Szakértők szerint az irodai feladatok egyharmada könnyen automatizálható, itthon azonban ez az arány ma még alig éri el az 5 százalékot. Emiatt az adminisztratív feladatokra fordított béreknek akár a 13 százaléka is kidobott pénz lehet.
A mérések a workflow menedzsment szükségességét igazolják
Magyarországon ma jellemzően a papír vezérli a cégek életét, de ezért nem a papír a hibás. Ahhoz viszont, hogy kiderüljön, hol felesleges a papírhasználat, jól jöhetnek a folyamattámogató és dokumentumkezelő eszközök. Ezek segítségével számításaink szerint az irodai összköltségek közel egyharmada is megtakarítható – mondja Szederkényi Zsolt, az 1998-ban alakult xFLOWer cégcsoport tulajdonos-ügyvezetője. Hozzáteszi, az ezzel kapcsolatos adatokat rendszeresen mérik az ügyfeleiknél.
A papírfelhasználásra vonatkozó legutóbbi kutatásukat is saját kis- és középvállalati ügyfeleik körében végezték. Ez egyértelműen kimutatta, hogy a vállalkozások 70 százalékának ügyvitele mérhetően gyorsabb és hatékonyabb lehetne workflow használatával. Akik már élnek ezzel a lehetőséggel, arról számoltak be, hogy az irodai papírfelhasználás és a vele járó nyomtatási kiadások az ügyfelek 42 százalékánál csökkentek, 13 százalékuknál pedig a költségmegtakarítás kimondottan jelentős, minimum 50 százalék volt.
Meddig kellenek az irathegyek?
Azok, akik vonakodnak a papírszegény irodai környezettől, arra hivatkoznak, hogy ma még számtalan hivatalos irat fizikai meglétét megkövetelik a törvényi előírások, szerintük komoly fennakadást okozna az ügyvitelt mozgató iratok hiánya. Ők alkották a megkérdezett vállalkozások több mint a felét. Ezt a háromnegyedük viszont csak addig vallotta, amíg be nem vezetett valamiféle munkafolyamat irányító megoldást, utána már nem hiányolták a papír alapú dokumentumkezelést.
"Az egyik ügyfelünk megkérdezte, mi történik, ha teljesen eltűnnek a papírok az irodájából? Modelleztük neki, melyik dokumentum milyen munkafolyamatot igényel, majd ezeket lépésekre bontottuk és nagyrészt automatizáltuk. Így a folyamatkezelő rendszer lett az irányító az elektronikus vagy virtuális formában megjelenő papír helyett. A rendszer bevezetését követően az addig több napot és több munkatársat igénylő iratfeldolgozás mindössze napi 3-5 órára apadt, a hibák pedig szinte teljesen megszűntek" – összegezte az ügyféltapasztalatokat a cégvezető.
Hozzátette még: sok esetben a döntéshozók nem a konkrét problémák megoldására fókuszálnak, hanem a divatos hívószavak - CRM, DMS, digitalizálás, coaching – alapján keresnek megoldást. Pedig a probléma megoldása szerinte nem ebben, hanem az üzleti folyamatok leképezésében, és azok ésszerű átalakításában rejlik.
Öt év alatt majdnem triplázhat a piac
A workflow menedzsment rendszerek jelentőségének a növekedését jelzik előre a piackutatók is. A Markets and Markets ezzel kapcsolatos januári elemzése szerint öt év alatt jelentősen bővül a folyamatmenedzsment szoftverekre és szolgáltatásokra fordított összeg. Becslésük alapján a 2016-ban mért 3,5 milliárd dolláros költés 2021-re megközelítheti a 10 milliárd dollárt is.
A felhasználói kör is erőteljesen szélesedik, szinte nincs a gazdaságnak olyan ágazata, beleértve az állami szervezeteket is, ahol ez előbb-utóbb ne jelenne meg. Ebben a szegmensben is egyre jelentősebb szerepet kapnak a felhő alapú megoldások, igazából ez lesz a piac egyik fő húzóereje.
Exkluzív szakmai nap a felhők fölött: KYOCERA Roadshow a MOL Toronyban
A jövő irodája már nem a jövő – hanem a jelen. A digitális transzformáció új korszakába lépünk, és ebben a KYOCERA nemcsak követi, hanem formálja is az irányt. Most itt a lehetőség, hogy első kézből ismerje meg a legújabb hardveres és szoftveres fejlesztéseket, amelyekkel a KYOCERA új szintre emeli a dokumentumkezelést és az üzleti hatékonyságot.
a melléklet támogatója a One Solutions
Digitalizáció a mindennapokban: hogyan lesz a stratégiai célból napi működés?
A digitális transzformáció sok vállalatnál már nem cél, hanem elvárás – mégis gyakran megreked a tervezőasztalon. A vezetői szinten megfogalmazott ambiciózus tervek nehezen fordulnak át napi működéssé, ha hiányzik a technológiai rugalmasság vagy a belső kohézió. A valódi előrelépéshez olyan infrastruktúrára, szolgáltatásokra és partneri támogatásra van szükség, amelyek nemcsak technológiai válaszokat adnak, hanem üzletileg is működőképes megoldásokat kínálnak.
CIO KUTATÁS
AZ IRÁNYÍTÁS VISSZASZERZÉSE
Valóban egyre nagyobb lehet az IT és az IT-vezető súlya a vállalatokon belül? A nemzetközi mérések szerint igen, de mi a helyzet Magyarországon?
Segítsen megtalálni a választ! Töltse ki a Budapesti Corvinus Egyetem és a Bitport anonim kutatását, és kérje meg erre üzleti oldalon dolgozó vezetőtársait is!
Az eredményeket május 8-9-én ismertetjük a 16. CIO Hungary konferencián.
Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak