Napjainkban a vállalatok számára fontos, hogy a szervezetileg és földrajzilag is tagolt szervezetükben naponta születő – valamint kívülről beérkező – több száz oldalnyi dokumentációt jelentő tudásanyag ne csak tárolt információ legyen, hanem üzletmenetet támogató eszköz.

A napi munka során rengeteg adat érkezik be munkafolyamatainkba, amelyek közül csak kis százalékra van igazán szükségünk a döntések meghozatalához.

Éppen ezért fontos, hogy – munkakörtől függően – megfelelő információs igényeket határozzunk meg. Azonosítanunk kell azokat a valódi tényezőket, amelyek a saját munkakörünk aspektusából vállalatunkat, iparágunkat vagy akár a gazdaságot befolyásolják. Ezzel a lépéssel könnyedén eldönthetjük, hogy melyek azok a területek, amelyekre hangsúlyt kell fektetnünk, ahová a fókuszt tennünk kell.

A következő fontos lépés az információs források kiválasztása. A túl sok találat, valamint a sok helyről érkező – redundáns – adat semmilyen üzleti előnyt nem biztosít, ám a feldolgozása rengeteg értékes időt vesz igénybe.

Az utolsó lépés a meglévő tudásvagyon kezelése. Minden vállalatban vannak informáltabb és kevésbé informált munkavállalók. A megfelelő hatásfok elérésének érdekében fontos, hogy a több információval, nagyobb rálátással rendelkező kollégák tudásukat megosszák a gyorsabb fejlődés érdekében.

Egy megfelelő tudásmenedzsment rendszer segítségével ez könnyedén megtehető és szervezet-szerte terjeszthető a vállalati belső hálón keresztül, egységesítve ezzel az adat-visszanyerési módszereket.

A fenti lépéseket tettük meg mi is a MONTANA-nál, kifejlesztve az Infovadászt a hazai piacvezető szövegbányász- és tudásmenedzsment-rendszert.

Az Infovadász Tudásmenedzsment Rendszer a kulcs a szervezeti tudásvagyon hatékony kihasználásához. Több és relevánsabb üzleti információ érhető el vele minden eddiginél gyorsabban, mindemellett a különböző információforrásokat egyszerre látjuk, a bennük rejlő tudást egy felületről nyerhetjük ki, mindezt 30 nyelven.

A rendszer segítségével nem szavakra, hanem témákra kereshetünk, és ezek mentén kategorizálhatjuk is az elérhető információkat, legyenek azok bármilyen forrásban. A dinamikus kategorizálás pillanatok alatt rendezi át dokumentumainkat a számunkra fontos struktúrába, akár többször is egymás után. Az Infovadász lehetővé teszi az eddig nem látható információk kihasználását és meggyorsítja az üzleti folyamatainkat, ezzel jelentős hatékonyságnövekedést érve el. A szoftver bármely elektronikus, szöveget tartalmazó formátumra, adatbázisra ráépül és egységes felületet, egységes lekérdező eszközöket biztosít bármely adattípusra.

Ennek eredményeképpen egy akár több tízmilliós irathalmazból is másodpercek alatt visszaadja az értékes információkat, miközben a keresőben továbbra is érvényesülnek a szervezetnél életben lévő jogosultságok. Ezzel hatékonyabbá válnak, felgyorsulnak a munkafolyamatok.

A nemzetközi és a hazai szakirodalom teljesen egységes abban, hogy egy jól megszerkesztett, fogalomtárral ellátott és karbantartott keresőrendszer óriási előnyt jelent a munkában a felhasználóknak, és így az őket foglalkoztató szervezeteknek is. A megtérülés többrétű.

Egyrészt egy ilyen alkalmazással el lehet végezni olyan feladatokat, amelyeket manuálisan egyszerűen lehetetlen. Mindannyian egyetértünk abban, hogy naponta több ezer dokumentum kézi leválogatása bizonyos szempontok szerint egyszerűen nem kivitelezhető. Korábbi tanulmányok szerint egy jól felépített, megfelelően karbantartott keresőrendszer a kutakodás idejét drasztikusan csökkenti, akár annak felére is! A költségek tervezésénél ez igen komoly tényező lehet, elég csak arra gondolnunk, hogy a méregdrága szakembergárda költségei egy ilyen optimalizálás után hogyan alakulnak...

A rendszer bármely cég, szervezet számára megoldást nyújt, ahol elektronikusan kezelnek iratokat, adatokat és problémát jelent az ezekben történő eligazodás, információ visszakeresés és csoportosítás.

Egy szemantikus keresőrendszer nem karaktersorra keres, mint a Word, hanem a fogalmak jelentése alapján. A strukturálatlan, azaz szabad szövegű dokumentumot számítógépes nyelvészeti eszközökkel előkészíti, feldolgozza, és strukturált formában (tkp. egy adatbázisban tárolja).

A feldolgozás során a rendszer beépíti az előre megadott fogalomtárat. Ez a reprezentációs forma alkalmassá teszi a többé-kevésbé szabad szövegű lekérdezésekre. Így nem kell pontosan feltenni a kérdést, már egy megközelítés elég ahhoz, hogy eredményt kapjunk. Például elég a „barkácsszerszámra” rákérdezni, a rendszer magától adja ki a kalapácsot, a fűrészt, stb. Ez az emberi intelligencia leképezése a gépi intelligencia számára.

