Minden törekvés ellenére jobb, ha megbarátkozunk azzal, hogy a nyomtatás velünk marad.

Egy 1975-ös Business Week cikk víziója nyomán vált közkinccsé a papírmentes iroda fogalma. Közel 50 éve azt jósolta a neves amerikai újság, hogy a jövőben nem csak a papír, hanem a nyomtatók is el fognak tűnni a munkahelyekről, a teljes digitalizációnak köszönhetően. Ezt aztán évtizedről évtizedre egyre többen „ígérték meg”, 2024 vége felé mégis be kell látnunk: néhány igazán speciális helyzettől eltekintve a nyomtatás nem ment sehova, sőt, továbbra is fontos része az irodai munkavégzésnek.

Papírmentesség helyett tehát inkább a jelentősen visszafogott, észszerű papírfelhasználást célszerű fókuszba helyezni, és akkor könnyebben sikerre vihetők a cellulóz- és tintafogyasztás mérséklésére tett erőfeszítések. Kézzelfogható előnyeiről az Amerikai Környezetvédelmi Hivatal számolt be; állítása szerint a digitális módszerek használata évente átlagosan 80 dollárnyi költséget spórolnak meg a vállalatoknak - felhasználónként. A csökkenő papír-, tinta- és tonerkiadási, illetve a tárolási és postázási költségek ellenére az Egyesült Államok vállalkozásai számára éves szinten ezek a tételek továbbra is 25-35 milliárd dollárnyi terhet jelentenek.

Nyomtatás szolgáltatásként használva

Kiélezett versenyhelyzetben annál nagyobb esélye van piacvezető szerepre törni egy vállalkozásnak, minél inkább az alaptevékenységére koncentrál, a mindig szűkös erőforrások zömét ennek szolgálatába tudja állítani. Ehhez az út – legalább részben - a „szükséges rossz” kiszervezésén keresztül vezet. Nincsen ez másként a nyomtatásnál sem: a papírok tintával megtöltésének menedzselését szívesen leveszik az érintettek válláról a nyomtatási szolgáltatásokat nyújtó cégek.

Milyen konkrét előnnyel jár ez a megrendelő szervezet számára? Egyrészt tervezhetővé, ráadásul működésivé válnak a költségek, a beruházási igény minimálisra szorítása mellett a nyomtatási tevékenység „együtt élhet” a vállalkozással. Az igények változását viszonylag könnyen le tudja követni a Printing as a Service (PraaS); hosszú hónapokig nem állnak kihasználatlanul a multifunkciós eszközök, és forráshiány miatt nem kell várni egy újabb, akár sok százezer forintot érő printer beszerzésére. Ezek kiválasztása sem a megrendelő feladata: a PraaS-t biztosító cég tapasztalatára és az igények felmérésére alapozva a feladatra ideális készülék(ek)et szállítja le. A megoldás bérleti és üzemeltetési szerződés keretén belül tervezhető, és a nyomtatási szokásokkal arányosan változó költséget jelent megrendelői oldalon.

Másrészt nem terheli a feladatok súlya alatt mindig rogyadozó IT-csapat vállát még a nyomtatás felügyelete, problémáinak megoldása is. A szolgáltató távolról vagy kiszállással képes orvosolni a felmerülő incidenseket, mint amilyen például a hibás nyomtatás vagy a szoftverfrissítés esete. Ennek köszönhetően a vállalat informatikusai más problémákkal foglalkozhatnak, javítva az IT hatékonyságát és megoldóképességét.

Mi kell egy nyomtatáshoz? A printeren kívül természetesen kellékanyagok, azaz papír és tinta. Ezek fogyását a szolgáltató pontosan tudja mérni, és ahelyett, hogy a szervezetnek be kellene táraznia a patronokból vagy tonerekből, a beszállító mindig időben és megfelelő mennyiséget szállít le (valamint elvégzi a tintapatronok, -tonerek cseréjét). A zökkenőmentes kellékanyag-ellátáshoz a szolgáltató távolról ellenőrzi a fogyást és annak alapján becslést végez a kiszállítás várható idejére.

Amire érdemes odafigyelni

PraaS esetében jellemzően nem minden felhasználó asztalára kerül printer, hanem néhány multifunkciós egységet helyeznek el az irodák központi helyein. Ez segít csökkenteni a pazarlást (például az intenzívebb használat miatt jóval kisebb eséllyel szárad be a tinta), ami óvja a környezetet.

Fejtörést okozhatnak a terület IT-biztonsági kihívásai is, például a bizalmas információk cégen belüli szivárgása, ha egy titkosnak szánt nyomatot nem az illetékes vesz ki a készülékből. A menedzselt nyomtatási szolgáltatások eszközei tipikusan kifinomultabb védelemmel rendelkeznek, például titkosítást használnak és beépített hitelesítési protokollokkal rendelkeznek, szemben az asztalokra telepített printerekkel. Utóbbiak viszont többnyire nincsenek megosztva a hálózaton, ami a nagy, multifunkcionális eszközök alapvető funkcionalitásához tartozik.

Amint azt említettük, a beruházási költségek minimumra csökkenthetők, viszont a működési jellegű kiadások jelentősen megugorhatnak. A "nagy közösből" való nyomtatás érzése csökkentheti az egyéni felelősség érzését, de az sokszor még nagyobb pazarláshoz vezethet, ha minden irodai helyiségben külön nyomtatók állnak rendelkésre.

Emberek vagyunk

A papírmentesség előnyei ellenére van egy olyan ellenállási pont, amit szintén ajánlott figyelembe venni, ez pedig a humán tényező. Az emberek jelentős része bizonyos szövegeket jobban szeret nyomtatottan olvasni, és idegenkedik a kizárólag digitális tartalmak fogyasztásától.

A Toluna Group felmérése (PDF) rávilágított, hogy a megkérdezettek 84 százaléka könnyebben vissza tudta idézni a papírról elolvasott információt. Az 500 brit irodai alkalmazott résztvevő segítségével készített kutatás szerint az emberek 83 százaléka előnyben is részesítette a nyomtatott szöveget, 79 százaléka egyenesen pihentetőbbnek tartotta olvasásukat a kijelzőkön keresztüli információbefogadáshoz képest.

Arra tehát a közeljövőben sem lehet számítani, hogy teljesen száműzötté válik a papír és a nyomtatás az irodákból. A tény elfogadása és a hozzá való alkalmazkodás költségek, hatékonyság és elégedettség szempontjából is kifizetődőbb.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »

 

Cloud & big data

Hadat üzennek a Wikipedia szerkesztői az MI-szennyezésnek

Programot indítottak a Wikipédia védelmében a félrevezető, mesterséges intelligenciával generált információval szemben, ami általában is egyre nagyobb mértékben károsítja az online információs teret.
 
Hirdetés

A japán bölcsesség ereje: emberség a technológiai megoldások mögött

A globális válság súlyosan érintette az office piacot, ami a GLOBAL-UNION Kft. tevékenységét is veszélybe sodorta. A 100 százalékos magyar tulajdonban álló vállalat azonban a nehézségek közepette is megőrizte optimizmusát, és következetesen a legjobb döntéseket hozta.

A probléma szorosan összefügg a felhő miatt egyre népszerűbb mikroszerviz architektúrák és webalkalmazások, pontosabban a használatukhoz szükséges API-k terjedésével.

a melléklet támogatója a Clico Hungary

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.