Súlyához képest meglehetősen keveset foglalkoznak a nagyvállalati szoftverek fejlesztői olyan megoldásokkal, amelyek a hatékonyság növelését, a munkaszervezés optimalizálását nem a cél felől, hanem a munkahelyi körülmények és a munkaszervezés oldaláról közelítik meg. Pedig ez egyre fontosabb, hiszen nagyon sok alkalmazottat fenyeget a kiégés veszélye – írja a Microsoft hivatalos blogján Natalie McCullough, a Workplace Analyticsért és MyAnalyticsért felelős általános igazgatóhelyettes annak kapcsán, hogy a vállalat bejelentette: általánosan elérhető az üzleti Office 365-ben és Microsoft 365-ben a MyAnalytics szolgáltatás.

A Microsoft tavaly nyáron mutatta be preview-ként ennek megelőzésére szolgáló eszközét, a Graph-ra épülő MyAnalytics szolgáltatást (illetve a csoportmunka hatékonyságát növelni hivatott Workplace Analyticsot). A szolgáltatás mesterséges intelligencia segítségével elemzi az alkalmazott munkavégzési szokásit, és segít azt optimalizálni, illetve megtartani a munka és a magánélet közti egészséges egyensúlyt.

A személyes dashboardon mutat minden fontosat

A MyAnalytics figyeli a fontosabb munkahelyi tevékenységeket, és automatikusan gyűjti az adatokat. Mutatja naptárbejegyzések és mailek alapján a megbeszélésekre fordított teljes időt (külön azt, amit az alkalmazott nem az előkészítésre, felkészülésre fordított, hanem ténylegesen a találkozókon töltött), az elolvasott emailek arányát százalékban, valamint azt is, hogy mennyi az átlagos válaszadási idő, azaz egy levélre átlagosan mennyi idő alatt reagál.

Az elfoglaltságokat a munkacsoportban személyekre lebontva is meg lehet nézni – kiemelve piktogrammal a munka szempontjából fontos személyeket. Így az alkalmazott azt is pontosan meg tudja nézni, hogy kivel mennyi időt töltött.

Most januártól ez kiegészült azzal, hogy az OneDrive-on vagy a SharePointon keresztül elért dokumentumok szerkesztésével töltött idő is bekerül az elemzésekbe. Egyelőre a MyAnalytics azt mutatja, hogy mely dokumentumokat nyitott meg az alkalmazott OneDrive-on vagy SharePointon keresztül, és ebből hány olyan volt, melyet munkaidő után nyitott meg.

A MyAnalytics a dolgozó személyes irányítópultján jeleníti meg a elemzés eredményét grafikus formában, amiből könnyen és gyorsan le lehet olvasni, hogy hol van probléma a hatékonysággal. Emellett a szolgáltatás javaslatokat is tesz. A legkézenfekvőbb például, hogy figyelmeztet, ha munkaidő után akar valaki kollégáinak emailt küldeni.
 

A MyAnalytics felülete

A Microsoft állítja, az elemzésekhez kizárólag olyan adatokat használ fel, melyek a vállalati rendszerből elérhetők (emailek, naptárbejegyzések, Skype-hívások adatai...). Nem figyeli a számítógépen folytatott tevékenységet, és nem rögzíti a meglátogatott webhelyeket sem. Az adatokat egyébként maga az alkalmazott sem láthatja a személyes irányítópultján, csupán a belőlük készült elemzést. A MyAnalytics az elemzést is személyes információként kezeli, így ahhoz sem a rendszergazda, sem a munkahelyi vezető nem férhet hozzá.

De hogy cégszinten is hasznos legyen a szolgáltatás, az aggregált adatokból anonimizált formában összesített statisztikákat lehet készíteni a csoport és a cég tevékenységéről.

A bővítmény elsősorban vállalatoknak készült, ezért a vállalati Office 365 és Microsoft 365 (E1, E3, E5) részeként érhető el, de a nonprofit Office 365-be is beépítették.

Itt is a hatékonyságnövelés a cél

McCullough blogbejegyzésében egy tavaly nyáron kiadott Gallup-tanulmányt idéz, mely szerint a teljes munkaidőben dolgozó alkalmazottak kétharmada panaszkodott a kiégésre. Ez több tényezőre is visszavezethető, de a leghangsúlyosabb az általánosan növekvő munkaterhelés. Már nincs éles határvonal a munka és a magánélet között, amit épp a technológia tesz lehetővé. Ezzel párhuzamosan egyre több időt vesz el a kollaborációra fordított idő, a csevegés, az emailek, egyre több a meeting és így tovább.

A probléma a vállalatok szempontjából is fontos. A kiégő alkalmazottak 63 százalékkal nagyobb valószínűséggel esnek ki betegség miatt a munkából, mint akik jó kondícióban vannak – írja a Gallup tanulmánya. Emellett kevésbé hajlandók arra, hogy együttműködjenek főnökükkel az üzleti célok eléréséhez, ugyanakkor jóval valószínűbb az, hogy rövid időn belül más munka után néznek. Ez utóbbi különösen érzékenyen érinti a szervezeteket a mai munkaerőhiányos időkben.