Egy üzletember rengeteget utazik külföldre, olykor más kontinensre, közben az élet nem áll meg, azaz dolgozni kell utazás közben is, telefonálni, leveleket intézni, hozzáférni a cég belső rendszerihez stb. Az utazóknak előbb-utóbb kialakul azt a speciális munkakörnyezete mindenféle okos eszközközökből, amik a leggyakrabban felmerülő helyzetekre megoldást adnak.

De érdemes néha megnézni, hogyan csinálják mások. Mert itt is igaz a mondás: ne féltsük saját zsenialitásunkat mások okosságától. Ennek szellemében gyűjtötte össze sokat utazó üzletemberek ötleteit az amerikai CIO Magazine.

Első számú követelmény: kapcsolatban lenni

Az utazás közbeni munka alfája és omegája az online kapcsolat: mindenekelőtt az internet. Ha net van, minden van.

1. Találja meg az adott város legjobb wifijét. Bár a nyilvános wifivel csínján kell bánni, időnként elkerülhetetlen a használata. És ha már használjuk, legyen gyors. Egy jó kis segédeszköz, a Workfrom segít abban, hogy megtaláljuk egy idegen városban a gyors wifit biztosító kávézókat és az olyan coworking irodákat, ahová akár pár órára is beülhetünk dolgozni. Bár egy budapestieknek kevésbé releváns, érdemes megjegyezni, hogy fővárosunkban is működik a mobil appból és weben is elérhető szolgáltatás.

2. Készüljön a roamingra. Nyártól az EU-n belül okafogyottá válik, de az Unión kívülre utazóknak továbbra is számolniuk kell a roamingdíjjal. Minden hazai szolgáltatónak vannak erre speciális ajánlatai, melyek a várható igény – adatforgalom, telefonálás – függvényében lehet mérlegelni.

Ha nincs wifi, marad a mobil hotspotként üzemeltetése, ám ilyenkor észnél kell lenni, mert a telefonon és a gépen is lehetnek olyan alkalmazások, melyek ilyenkor automatikus szinkronizációba kezdenek, és hamar lefogyasztják az adatkeretet. De erre is van megoldás, például a Tripmode app segítségével (Macre és Windowsra is elérhető) szabályozható, hogy mely alkalmazások férhetnek hozzá az internetkapcsolathoz. Emellett segít nyomon követni az adatforgalmat, és beállítható adatkorlát is.

Kell a munkához: adatok bárhol, bármikor

3. Tartsa felhőben az adatait. Leagalábbis azokat, melyekre napi szinten szüksége van. Sokkal biztonságosabb, mintha USB kulcson vagy a gépén tartaná ezeket. Közhely? Igen, mégis sokan ódzkodnak ettől a megoldástól, pedig egy USB kulcs elveszhet, a gépet ellophatják. Ne saját kárán tanuljon.

Kétségtelen persze, hogy előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor valamiért nem érhető el a felhő – bár ez az állapot egyre ritkább. Ez sokakat arra csábít, hogy saját gépükre is letöltsenek néhány dokumentumot. Ha erre fanyalodna, próbáljon mértéktartó lenni. Csak a valóban legszükségesebb adatokat tárolja gépén, és ha netkapcsolathoz jut, azonnal töltse fel azokat a felhőbe. És persze használjon titkosítást!

4. Használjon alkalmazást feladatai követéséhez. Az utazás stresszes helyzet, és a rengeteg új inger elvonhatja a figyelmet feladatainkról. Rengeteg olyan eszköz, alkalmazás van, ami segít abban, hogy ne feledkezzünk meg fontos teendőinkről, projektjeinkről. Ilyen például a Wunderlist vagy a Todoist. De jó eszköz lehet az Evernote is. Persze ezekhez az alkalmazásokhoz is kell időnként netkapcsolat (vissza az első két pontra).

Az utazás költséges játék

5. Tartsa kordában utazási költségeit. Utazás közben hajlamosabbak vagyunk a költekezésre. Mivel azonban sokszor el kell számolni utólag a költéseinkkel, érdemes nyomon követni, hogy mikor, mire és mennyit adtunk ki. Természetesen erre is vannak alkalmazások. Az Expensifynek például van kifejezetten üzleti utak költségelszámoláshoz készített alkalmazása. Csak le kell fotózni a számlát, amit az app digitalizál, és automatikusan hozzáad a költségelszámoláshoz. Így két legyet ütünk egy csapásra: nem kell utólag rendezgetni a számlákat, és folyamatosan nyomon követhetjük a költségeinket is.

+1. Legyen nálunk tartalékakkumulátor vagy alternatív (például napelemes) töltő! Mert áram nélkül mindezek az okosságok nem működnek.