Egy 1975-ös Business Week cikk víziója nyomán vált közkinccsé a papírmentes iroda fogalma. Közel 50 éve azt jósolta a neves amerikai újság, hogy a jövőben nem csak a papír, hanem a nyomtatók is el fognak tűnni a munkahelyekről, a teljes digitalizációnak köszönhetően. Ezt aztán évtizedről évtizedre egyre többen „ígérték meg”, 2024 vége felé mégis be kell látnunk: néhány igazán speciális helyzettől eltekintve a nyomtatás nem ment sehova, sőt, továbbra is fontos része az irodai munkavégzésnek.

Papírmentesség helyett tehát inkább a jelentősen visszafogott, észszerű papírfelhasználást célszerű fókuszba helyezni, és akkor könnyebben sikerre vihetők a cellulóz- és tintafogyasztás mérséklésére tett erőfeszítések. Kézzelfogható előnyeiről az Amerikai Környezetvédelmi Hivatal számolt be; állítása szerint a digitális módszerek használata évente átlagosan 80 dollárnyi költséget spórolnak meg a vállalatoknak - felhasználónként. A csökkenő papír-, tinta- és tonerkiadási, illetve a tárolási és postázási költségek ellenére az Egyesült Államok vállalkozásai számára éves szinten ezek a tételek továbbra is 25-35 milliárd dollárnyi terhet jelentenek.

Nyomtatás szolgáltatásként használva

Kiélezett versenyhelyzetben annál nagyobb esélye van piacvezető szerepre törni egy vállalkozásnak, minél inkább az alaptevékenységére koncentrál, a mindig szűkös erőforrások zömét ennek szolgálatába tudja állítani. Ehhez az út – legalább részben - a „szükséges rossz” kiszervezésén keresztül vezet. Nincsen ez másként a nyomtatásnál sem: a papírok tintával megtöltésének menedzselését szívesen leveszik az érintettek válláról a nyomtatási szolgáltatásokat nyújtó cégek.

Milyen konkrét előnnyel jár ez a megrendelő szervezet számára? Egyrészt tervezhetővé, ráadásul működésivé válnak a költségek, a beruházási igény minimálisra szorítása mellett a nyomtatási tevékenység „együtt élhet” a vállalkozással. Az igények változását viszonylag könnyen le tudja követni a Printing as a Service (PraaS); hosszú hónapokig nem állnak kihasználatlanul a multifunkciós eszközök, és forráshiány miatt nem kell várni egy újabb, akár sok százezer forintot érő printer beszerzésére. Ezek kiválasztása sem a megrendelő feladata: a PraaS-t biztosító cég tapasztalatára és az igények felmérésére alapozva a feladatra ideális készülék(ek)et szállítja le. A megoldás bérleti és üzemeltetési szerződés keretén belül tervezhető, és a nyomtatási szokásokkal arányosan változó költséget jelent megrendelői oldalon.

Másrészt nem terheli a feladatok súlya alatt mindig rogyadozó IT-csapat vállát még a nyomtatás felügyelete, problémáinak megoldása is. A szolgáltató távolról vagy kiszállással képes orvosolni a felmerülő incidenseket, mint amilyen például a hibás nyomtatás vagy a szoftverfrissítés esete. Ennek köszönhetően a vállalat informatikusai más problémákkal foglalkozhatnak, javítva az IT hatékonyságát és megoldóképességét.

Mi kell egy nyomtatáshoz? A printeren kívül természetesen kellékanyagok, azaz papír és tinta. Ezek fogyását a szolgáltató pontosan tudja mérni, és ahelyett, hogy a szervezetnek be kellene táraznia a patronokból vagy tonerekből, a beszállító mindig időben és megfelelő mennyiséget szállít le (valamint elvégzi a tintapatronok, -tonerek cseréjét). A zökkenőmentes kellékanyag-ellátáshoz a szolgáltató távolról ellenőrzi a fogyást és annak alapján becslést végez a kiszállítás várható idejére.

Amire érdemes odafigyelni

PraaS esetében jellemzően nem minden felhasználó asztalára kerül printer, hanem néhány multifunkciós egységet helyeznek el az irodák központi helyein. Ez segít csökkenteni a pazarlást (például az intenzívebb használat miatt jóval kisebb eséllyel szárad be a tinta), ami óvja a környezetet.

Fejtörést okozhatnak a terület IT-biztonsági kihívásai is, például a bizalmas információk cégen belüli szivárgása, ha egy titkosnak szánt nyomatot nem az illetékes vesz ki a készülékből. A menedzselt nyomtatási szolgáltatások eszközei tipikusan kifinomultabb védelemmel rendelkeznek, például titkosítást használnak és beépített hitelesítési protokollokkal rendelkeznek, szemben az asztalokra telepített printerekkel. Utóbbiak viszont többnyire nincsenek megosztva a hálózaton, ami a nagy, multifunkcionális eszközök alapvető funkcionalitásához tartozik.

Amint azt említettük, a beruházási költségek minimumra csökkenthetők, viszont a működési jellegű kiadások jelentősen megugorhatnak. A "nagy közösből" való nyomtatás érzése csökkentheti az egyéni felelősség érzését, de az sokszor még nagyobb pazarláshoz vezethet, ha minden irodai helyiségben külön nyomtatók állnak rendelkésre.

Emberek vagyunk

A papírmentesség előnyei ellenére van egy olyan ellenállási pont, amit szintén ajánlott figyelembe venni, ez pedig a humán tényező. Az emberek jelentős része bizonyos szövegeket jobban szeret nyomtatottan olvasni, és idegenkedik a kizárólag digitális tartalmak fogyasztásától.

A Toluna Group felmérése (PDF) rávilágított, hogy a megkérdezettek 84 százaléka könnyebben vissza tudta idézni a papírról elolvasott információt. Az 500 brit irodai alkalmazott résztvevő segítségével készített kutatás szerint az emberek 83 százaléka előnyben is részesítette a nyomtatott szöveget, 79 százaléka egyenesen pihentetőbbnek tartotta olvasásukat a kijelzőkön keresztüli információbefogadáshoz képest.

Arra tehát a közeljövőben sem lehet számítani, hogy teljesen száműzötté válik a papír és a nyomtatás az irodákból. A tény elfogadása és a hozzá való alkalmazkodás költségek, hatékonyság és elégedettség szempontjából is kifizetődőbb.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »