Ha jobban megvizsgáljuk a vállalati informatikai rendszerek evolúcióját, azt látjuk, hogy az első, a vállalati folyamatokat segítő szoftverek valamiféleképpen összefüggtek a HR-rendszerekkel. Az már 20-25 éve is kézenfekvő volt – még Magyarországon is –, hogy a vállalatok pénzügyekkel kapcsolatos tevékenységét nagyban tudják segíteni az informatikai rendszerek. A könyvelés, a bérelszámolás, a különböző juttatások és a szabadságolások kezelése szoftverekkel sokkal egyszerűbbé vált.

Innen nem is olyan hosszú út vezetett a komplex, az ERP (Enterprise Research Planing) rendszerekkel integrált HR-szoftverekeig, melyek a vállalatok egyik legfontosabb erőforrását, az embert illesztették be az üzleti folyamatokba.

A HR-rendszereket éppen ezért ma már inkább hívják humán erőforrás információs rendszereknek (Human Resources Information System – HRIS vagy Human Resources Management System – Human Resources Information System), amely a hagyományos humán erőforrás menedzsment és az információtechnológia metszéspontjaként áll elő. És mint ilyen, a vállalati erőforrás-tervezés, azaz az ERP részeként, annak speciális alrendszereként jelenik meg.

A vállalat legbonyolultabb eleme

Ha egy komplex HR-rendszert vizsgálunk, azt látjuk, hogy gyakorlatilag minden eleme összefügg a vállalat valamely kulcs folyamatával: például a bérszámfejtés és a szabadságkezelés a költségtervezéssel, a könyveléssel, a munkaidő-nyilvántartás az erőforrás-tervezéssel, a teljesítményértékelés a folyamat-menedzsmenttel és így tovább.

Mint azt Giller Tamás, az ERP blog szerzője, a Bitportnak elmondta, annak ellenére, hogy az ERP rendszerek maguk is lehetőséget nyújtanak a humán erőforrás alapszintű kezelésére, a hazai kkv-k körében viszopnylag alacsony ezeknek a rendszereknek a penetrációja. A szakértő szerint ez részben azzal függ össze, hogy a HR rendszerek egy fontos alapeleme, a bérszámfejtés (és az ahhoz tartozó egyéb elemek) sok esetben házon kívül vannak, mivel a könyvelést arra szakosodott külső könyvelő cégekre bízzák outsourcing szerződések keretében. A szakértő szerint azonban a nagyvállalatoknál – a HR-folyamatok összetettsége miatt is – ennél jobb a helyzet.

Ezt igazolja részben az IDC egy idei felmérése is, mely szerint egyfelől a magyar piac is vevő az ezen a területen megjelenő legkorszerűbb IT-alapú megoldásokra. Az outsourcing azonban jóval dinamikusabban nő, mint az alkalmazásfejlesztési piac. Ennek hátterében a kihelyezés iránt növekvő nyitottság és a mérsékelt penetráció áll. A bérügyviteli alkalmazások piacán az IDC 2012-re még szerény, 1,7 százalékos bővülést mért (mintegy 3,55 milliárd forintot költöttek erre a szervezetek), tavaly azonban már csökkent az erre fordított összeg mintegy 0,3 százalékkal. Az outsourcing piac értéke ugyanakkor 2012-ben már közelített a 9,4 milliárd forinthoz, ami 2013-ban tovább bővült 3,4 százalékkal.

Nyilvántarástól a HR-tervezésig

Ha van ERP egy vállalatnál, abba eleve több olyan folyamat is integrálható, amely alkalmas a HR-feladatok ellátására – mondta Giller. Az ERP felhasználói törzsében ugyanis felhasználónként szabályozhatók jogosultságok, beállítások. A rendszerben rögzíteni kell a munkatárs cégen belüli elhelyezkedését és feladatköreit.

Ezek a rendszerek általában arra is alkalmasak, hogy kezeljék például a munkavállalói kintlevőségeket (például fizetési előlegeket), ami már arra is lehetőséget ad, hogy kimutatásokat lehessen kinyerni belőle a dolgozó motiválásához, és fel lehet figyelni például a dolgozó személyes problémáira is, ami szintén kiindulópontja lehet a hatékony motiválásnak.

Ma már a bérszámfejtéstől a munkaidő-nyilvántartáson, a teljesítményértékelésen, a dolgozói kedvezmények nyilvántartásán át a toborzásig, a tudásmenedzsmentig, a hiánymenedzsmentig, a felvételek ütemezéségig számtalan feladat integrálható egy HR-rendszerbe. Sőt egyre divatosabbak a különböző dolgozói önkiszolgáló rendszerek és az analitika is. Ezek azonban számos további részterülettel kiegészülhetnek, például a dolgozók egészségi állapotának nyomon követése vagy a folyamatábrák.

A dolgozói kartontól a hosszú távú HR-tervezésig

Giller Tamás szerint az alapeset az, amikor a HR-rendszer tulajdonképpen egy dolgozói nyilvántartó rendszer (ez az, amire a legtöbb ERP rendszer önmagában is lehetőséget ad). Ez tartalmazhatja a dolgozó ún. „kartonját”, benne mindazokkal az információkkal, melyeket a HR a beléptetés folyamata során összegyűjtött (életrajz, motivációs levél, bérigény, képesítések, előző munkahely stb.) Ide kerülhet fel a munkaköri leírás, a szolgálati hierarchiában elfoglalt hely (ki jelent neki, kinek jelent), a jogosultságok stb.

Második lépésként megjelenhet a szabadságnyilvántartás. Ebben sokféle lehetőség van. Szerepet kaphatnak a különböző dolgozói önkiszolgáló rendszerek is, amelyben a dolgozó maga írhatja be a szabadságkérelmét, ami automatikusan megjelenik az engedélyező postafiókjában. Giller Tamás szerint ezen a téren nagy népszerűségnek örvendenek azok az intelligens rendszerek, amelyek kezelik a „szabadszavas” válaszokat. Ezeknél ugyanis amikor az engedélyező postafiókjában megjelenik egy levél a dolgozó szabadságkérelmével, amire annak elegendő egy „OK”, vagy „engedélyezem”, „rendben” stb. tartalmű válaszlevelet küldeni, amit a rendszer automatikusan értelmez és feldolgoz, azaz engedélyezi a szabadságot, és automatikusan jelenti minden szükséges félnek (bérszámfejtés stb.).

A legfejlettebb lépcsőfok az, amikor a HR-rendszerbe a toborzás – kiválasztás – belső képzés – belső karrierút folyamatot is leképezik. Giller szerint manapság egyre fontosabb az is, hogy a jól működő HR-osztály ne csak a felvett dolgozókat, illetve egy aktuális pozícióra jelentkezőket tartsa nyilván, hanem távlatilag is tervezzen. Azaz mint egy jó CRM rendszerben a lehetséges ügyfeleket, úgy tartsák nyilván a lehetséges dolgozókat. Azokat, akikkel ha adott pillanatban nem is, távlatilag – később megnyíló pozícióknál – a HR számolni kíván.

Ezen a szinten jó, ha egy vizsgáztatási rendszer is integrálható a HR-rendszerbe, amely már a több köröben történő kiválasztást is segíti. Mint Giller Tamás elmondta, egyre jellemzőbb, hogy több körben történik a megfelelő munkatárs kiválasztása egy adott pozícióra. A folyamat az önéletrajzok begyűjtésével és előszűrésével indul, amelyet egy online kérdőív kitöltése követi. Ezt egy telefonos vagy skype-os, majd pedig személyes interjúk követhetik, míg a végső kiválasztás megtörténik.

A potenciális munkavállalókról történő adatok tárolása azonban nem csak technikai kérdés. Az ezzel kapcsolatos feladatokról, valamint a munkavállaló szervezeten belüli életének a belépéstől a kiléptetésig történő nyomon követéséről Erre figyeljenek, amikor a dolgozó munkába áll! című cikkünkben olvashatnak áttekintést.