Mi lenne a folyamatmodellezés célja? Hogyan működik a hatékony vállalatoknál a folyamatmenedzsment? A Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézete hiánypótló kutatásának harmadik része ismét tanulságos grafikonokkal.

Kutatási eredményeinket összegző cikksorozatunk első részében a magyar vállalatok általános felkészültségét mutatta be a vállalatiarcitektúra-menedzsment terén. A második részében megmutattuk, hogy a vállalatok túlnyomó többsége, valamilyen módon rögzíti folyamatait, még ha nem is teljes körűen, és talán nem a legmodernebb megoldásokkal. Kutatásunk folytatásában azt vizsgáltuk, mi a motiváció a folyamatok rögzítése mögött.

Ezért kell a folyamatokat rögzíteni

A kutatásról
A Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézetének kutatói 2014-2015 során kiemelten vizsgálták a vállalati architektúra menedzsment (EAM) hazai elterjedését és gyakorlatát. A kutatásban szakmai partnerünk volt az ITSMf Magyarország, a Magyarországi Vezető Informatikusok Szövetsége (VISZ) és a Vállalati Architektúra Menedzsment Szakértők Egyesülete (VAMSZ) egyesülete.
A felmérést ön is segítheti az egy kattintásnyira elérhető kérdőív kitöltésével.

A válaszadó szervezetek gyakorlatában a folyamatok rögzítésének legfőbb okaként (75 százalék) a szabályozási feladatot, a szabályzatok kialakítását jelölte meg. A szabályozás célja, hogy bizonyos folyamatok végrehajtásának módját előírják, és egyúttal lehetőség szerint a feladatokhoz kapcsolódóan a felelősséget is meghatározzák. Érdekes ugyanakkor, hogy a folyamatok rögzítésében a felelősség meghatározását ugyanakkor már csak a válaszadók 57 százaléka említette.

Szintén a szabályozási kérdésekhez kapcsolódik a külső szabályozási elvárásoknak való megfelelés kérdése (compliance), és ezen elvárások leképezése a szervezet gyakorlatára. Ennek megvalósítását a válaszadók 40%-a jelölte meg okként.

A folyamatok rögzítésének második legelterjedtebb célja – a válaszadók 63 százaléka jelölte meg – a folyamatok fejlesztésének elvárása. Fejleszteni ugyanis csak úgy lehet, ha a kiinduló állapotot is ismerjük. Szintén hangsúlyosan jelenik meg (54 százalék) a workflow-támogatás kialakításának célja is.

Talán csak a vizsgált szervezetek informatikai fejlesztési területeinek fontos lehetőség, hogy a jól dokumentált folyamatok arra is alkalmasak, hogy az üzleti logika világos leképezéséből továbblépve informatikai rendszerterv (a válaszadók 38 százaléka) vagy követelményspecifikáció (31 százalék) is készüljön.

Ahogy a szervezetek folyamatmenedzsment gyakorlatának érettségét vizsgálva előző cikkünkben már kimutattuk, a folyamatokra vonatkozó mérések kialakítása alacsony szinten áll. Ezt csupán a válaszadók ötöde jelölte meg a folyamatok rögzítésének céljaként.

Még alacsony az ismertsége annak (a válaszadók 16 százaléka jelölte meg), hogy a folyamatok rögzítése egyben lehet a szervezeti tudásmenedzsment-rendszer alapja is. Azáltal ugyanis, hogy azonosítjuk az egyes szerepkörökhöz tartozó feladatokat, egy újabb lépésben meghatározható, hogy a feladatok végrehajtásához milyen tudás, képességek szükségesek.

BCE EAM kutatás 2015/3
Create bar charts

Ettől a mintától hangsúlyok tekintetében némileg eltér az igazán nagy (több mint 1500 alkalmazottat foglalkoztató) vállalatok gyakorlata. Az ilyen méretű szervezetekben ugyanis a folyamatfejlesztési cél, valamint a workflow kialakításának (és ezáltal a vállalati folyamatok erőteljes támogatásának) célja előkelőbb helyet foglal el.

Felelősségek, folyamatok, definíciók

Mint ahogy az adatokból is látható, a szabályozási kérdéseknek, a szabályzatok kialakításának nagy jelentőséget tulajdonítanak a vizsgált szervezetek, és ezt a tevékenységet igyekeznek is valamilyen módon támogatni. Az előző kérdéshez képest (milyen célból rögzítjük a folyamatokat) most megfordítottuk a logikát, és azt vizsgáltuk részletesebben, hogy mi szükséges ahhoz, hogy szabályzatokat tudjunk kialakítani?