Egy vállalati keresőrendszer számos helyen támogathatja az üzletmenetet. Ilyen implementációs lehetőségek például:

Projektkönyvtár – projekt tudástár

Egy nagyvállalatot behálózó projekt során a kapcsolódó dokumentációban történő tájékozódás a projekttagok számára kifejezetten fontos. Azonban éppen a nagyvállalati környezet az, ahol sokkal több az esélye annak, hogy kulcsfontosságú információk maradnak „felfedezetlenül”. Ennek az esélye folyamatosan nő, ahogyan a nevezett projekt időben távolodik a jelentől.

Példaként tekinthetünk egy olyan szoftverbevezetést, amelynek dokumentációja már évekkel ezelőtt lezárult, de egy újabb fejlesztés miatt az eredeti információk hiányában sokkal nehezebb megalapozott döntést hozni. Külön nehezíti a helyzetet, ha időközben már azok a kollégák sincsenek a vállalatnál, akik anno ebben a feladatban részt vettek. Ilyenkor az Infovadász képes arra, hogy minden egyes elérhető adattárolót a megfelelő szempontok alapján indexelve azokat az információkat is előhozza, amelyek egyébként egy manuális kereséskor nem kerültek volna elő, akár figyelmetlenség, akár a cím alapján irrelevánsnak ítélés miatt.

Így könnyen elérhető élő információvá válnak a korábbi releváns projektek anyagai, melyekhez a jogosultságok külön megadhatóak, így jól szabályozható, hogy ki férjen hozzá ezekhez az információkhoz. A hozzáférési szint felhasználó, kulcsfelhasználó, üzemeltető szinten megadható.

Az Infovadász bár előhoz minden releváns információt, főszabályként mégis a vállalatnál beállított jogosultságokat veszi figyelembe, elkerülve a jogosulatlan információszerzést.

Szabályzattár

A szervezet tagjainak munkáját érintő szabályzatok egyszerű elérése nagyban elősegíti azok ismertségét és betartását. Az Infovadász lehetővé teszi ennek folyamatos publikálását egy olyan felületen, amely minden releváns rendelkezést tartalmaz, függetlenül attól, hogy hol került letárolásra az eredeti dokumentum. A publikációs felületen nem csak a szabályzatok címe alapján lehet választani, hanem szabadszavas vagy előre beállított tematikus keresések alapján azok tartalmában is lehet keresni.

A szabályzatokat nem csak a könnyű elérés miatt kell egy ilyen publikációs felületen kezelnünk, hanem azért is, hogy a frissítésük is megoldott legyen. Jellemzően ezek nem különálló, hanem egymásra hivatkozó dokumentumok, amelyeket rendszerben kell tudni kezelni a szervezet eredményes működtetéséhez.

Frissítéskor kiemelt fontosságú, hogy azok a munkatársak, akikre az adott szabályozás vonatkozik, értesüljenek a változásról és könnyen megtalálják azt. Az Infovadász ezt a tájékoztatást képes automatikusan megtenni, ha egy dokumentum változik, erről képes értesíteni az érintetteket.

A rendszer egyik előnye, hogy a benne lévő információk könnyen karbantarthatóak, ami a szabályzatok esetében nagyon fontos:

• változás esetén releváns helyek keresése,
• fogalomtár kialakítása (termékek, szolgáltatások neve, releváns szervezeti egységek, tevékenységek, stb.)

Sokkal könnyebbé válik a szervezetben lévő szabályzatok előírásainak átvitele a napi munkába, mivel a felhasználók számára elérhetővé, kereshetővé, feldolgozhatóvá válik a szabályozás, valamint a releváns szabályok változásáról akár értesítés is küldhető mailben az érintett felhasználók részére.

Adatszivárgás megelőzése

Az Infovadász rendszer nem kizárólag külső adatforrásokat képes folyamatosan figyelni: a belső adattárolókon lévő dokumentumok is folyamatos monitoring alatt tarthatók. Ennek az adatbiztonsági előnye, hogy azonnal szűrhetők azok a dokumentumok, amelyek nem megfelelő helyen történtek elhelyezésre, és ebből kifolyólag olyan személyek is hozzáférhetnek, akiknek a dokumentum természetéből fakadóan nem lenne jogosultságuk.

A rendszer képes folyamatosan figyelni a szervezeti adatvagyont és tartalmi alapon kiszűrni azokat az információkat, amelyeknek egy adott helyen nem lenne szabad megjelenniük. Ha például egy kereskedelmi szerződés munkapéldánya egy nyilvános mappában van elhelyezve, az komoly kockázatokat jelenthet, pedig az ehhez hasonló esetek gyakoriak és nagyon nehezen kiszűrhetőek. Az Infovadász felismeri ezeket a problémákat és képes figyelmeztetni rá.

Ehhez hasonló probléma a szándékos vagy jóhiszemű bizalmas információ kiszivárogtatás, amely többnyire e-mailen történik. A belső dokumentumokhoz hasonlóan az Infovadász a szervezeti e-mail forgalmat is képes ilyen szempontból figyelni és kiszűrni az ilyen jellegű információ kiküldéseket.