IP-telefónia, videokonferencia, BYOD, jelenlét-állapot, mobileszköz-kezelés – könnyen dobálózunk a kifejezésekkel, ha a vállalati kollaborációs munkavégzés hatékonyságának növeléséről van szó, de bevezetésük körültekintő tervezést igényel. Szerencsére van segítség.

Csoportmunka a 21. században

A vállalatok számára a legfőbb értéket régóta nem a tárgyi eszközeik vagy az ingatlanaik piaci értéke jelentik, hanem sokkal inkább az alkalmazottak fejében található tudás, azaz a szürkeállományból építkező vállalati tudástár; valamint az ügyfelekről összegyűjtött adatok és az elemző eszközökkel abból kinyerhető információk. Ez a szemlélet óhatatlanul adat és információ központosításhoz vezet, azaz a vállalati értéket magába foglaló adatok zöme előbb-utóbb védett, ellenőrzött számítógéptermi infrastruktúrába kerül.

Mindez fokozza a felhő alapú és a mobiltechnológiák terjedését – az alkalmazottak földrajzilag bárhonnan elvégezhetik feladataik jelentős részét, amennyiben képesek biztonságosan hozzáférni a vállalati konszolidált adatokhoz. Ebből következően a fentivel ellentétes helyzetben való munkavégzés egyszerűen nem hatékony, versenyhátrányt jelent a rivális vállalatokhoz képest.

Az adat-centralizáció és a felhőben való munkavégzés együttesen lényegesen nagyobb hatékonyságot biztosít. A következő lépés az alkalmazottak munkafolyamatainak informatikai eszközökkel való támogatása. Ez hatékonyság- és megtérülés-növekedéssel jár, mivel hétköznapi, rutinjellegű feladataikban jelentős terhet vesz le a vállukról. Képessé válnak távolról is, egymással kisebb-nagyobb csoportokat alkotva egy időben, közösen dolgozni anélkül, hogy bonyolult jóváhagyatási folyamatokra lenne szükség.

Az ehhez szükséges kommunikációs eszközök a hatékonyságot jelentősen növelhetik, legyen szó azonnali üzenetküldésről (IM), fájlok és digitalizált munkaanyagok megosztásáról vagy videó-hívások kezdeményezéséről. A szolgáltatások adott vállalat igényeinek megfelelő módon történő kiválasztásában segíthetnek a rendszerintegrátor cégek is – mondták lapunknak a 99999 Informatika Kft. szakértői (a cég egyébként saját meghatározása szerint innovatív gyártók termékeit informatikai szolgáltatásokkal ötvözi). Ők például hangalapú hívásoknál a hívás menedzsment és a képalapú kommunikáció esetében a központi videoirányítás és az ezekre épülő modern kommunikációs csatornák kialakításában tudnak segíteni.

IP-telefónia és BYOD

Hogyan működik ez a gyakorlatban? Az IP-telefónia már nemcsak hagyományos telefonszolgáltatást takar, hanem alapot biztosít olyan kollaborációs szolgáltatásoknak, mint tartalom- és jelenlét-állapot megosztása vagy a videokonferencia. Egy körültekintően kialakított kollaborációs rendszerben az érintett szolgáltatás eszköztől függetlenül válik elérhetővé, azaz teljesen mindegy, hogy egy asztali telefonkészülékről, PC-s szoftkliensről vagy tabletről akarjuk használni.

Az előbb említett transzparens működést számos esetben komoly rendszerintegrátori munka teszi lehetővé, mivel bizonyos esetekben az IP-telefónia és a vállalati kollaborációs rendszer egymástól teljesen független (annak ellenére, hogy szolgáltatásaikban sok átfedés van). Ezek integrálásával megszűnik a helyhez kötöttség, a munkához szükséges erőforrások mindenhonnan hozzáférhetővé válnak, legyen a kolléga akár otthon, akár külföldön vagy ápp az asztali gépénél. Emellett a csoportmunkában dolgozó csapat minden egyes tagjának jelenlétállapota (presence status) is elérhetővé válik, azaz könnyen felmérhető lesz a kollégák foglaltsága, elérhetősége.

