Előző cikkünkből kiderült, hogy minden korábbi ígéret ellenére továbbra sem vált általánossá a papírmentes iroda. Maguk a dokumentumok pláne nélkülözhetetlenek, hiszen folyamatosan nő az előállított információ mennyisége, amit nem egyszerűen kezelni, hanem jól kell(ene) kezelni. A digitális olaj ugyanis csak akkor teszi hatékonnyá a szervezet mindennapjait, ha folyamatosan elérhető és hozzáférhető a felhasználók számára – a megfelelő hitelesítési és biztonsági folyamatok betartása mellett.

Sajnos minden fejlődés és vállalati szabályozás ellenére ma is bevett gyakorlat a kinyomtatott dokumentumok körbeküldése vagy az e-mailes csatolmányként terjedő és kontroll nélkül változó tartalmú állományok léte. Emiatt a szervezetek jó része továbbra is küszködik azzal, hogy elavult vagy hiányzó adatokkal dolgozik, illetve szembe kell néznie az eltűnő dokumentumok problémájával is.

Dokumentumkezelés, már MI-vel is

Ahogyan azt már említettük, dokumentumkezelő rendszer (DMS, document management system) nélkül esély nincsen rendet vágni a káoszban. A káosz biztonsági kockázatot rejt magában, a központosított (egyre inkább felhőalapú) tárolás azonban nem csak szabályozott elérhetőséget, hanem védelmet is kínál. Mindezt ráadásul a dokumentumkezelés teljes életciklusa alatt, a létrehozástól a terjesztésen/szerkesztésen és az archiváláson át, egészen a selejtezés/törlés folyamatáig.

DMS-t használva szervezetten történik a létrehozás, illetve a már meglevő dokumentumok frissítése és módosítása. A változtatások jóváhagyásának technikai feltételeit ugyancsak képes ellátni egy ilyen rendszer, melynek segítségével a terjesztés és a csoportmunkában való felhasználás szintén szabályozott módon zajlik. Ennek köszönhetően a kívánt információ megkeresése, változtatása, akár több kollégával való egyeztetése sem okozhat problémát.

Kulcsszavak alkalmazásával, intelligens keresővel a kívánt információ utáni kutatás időigénye minimalizálható. A legfejlettebb megoldások már természetes nyelvi feldolgozóképességgel bírnak (NLP, natural language processing), így a mesterséges intelligenciával megtámogatott DMS-ek mintázatfelismerésre is használhatók táblázatok, grafikonok, képek és egyéb, hagyományos módszerekkel nehezen kereshető információk esetében. Az MI a dokumentumkezelés védelmében is szerepet játszhat: viselkedésalapú elemzéssel potenciális veszélyeket háríthat el, még azok kialakulása előtt. Sőt, a legfejlettebb rendszerek arra is használhatók, hogy a bizalmas dokumentumok kényes információit automatizáltan elfedjék a külső féllel történő megosztás során.

Tárolás és törlés

Az információ átláthatóságának fenntartását nagyban segíti a verziókezelés. Egy jó DMS leköveti a módosításokat és ellátja a változások monitorozásának funkcióját. Ez szintén a keresést támogatja: többek között a létrehozó vagy módosító személyére, ezen események idejére és a verzióra ugyancsak leszűrhetővé teszi a vállalati információtenger cseppjeit.

A dokumentumok tárolásánál el kell különíteni a gyakran használt információt és azokat az adatokat, amikre már nincsen napi szükség, azonban bizonyos szempontok miatt – például törvényi, megfelelőségi okokból – még nem törölhetők. Előbbieket gyors elérésű tárhelyen célszerű elhelyezni, ahol megfelelő jogosultsággal könnyen hozzáférhetőek. Az archiválás azonban jellemzően inkább lassabb, de költséghatékonyabb megoldások igénybevételével zajlik.

A végső állomást egy dokumentum életében a fizikai megsemmisítés vagy digitális törlés jelenti. Jellemzően ez az a pont, ahol felhalmozódik az elavult, szükségtelen adat: a szervezetek az előírt tárolási időn túl is hajlamosak megőrizni ezeket az információkat (különösen igaz ez a papír dokumentumokra). A digitális archívumkezelés azonban automatizálhatja az információ elérhetetlenné tételének feladatát; a megfelelő feltételek teljesülése esetén véglegesen törli az életciklusa végére ért dokumentumokat, a hozzájuk tartozó (meta)adatokkal együtt.

Annak ellenére, hogy a digitális adattárak befogadóképessége szinte végtelennek tűnik, hatalmas mennyiségű adat keletkezik, amelyeket tárolni és kezelni kell. Tetszik, nem tetszik, ennek bizony ára van.

A dokumentumkezelés költségei

Nincsen egyetlen üdvözítő megoldás, így a (digitális) dokumentumkezelés ára csak a szervezet igényeinek megfelelő platform és annak konfigurációja ismeretében határozható meg. Nem mindegy például, hogy kizárólag elektronikus formátumban levő adatokkal kell-e dolgozni, vagy a rendszernek képesnek kell lennie a papíralapú dokumentumok kezelésére, digitalizálására.

A szó szerint ingyenes rendszerek összességében nem költségmentesek. Terméktámogatás nélkül vagy a munkavállalók képzésébe, vagy külső erőforrás bevonásába (esetleg mindkettőbe) kell fektetni, legyen szó akár a bevezetésről vagy a rendszer módosításáról, üzemeltetéséről. Ha nem felhőalapú a kiválasztott platform, akkor az on-premise költségekkel is számolni kell, de a cloudszolgáltatás sincsen ingyen.

Ezen felül fontos tisztában lenni azzal, hogy a DMS-ek költsége általában felhasználóalapú, tehát minél többen használják, annál többe kerül. Ugyanez a megállapítás érvényes a felhasznált tárterületre is. A rendszeres kiadások mellett szintén számolni kell a szervezetre szabás költségeivel, melyek egy nagyvállalatnál akár a több tíz vagy százezer dolláros szintet is elérhetik.

Noha eddig az ár volt a középpontban, nem szabad, hogy az legyen az egyetlen döntő szempont a kiválasztáskor. Figyelembe kell venni az egyéb paramétereket, amik nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy az adott szervezet teljesíthesse a dokumentumkezelő rendszerrel szemben támasztott elvárásait. A befektetés megtérülése mellett a használat egyszerűsége, a skálázhatóság, a szabályozói megfelelőségek támogatása, az integrálhatóság és a jövőbeli növekedési tervekhez való illeszkedés mind-mind fontos szempont lehet a hosszútávú siker elérésében.
 

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »