Felhasználói élmény és vállalatirányítás? Meglehetősen perverz párosításnak tűnik, pedig közel sem az. Több olyan mély változás is történt a vállalati informatika területén, amely felértékelte a számítógép-ember interakciót.

Néhány éve még az volt a mondás, hogy egy vállalatirányítási rendszer, szép magyar nevén ERP (Enterprise Research Planning) ne szép legyen, hanem jó. És a szoftvergyártók tartották is magukat ehhez: legyen praktikus, gyors, robusztus, funkciókban gazdag, az sem baj, ha bonyolult, hiszen egy vállalat működése is bonyolult.

Csakhogy az utóbbi években az ERP-szállítók – sőt voltaképpen a különféle vállalati megoldások szállítói mindannyian – kezdtek rájönni arra, hogy ez tarthatatlan. Ma már ott tartunk, hogy két ERP-t nem csak a funkciók gazdagsága vagy a robusztussága különböztet meg, hanem egyre nagyobb szerepet kap ebben a rendszer által kínált felhasználói élmény. A konfigurálhatóság, a testre szabhatóság, az áttekinthető és intuitív felület és így tovább.

Egy amerikai vállalati szoftverfejlesztési szakértő, Harold Hambrose 2009-ben egész könyvet szentelt a témának. Ő azt állította, hogy teljesen téves a vállalati szoftvereket fejlesztő cégeknek az a felfogása, hogy termékeiket az erős technológia adja el. Hambrose szerint azonban ez nem így van. Ha egy alkalmazás belterjes szakzsargonnal operál, kétértelmű üzeneteket küld vagy vizuálisan zavaros a kezelőfelülete, elriasztja a felhasználót, és vagy nem használja, vagy rosszabb esetben ellene dolgozik.

Két oldalról kényszerítették ki

Az egyik nagy hatás a mobilitás volt, amely elérte a vállalatirányítást is. Az SAP például hat éve irdatlan, 44 százalékos felárral vette meg a Sybase-t részben azért, hogy termékeit, köztük a vállalatirányítási rendszerét átvihesse mobilokra is. Először a vállalatok vezető akartak mindenhez bárhol és bármilyen eszközzel, például mobillal vagy tablettel hozzáférni. Ehhez azonban a felhasználói élménnyel – a user experience-szel – szemben is új elvárásokat teremtett.

A másik erőteljes hatás az üzleti intelligencia beköltözése az ERP-be. Az ilyen rendszereket használók szeretnének minél sokoldalúbb elemzéseket végezni a rendelkezésre álló üzleti adatokon, sőt egyre inkább tendencia, hogy a külső forrásokból, például közösségi oldalakról származó információkat is be kívánják kapcsolni ezekbe az elemzésekbe, hogy aztán látványos grafikonokon jelenítsenek meg trendeket.

Ha ez a lehetőség nincs, akkor még a vállalatok vezetői is inkább valamilyen alternatív megoldás felé fordulnak.

Felmérések is visszaigazolják

A vállalati szoftvereket, köztük ERP-t is fejlesztő svéd IFS-nek 2011-ben volt egy felmérése, amely azt hozta ki, hogy a vállaltvezetők nem szívesen használják azokat a robusztus vállalati szoftvereket, melyek kezelőfelülete nehézkes és bonyolult. Emellett kifejezetten elvárják, hogy mobilról elérjék a vállalati adatokat, és azokkal dolgozni is tudjanak.

A fiatalabb vezetők pedig még radikálisabbak: nemcsak hogy nem használják a vállalati rendszereket, de hajlamosak saját maguk találta – például felhős – megoldásokhoz nyúlni. Ez viszont a vállalat IT-részlegének a dolgát nehezíti, hiszen egyre csak hizlalja az ellenőrizhetetlen árnyék IT-t. (A kutatás egyébként azt is kihozta, hogy egy menedzser nem szívesen megy olyan céghez, ahol vadászgép-műszerfal bonyolultságú szoftverekkel kell bajlódnia.)

Ezek az eredmények még akkor is figyelemre méltóak, ha tudjuk, az IFS tanulmánya nem kis részben a vállalat mobil stratégiáját volt hivatott igazolni az ügyfelek (és valószínűleg a részvényesek) előtt.

Az Excel példája

Bár nagyon sokan szidják, voltaképpen az Excel elterjedése jól mutatja, milyen igényei vannak a vállalati felhasználóknak. Nem véletlenül mondhatta a Microsoft egyik igazgatója néhány éve, hogy az Excel a világ legelterjedtebb üzletiintelligencia-szoftvere, és hogy a világon minden hét emberből egynek biztosan van Excelje.

Az Excel ugyanis rugalmas, alkalmas táblázatok (cellák, sorok, oszlopok) megjelenítésére, rugalmas rendezésére, adatok szűrésére, valamint egyből adja a grafikus megjelenítés lehetőségét is, nem beszélve az automatikus lekérdezésekről például makrók segítségével. És bár erősek a korlátai, mutatja, hogy milyen fontos az intuíció. Egy sikeres magyar startup, a Shiwaforce.com például ezt a rugalmasságot használja ki Karma Platform nevű megoldásával.

A Technology Evaluation Centers egy tavaly készített terjedelmes tanulmánya is kiemeli, hogy az ERP rendszerek is előszeretettel fordulnak az adatmegjelenítésnek ahhoz a formájához, amit az Excel is alkalmaz. Ezt a tanulmány arra vezeti vissza, hogy az Excel a legelterjedtebb BI eszköz a világon. Ha valaki tudja használni a táblázatkezelőt, az ERP adataiból gyakorlatilag bármilyen személyre szabott jelentést elő tud állítani anélkül, hogy az IT-hoz kellene fordulnia.

Következnek a viselhető eszközök

A Technology Evaluation Centers tanulmánya idéz egy felmérés, amely szerint a vállalatok több mint fele már fontosnak tartja, hogy az ERP-hez mobil eszközökről is hozzá lehessen férni, bár az is igaz, hogy jó esetben is csak negyedük biztosít ehhez valamilyen speciális felületet. Az ERP-szállítók is igazodnak ehhez, rendszereik front-endjét igyekeznek olyan formában tálalni (pl. HTML5), hogy platformfüggetlenül, bármilyen böngészőből elérhető legyen. Így biztosíthatják például a felület automatikusan igazodjon a kijelző méretéhez, ikonokkal operálnak stb.

Egyesek szerint azonban az ERP mobilizálása és személyre szabhatósága nem áll meg az okostelefonnál és a tabletnél. Az IFS innvoációs részlege, az IFS Labs például egy ideje olyan megoldásokon dolgozik, amellyel akár az okosórákat vagy az okosszemüvegeket is be lehetne vonni az ERP-be. Természetesen ebben az esetben nem a jelentéskészítés vagy a BI funkciók jöhetnek szóba, de a kevésbé komplex műveletek (munkafolyamatok jóváhagyása, megrendelés kezelése, számlázás stb.) átvihetők még az olyan kis felületekre is, mint amit egy okosóra biztosít.

Ehhez azonban újra kell gondolni a felhasználói élmény koncepcióját. A felület korlátai miatt ugyanis új interakciós módszereket kell használni, hangvezérlést, adatbázis-objektumok vagy objektumrészletek automatikus nagyítását, gesztusfelismerést stb.