Mi lenne a folyamatmodellezés célja? Hogyan működik a hatékony vállalatoknál a folyamatmenedzsment? A Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézete hiánypótló kutatásának harmadik része ismét tanulságos grafikonokkal.
Hirdetés
 

Kutatási eredményeinket összegző cikksorozatunk első részében a magyar vállalatok általános felkészültségét mutatta be a vállalatiarcitektúra-menedzsment terén. A második részében megmutattuk, hogy a vállalatok túlnyomó többsége, valamilyen módon rögzíti folyamatait, még ha nem is teljes körűen, és talán nem a legmodernebb megoldásokkal. Kutatásunk folytatásában azt vizsgáltuk, mi a motiváció a folyamatok rögzítése mögött.

Ezért kell a folyamatokat rögzíteni

A kutatásról
A Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézetének kutatói 2014-2015 során kiemelten vizsgálták a vállalati architektúra menedzsment (EAM) hazai elterjedését és gyakorlatát. A kutatásban szakmai partnerünk volt az ITSMf Magyarország, a Magyarországi Vezető Informatikusok Szövetsége (VISZ) és a Vállalati Architektúra Menedzsment Szakértők Egyesülete (VAMSZ) egyesülete.
A felmérést ön is segítheti az egy kattintásnyira elérhető kérdőív kitöltésével.

A válaszadó szervezetek gyakorlatában a folyamatok rögzítésének legfőbb okaként (75 százalék) a szabályozási feladatot, a szabályzatok kialakítását jelölte meg. A szabályozás célja, hogy bizonyos folyamatok végrehajtásának módját előírják, és egyúttal lehetőség szerint a feladatokhoz kapcsolódóan a felelősséget is meghatározzák. Érdekes ugyanakkor, hogy a folyamatok rögzítésében a felelősség meghatározását ugyanakkor már csak a válaszadók 57 százaléka említette.

Szintén a szabályozási kérdésekhez kapcsolódik a külső szabályozási elvárásoknak való megfelelés kérdése (compliance), és ezen elvárások leképezése a szervezet gyakorlatára. Ennek megvalósítását a válaszadók 40%-a jelölte meg okként.

A folyamatok rögzítésének második legelterjedtebb célja – a válaszadók 63 százaléka jelölte meg – a folyamatok fejlesztésének elvárása. Fejleszteni ugyanis csak úgy lehet, ha a kiinduló állapotot is ismerjük. Szintén hangsúlyosan jelenik meg (54 százalék) a workflow-támogatás kialakításának célja is.

Talán csak a vizsgált szervezetek informatikai fejlesztési területeinek fontos lehetőség, hogy a jól dokumentált folyamatok arra is alkalmasak, hogy az üzleti logika világos leképezéséből továbblépve informatikai rendszerterv (a válaszadók 38 százaléka) vagy követelményspecifikáció (31 százalék) is készüljön.

Ahogy a szervezetek folyamatmenedzsment gyakorlatának érettségét vizsgálva előző cikkünkben már kimutattuk, a folyamatokra vonatkozó mérések kialakítása alacsony szinten áll. Ezt csupán a válaszadók ötöde jelölte meg a folyamatok rögzítésének céljaként.

Még alacsony az ismertsége annak (a válaszadók 16 százaléka jelölte meg), hogy a folyamatok rögzítése egyben lehet a szervezeti tudásmenedzsment-rendszer alapja is. Azáltal ugyanis, hogy azonosítjuk az egyes szerepkörökhöz tartozó feladatokat, egy újabb lépésben meghatározható, hogy a feladatok végrehajtásához milyen tudás, képességek szükségesek.

BCE EAM kutatás 2015/3
Create bar charts

Ettől a mintától hangsúlyok tekintetében némileg eltér az igazán nagy (több mint 1500 alkalmazottat foglalkoztató) vállalatok gyakorlata. Az ilyen méretű szervezetekben ugyanis a folyamatfejlesztési cél, valamint a workflow kialakításának (és ezáltal a vállalati folyamatok erőteljes támogatásának) célja előkelőbb helyet foglal el.

Felelősségek, folyamatok, definíciók

Mint ahogy az adatokból is látható, a szabályozási kérdéseknek, a szabályzatok kialakításának nagy jelentőséget tulajdonítanak a vizsgált szervezetek, és ezt a tevékenységet igyekeznek is valamilyen módon támogatni. Az előző kérdéshez képest (milyen célból rögzítjük a folyamatokat) most megfordítottuk a logikát, és azt vizsgáltuk részletesebben, hogy mi szükséges ahhoz, hogy szabályzatokat tudjunk kialakítani?

A válaszadók a legfontosabb három elemnek a felelősségek világos meghatározását, a folyamatok meghatározását, valamint a kapcsolódó, értelmező definíciók rögzítését jelölték meg. Az eredményekből az is látható, hogy a szabályzatok alapvetően egy végrehajtási logikát határoznak meg, ezért magának a szervezetnek a felépítése vagy a szükséges dokumentumok, dokumentumáramlás meghatározása kevésbé hangsúlyos, mi több a döntési pontokban a döntési feltételek rögzítése is csak a válaszadók valamivel több mint negyedénél jellemző.

