadók negyede szerint közvetlenül hozzájárul a határidők csúszásához.

Bár a digitális technológiából eredő megszakításokat könnyű a modern munkakörnyezet szerves részének tartani, az Asana felhívja rá a figyelmet, hogy sokszor ez jelenti a termelékenység legnagyobb akadályát. A probléma ráadásul annál nagyobbnak tűnik, minél nagyobb maga a vállalat: a jelentősebb szervezetek több egységgel, munkafolyamattal és eszközzel működnek, a menedzserek pedig az átlagnál is túlterheltebbek a "munka érdekében végzett munkával", mivel szerepük szerint a legtöbb figyelmüket a feladatok delegálása, a más csapatokkal való koordináció vagy a jelentések feldolgozása vonja el.

Csak a strukturális megközelítés hatékony

A ZDNet riportja ezzel kapcsolatban egy másik felmérést is idéz, amelynek értelmében már a dolgozók 56 százaléka szenved a stressztől a munkahelyi időgazdálkodás folyamatos helytelensége miatt. Abban a válaszadók kétharmad része nyilatkozott úgy, hogy legalább havonta egyszer megferdul a fejében a felmondás gondolata, általában pedig háromnegyed részük érzi magát állandóan elhavazva. Az Asana kutatása számokat is rendel ezekhez a mentális kihívásokhoz, amennyiben már tízből négy munkavállaló szenved időnként kiégéstől vagy "imposztor-szindrómától": csalónak érzi magát, és folyton a lebukástól fél a főnökei előtt.

A prioritások hiánya, a felesleges megbeszélések és a folyamatosan érkező üzenetek ezzel közvetlenül hozzájárulnak a szervezeti kockázatokhoz. A dolgot pedig nem érdemes annyival elintézni, hogy mindenki összpontosítson arra, ami számít, mert a vélemények nagyban eltérhetnek róla, hogy mi a fontos, és mi élvez elsőbbséget. Az Asana szerint éppen ezért minden változtatásnak strukturálisnak kell lennie, kezdve az olyan "egészséges munkavégzési szokások" érvényre juttatásával, mint amilyen a lecsatlakozáshoz való jog, az esténként vagy a szabadság ideje alatt a munkahelyi e-mailek figyelmen kívül hagyása lenne.