Az élet legalapvetőbb cselekmény-sorait is megtervezzük anélkül, hogy ez tudatosulna bennünk, pedig amit teszünk, éppen olyan triviális, mint ahogy egy sötét szobába belépve villanyt kapcsolunk. Mindenki tervez: a háziasszony, a kőműves, az orvos, a mérnök. Ki fejben, ki papíron, az élet minden területén. Mégis, az utóbbi évtizedekben pont a legfontosabb területeken a tervezés indokolatlanul és veszélyesen háttérbe szorult (vagy háttérbe szorították), ironikus módon azokra projektérdekekre hivatkozva, amelyek aztán a leginkább kárát szenvedik a tervezés hiányának.
 

Azok a mérnökök, akik nem kizárólag széria berendezések szállításában érdekeltek, hanem ezekből vagy akár teljesen egyedi elemekből épülő egyedi rendszerekkel dolgoznak, számtalanszor találkoznak szembe az alábbi problémával. Az ügyfél ajánlatot kér egy probléma megoldására. Amikor azonban felmerül a terv, mint az ajánlat egzakt műszaki alapját képező dokumentum elkészítésének kérdése, a mérnök és a beruházó között elindul egy sok esetben meddő és alapvetően paradox helyzeten alapuló vita.

Vita a tervezésről

Meddő, mert a mérnök – a szituációból adódóan – kiszolgáltatott, emiatt általában belemegy az egyébként elveivel szöges ellentétben álló, pontos adatokat nélkülöző állásfoglalásokba. És paradox, mert ezen szituáció az azt 'költségoptimalizáció' címén kikényszerítő ügyfél számára legalább annyira hátrányos – ha nem hátrányosabb – a végeredmény szempontjából, mint a mérnöknek.

Vannak a műszaki ágazatoknak olyan területei, ahol a tervezés mindenki számára evidens. Ha valaki házat épít, fel sem merül benne, hogy ahhoz ne kellene építési tervet készíteni. Ám amikor ugyanennek a háznak a villamos- vagy infokommunikációs rendszere kerül terítékre, azok megtervezésére sokszor már nem gondolnak. Sajnos ez a tendencia figyelhető meg az ipari folyamatvezérlő, továbbá az Ipar 4.0 térnyerése miatt egyre elterjedtebb adatgyűjtő és információs hálózatok esetében is. Sokszor már az is üdítő kivételnek számít, ha az ügyfél igényt formál az elkészült rendszer megvalósulási dokumentációjára, az pedig egész ritka, hogy annak elkészítését tudatosan beáraztatja az ajánlattevővel.

A korábban divatos, mára egyes területeken szükséges feltételként támasztott minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszerek jól megfogalmazzák azon mérföldköveket, melyek mentén egy mérnök egy adott projekt megvalósítása során halad. Csakhogy ezen rendszerek sokszor téves értelmezése, implementációja, esetleges figyelmen kívül hagyása vagy nem adekvát alkalmazása, az alkalmazáshoz szükséges tudás hiánya, illetve az ezek miatt a mérnöki oldalon tapasztalható merev elzárkózás használhatatlanná teszi az ilyen keretrendszereket.

A tervezés is technológiai folyamat!

A tervezés technológiai folyamat, méghozzá az egyik legfontosabb, mellyel egy projekt során az abban résztvevők találkoznak. Kiemelten fontos, mert hiánya vagy nem megfelelő prioritással és szakmai hozzáértéssel történő kezelése jó esetben csak költségesebbé és időigényesebbé teszi, rosszabb esetben azonban eleve kudarcra ítéli a munkát nem ritka az sem, hogy az eredetileg szükséges idő és/vagy anyagi ráfordítás többszörösével terheli meg a projektet.