A válaszadók a legfontosabb három elemnek a felelősségek világos meghatározását, a folyamatok meghatározását, valamint a kapcsolódó, értelmező definíciók rögzítését jelölték meg. Az eredményekből az is látható, hogy a szabályzatok alapvetően egy végrehajtási logikát határoznak meg, ezért magának a szervezetnek a felépítése vagy a szükséges dokumentumok, dokumentumáramlás meghatározása kevésbé hangsúlyos, mi több a döntési pontokban a döntési feltételek rögzítése is csak a válaszadók valamivel több mint negyedénél jellemző.

BCE EAM kutatás 2015/4
Create column charts

Miközben a számok a statisztika nyelvén írják le a vállalatok elvárásait, kutatásunkban törekedtünk arra, hogy több szervezet gyakorlatát esettanulmány jelleggel feltárva a szabályzatok, illetve a szabályzatok felhasználhatóságát is vizsgáljuk. Kutatásunkban azt láttuk, hogy a szabályzatok kialakítása alapvetően egy szabályozó oldali logikában képeződik le: "én mint szabályozó, mit szeretnék". Az már kevésbé hangsúlyos, hogy milyen módon lehet ezeket az elvárásokat végrehajtani, sőt a szabályozott területeken dolgozók, felhasználók vagy ügyfelek elvárásai is másodlagosak.

A kritikus pontok

Ez a megközelítés kiemelten kritikussá válik, amikor valamilyen szervezet-ügyfél interakcióról van szó (pl. ügyfélszolgálaton indított ügyek). Kutatásunkban az alábbi öt leggyakoribb problémát sikerült azonosítanunk.

1. Mind ügyfélként/felhasználóként, mind szervezeti végrehajtóként nehéz követni az előírt folyamatokat.

2. Nehéz kontrollálni, hogy a szabályozott folyamatok úgy történnek-e meg, ahogy azokat előírták.

3. A komplexebb folyamatok esetében a folyamatok lefutása lassú, nehezen azonosítható, hol állnak meg a folyamatok.

4. A végrehajtás mind ügyféloldalról, mind végrehajtóként tele van hibákkal, emiatt újabb csúszás várható.

5. A szabályozó igyekszik a végrehajtói oldalt tehermentesíteni, ám közben az ügyfeleket terhelni a feladatokkal.

A szerzők
Fehér Péter a Budapesti Corvinus Egyetem Informatikai Intézetének docense, a Gazdálkodástudományi Kar oktatási dékánhelyettese. Varga Krisztián az Intézet adjunktusa.

Ezen tapasztalatok nem csak azt az igényt generálják, hogy a szabályozások során használjunk folyamatlogikát (ami egyébként a válaszadók szerint erőteljesen megjelenik), és hogy a folyamatokat minél formálisabban rögzítsük, hanem fontos a minden érintettre (ügyfelek, felhasználók, végrehajtók, szabályozók, irányítók) kiterjedően egyeztetett folyamatok kialakítása is.

Ebben a megközelítésben a szabályzatok kialakítása nem csak egy szabályozási, hanem szervezetfejlesztési, folyamatfejlesztési, hatékonyságnövelési kérdés is egyben – és ezeket a kérdéseket nem lenne szabad egymástól elválasztani.

* * *

Kutatásunk folytatódik. Ha az EAM megközelítés gyakorlójaként hozzá tud járulni tapasztalataival kutatásunkhoz, segítse munkánkat az egy kattintásnyira elérhető újabb kérdőív kitöltésével.

Cloud & big data

Teljes kudarcnak tűnik a fegyvereket kereső MI bevetése a New York-i metróban

Rengeteg hamis riasztást és nulla találatot produkált New Yorkban az a kísérleti program, amelynek során mesterséges intelligenciával próbálták kiszűrni a fegyvert hordó utasokat a város metrórendszerében.
 
Hirdetés

Rendszerek és emberek: a CIO választásai egy új magyar felmérés tükrében

"Nehéz informatikusnak lenni egy olyan cégben, ahol sok az IT-s" – jegyezte meg egy egészségügyi technológiákat fejlesztő cég informatikai vezetője, amikor megkérdeztük, milyennek látja házon belül az IT és a többi osztály közötti kommunikációt.

Ezt már akkor sokan állították, amikor a Watson vagy a DeepMind még legfeljebb érdekes játék volt, mert jó volt kvízben, sakkban vagy góban.

a melléklet támogatója a Clico Hungary

Hirdetés

Így lehet sok önálló kiberbiztonsági eszközéből egy erősebbet csinálni

A kulcsszó a platform. Ha egy cég jó platformot választ, akkor az egyes eszközök előnyei nem kioltják, hanem erősítik egymást, és még az üzemeltetés is olcsóbb lesz.

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.