Mindez persze nem csupán vállalati eszközök révén valósítható meg, sőt már Magyarországon is egyre több cég ad teret a BYOD trendnek. Az alkalmazottak saját okoskészülékeiket használják, melyen virtuális környezet gondoskodik a vállalati- és a magánadatok keveredésének elkerüléséről.

Természetesen ez csak akkor lehet életképes, ha megfelelő a vállalati biztonságpolitika, és a menedzsment támogatását is bírja a BYOD. Ha nem követelik meg a biztonsági funkciók használatát az alkalmazottaktól, az sebezhetővé teszi a rendszert. Ugyanakkor legalább ennyire fontos a bevezetéshez szükséges oktatás, képzés támogatása; de nem csak az elvek szintjén. Ez a valós anyagi ráfordítást sem nélkülözheti.

A mobility vállalati alkalmazhatósága

Mire van szükség a mobilitás vállalati használatához? Több építőelemet is be kell építeni a gyakorlati használatba, ám jellemzően ezek némelyike vagy zöme már megtalálható az infrastruktúrában. Szükség van központi szerverkomponensek telepítésére (ilyen például a hívásmenedzsment) és a WiFi technológia alkalmazására – annak ellenére, hogy utóbbitól még mindig tart az informatikai vezetők egy része, mert a vezetékes adattovábbításnál kevésbé biztonságosnak tartják a vezeték nélküli kommunikációt.

A biztonságot figyelembe véve kell lehetőséget adni a vállalati határokon kívülről dolgozó munkatársak mobileszközeinek használatára. Nyilvános mobilszolgáltatón keresztüli belső információk elérése során elengedhetetlen a hozzáférés kontrollálása, amit legjobban a mobil eszköz menedzsment (MDM – Mobile Device Management), vagyis a mobileszközök központi vezérlése képes biztosítani, így annak a vállalati infrastruktúrába beépítése sem kerülhető meg.

Ma már a kollaborációs szolgáltatásokat szinte kommunikációképes bármilyen eszközről lehet használni

Az MDM-nek köszönhetően lehetőség nyílik olyan feladatok elvégzésére, mint felhasználó letiltása távolról vagy az elveszített telefonon történő távoli adatok törlése. Érdemes ugyanakkor megjegyezni, hogy egy megfelelően kialakított környezetben nem a mobileszközök tartalmazzák a bizalmas információkat, azokat a felhőben tárolják, az okostelefonok, tabletek, laptopok „csupán” hozzáférést biztosítanak az adatokhoz.

És ha mégis nyitni kell

A biztonság és a mobilitás végső próbáját nem a nyilvános hálózatokon keresztüli munkavégzés jelenti, gyakran felmerülő igény, hogy az adatok egy részét elérhetővé kell tenni külső partner számára.

A munkavégzés hatékonyságát növelő kommunikációs lehetőségek közül külön említést érdemel a federáció, melynek során az egymással partneri kapcsolatban levő vállalatok bizonyos mértékig belelátnak egymás kommunikációs rendszerébe. Ez persze a bizalom magas szintjét feltételezi, aminek párosulnia kell a biztonsági funkciók legteljesebb felhasználásával.

Az egymásban megbízó vállalatok tanúsítványaik elfogadásával teszik lehetővé az integrált hang- és videokommunikációt, illetve akár a jelenlét- és a (kontrollált) tartalommegosztást.

Gyors lesz a megtérülés

Ezek a megoldások az eddig alkalmazott levelezési rendszereknél sokkal hatékonyabb csatornát biztosítanak a kommunikációra. Az alkalmazott technológiák felhasználói felületei könnyen érthetőek, kezelhetőek, hiszen a vállalaton kívül a magánéletben használt, már megszokott módon működnek, függetlenül attól, hogy a mögötte felépített bonyolult kommunikációs rendszer on-premise vagy publikus felhőszolgáltatói környezetben került implementálásra.

A hatékonyságot növelő kollaborációs rendszerek beruházásai nagyon gyorsan megtérülnek, mert az utazással járó és az inaktív időtöltéshez kapcsolódó költségek megszűnnek. Az alkalmazott eszközökkel a vállalati értékteremtő folyamatok átláthatóbbá és könnyen követhetővé válnak, a felhasználók teljesítménye javul, a döntéshozatal gyorsabbá válik, hiszen a döntési folyamatok komplexitása a hatékony kommunikációval leegyszerűsödik.