A tervezés rákényszeríti a résztvevőket, hogy mindenki a saját területét figyelembe véve gondolja végig az előtte álló feladatot, fogalmazza meg a teendőit, elképzeléseit, kétségeit, dilemmáit, mutassa be annak aspektusait, érveljen azok megfelelősége mellett. A tervezési folyamat során párbeszéd jön létre a projektben résztvevők között, melynek során összehangolhatóvá válnak a különböző érdekek: például a vezetés magasabb kihozatalt célzó törekvése és a sori operátor könnyebb kezelhetőség iránti igénye, ezáltal a mérnökök is pontosabban fel tudják mérni, hogy milyen műszaki hátteret kell kialakítaniuk ezek kielégítéséhez.

A koncepcióterv rendezett keretek között teszi lehetővé a beruházó számára, hogy nagy vonalakban átgondolja, megfogalmazza és összefoglalja igényeit. Erre a jó gyakorlatokból (best practice) még hiányt szenvedő Ipar 4.0 térnyerése miatt egyre inkább szükség van. Továbbá a koncepció terv platformot biztosít a tervező számára, hogy javaslatot tegyen a lehetséges megoldásokra, bemutassa ezek előnyeit, esetleges hátrányait, valamint abban is segít, hogy nagyságrendileg megbecsülje a költség- és időráfordítás igényét – beleértve a részletes tervdokumentáció kidolgozásának költségeit is. Így az ügyfélnek módjában áll mérlegelni: sokkal pontosabban felmérheti, hogy az adott beruházás várhatóan milyen pénzügyi és egyéb tehertételekkel, elkötelezettségekkel jár majd, vizsgálhatja a megtérülési időt stb. Azaz felelősen dönthet a beruházás szükségességéről.

A kiviteli terv, amelynek része a műszaki leírás és a költségvetés, biztosítja, hogy az adott projekten minden résztvevő pontosan ugyanazt értse a cégvezetőtől a projektmenedzseren keresztül a kivitelezésre árajánlatot adó szakkivitelező cégekig. Egységes, direktívákon és számokon alapuló igényt fogalmaz meg, amely az összehasonlítható és versenyeztethető ajánlatadási folyamat alapvető feltétele. A kivitelezés folyamán útmutatóként szolgál, segít a pénzügyi és logisztikai ütemezésben, valamint fontos háttérdokumentum a felek vitás kérdéseinek rendezéséhez.

A megvalósulási terv az a dokumentum, melyet a laikusok "terv"-ként aposztrofálnak. Ideális – a valóságban nem létező – esetben ennek tartalma megegyezik a kiviteli tervével. A gyakorlatban azonban inkább leköveti és összefoglalva tartalmazza azon eltéréseket, melyek a projekt megvalósítása során az eredetileg tervezett állapothoz képest felmerültek. Az eltéréseket okozhatja egy megváltozott igény, egy előre nem látható okból módosult kiviteli megoldás vagy akár egyes részek elhagyása, kiváltása is. A megvalósulási terv legfontosabb célja a rendszer mindenkori aktuális állapotának reprezentációja. Ugyanúgy alapot szolgáltat egy esetleges hiba diagnosztizálásához és javításához, mint egy későbbi bővítéshez. Dokumentum, amelynek megléte vagy épp hiánya egy krízis szituációban milliókat jelenthet a közvetlen vagy közvetett költségekben.

A tervezés közös érdek

Egy felelős tervezőnek, kivitelezőnek, mérnöknek, szállítónak a saját, de mindenekelőtt az ügyfeleik rövid és hosszú távú érdekeit szem előtt tartva minden esetben ragaszkodniuk kell a fent vázolt lépések szerinti tervezéshez, tervdokumentáció készítéshez, melyet több szintű ajánlatadási folyamattal biztosítunk. Tervezni tehát kell! Minden projektjét felelősen kezelő mérnöknek, menedzsernek és cégvezetőnek.

A szerző informatikus mérnök, több éve dolgozik nagy projekteken a Com-Forth Kft.-nél architektként.