BCE EAM kutatás 2015/4
Create column charts

Miközben a számok a statisztika nyelvén írják le a vállalatok elvárásait, kutatásunkban törekedtünk arra, hogy több szervezet gyakorlatát esettanulmány jelleggel feltárva a szabályzatok, illetve a szabályzatok felhasználhatóságát is vizsgáljuk. Kutatásunkban azt láttuk, hogy a szabályzatok kialakítása alapvetően egy szabályozó oldali logikában képeződik le: "én mint szabályozó, mit szeretnék". Az már kevésbé hangsúlyos, hogy milyen módon lehet ezeket az elvárásokat végrehajtani, sőt a szabályozott területeken dolgozók, felhasználók vagy ügyfelek elvárásai is másodlagosak.

A kritikus pontok

Ez a megközelítés kiemelten kritikussá válik, amikor valamilyen szervezet-ügyfél interakcióról van szó (pl. ügyfélszolgálaton indított ügyek). Kutatásunkban az alábbi öt leggyakoribb problémát sikerült azonosítanunk.

1. Mind ügyfélként/felhasználóként, mind szervezeti végrehajtóként nehéz követni az előírt folyamatokat.

2. Nehéz kontrollálni, hogy a szabályozott folyamatok úgy történnek-e meg, ahogy azokat előírták.

3. A komplexebb folyamatok esetében a folyamatok lefutása lassú, nehezen azonosítható, hol állnak meg a folyamatok.

4. A végrehajtás mind ügyféloldalról, mind végrehajtóként tele van hibákkal, emiatt újabb csúszás várható.

5. A szabályozó igyekszik a végrehajtói oldalt tehermentesíteni, ám közben az ügyfeleket terhelni a feladatokkal.

A szerzők
Fehér Péter a Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézetének docense, a Gazdálkodástudományi Kar oktatási dékánhelyettese. Varga Krisztián az Intézet adjunktusa.

Ezen tapasztalatok nem csak azt az igényt generálják, hogy a szabályozások során használjunk folyamatlogikát (ami egyébként a válaszadók szerint erőteljesen megjelenik), és hogy a folyamatokat minél formálisabban rögzítsük, hanem fontos a minden érintettre (ügyfelek, felhasználók, végrehajtók, szabályozók, irányítók) kiterjedően egyeztetett folyamatok kialakítása is.

Ebben a megközelítésben a szabályzatok kialakítása nem csak egy szabályozási, hanem szervezetfejlesztési, folyamatfejlesztési, hatékonyságnövelési kérdés is egyben – és ezeket a kérdéseket nem lenne szabad egymástól elválasztani.

* * *

Kutatásunk folytatódik. Ha az EAM megközelítés gyakorlójaként hozzá tud járulni tapasztalataival kutatásunkhoz, segítse munkánkat az egy kattintásnyira elérhető újabb kérdőív kitöltésével.

Cloud & big data

Mélyen a zsebébe nyúlt az Adobe

A cég története legnagyobb súlyú akvizícióját jelentette be. A marketingautomatizációs megoldásokat fejlesztő Markto 4,75 milliárd dollárért lesz az Adobe része.
 
Hirdetés

Megvédhetjük adat-önmagunkat?

Változnak a védelmi képességeink és a lehetőségeink is, ami miatt új játékszabályokat kell írnunk. Erről is szól majd a minden eddiginél pörgősebb és interaktívabb, megújult ITBN CONF-EXPO.

Hirdetés

Így tervezzünk IAM projektet – A kiemelt jogosultságok menedzsmentje

A kiemelt jogosultságok kezelésének legégetőbb kérdései, hogy hol vannak az informatikai rendszerek kritikus pontjai, kiknek van hozzáférése ezekhez, illetve mennyire tartjuk lojálisnak őket ahhoz, hogy rájuk bízzuk az érzékeny adatainkat és az üzletmenet folytonossága szempontjából létfontosságú rendszereink működését.

Az IT feladata a technológiahasználat leegyszerűsítése – lenne. A technológiához való hozzáférés biztosítása és felügyelete azonban megbonyolítja a dolgokat. Vajon át lehet vágni a gordiuszi csomót?

a melléklet támogatója a Balasys

ÉLŐBEN SIÓFOKRÓL

SAP NOW Hungary:
technológia és HR-víziók

Az SAP kétnapos rendezvénye az idén is követhető a Bitporton!

TOVÁBB A KÖZVETÍTÉSRE >

Reakció „A CIO-k elmondták, hogy alkalmazható az agilitás egy nagyvállalatnál” című cikkünkre, amely a CIO Hungary 2018 konferencia tudásmegosztást segítő programjának tapasztalatait foglalta össze.

A CIO-k elmondták, hogy alkalmazható az agilitás egy nagyvállalatnál

a Bitport
a Vezető Informatikusok Szövetségének
médiapartnere

Hogyan forradalmasítja a számítástechnikát a nanotechnológia? Majzik Zsolt kutató (IBM Research-Zürich) írása. Vigyázat, mély víz! Ha elakadt, kattintson a linkekre magyarázatért.
Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthetően, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport kilencedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2018 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.