A teljes életciklust lefedő rendszerek képesek megszüntetni azt a káoszt, ami a szervezetek zöménél még mindig akadályozza az információáramlást.

Előző cikkünkből kiderült, hogy minden korábbi ígéret ellenére továbbra sem vált általánossá a papírmentes iroda. Maguk a dokumentumok pláne nélkülözhetetlenek, hiszen folyamatosan nő az előállított információ mennyisége, amit nem egyszerűen kezelni, hanem jól kell(ene) kezelni. A digitális olaj ugyanis csak akkor teszi hatékonnyá a szervezet mindennapjait, ha folyamatosan elérhető és hozzáférhető a felhasználók számára – a megfelelő hitelesítési és biztonsági folyamatok betartása mellett.

Sajnos minden fejlődés és vállalati szabályozás ellenére ma is bevett gyakorlat a kinyomtatott dokumentumok körbeküldése vagy az e-mailes csatolmányként terjedő és kontroll nélkül változó tartalmú állományok léte. Emiatt a szervezetek jó része továbbra is küszködik azzal, hogy elavult vagy hiányzó adatokkal dolgozik, illetve szembe kell néznie az eltűnő dokumentumok problémájával is.

Dokumentumkezelés, már MI-vel is

Ahogyan azt már említettük, dokumentumkezelő rendszer (DMS, document management system) nélkül esély nincsen rendet vágni a káoszban. A káosz biztonsági kockázatot rejt magában, a központosított (egyre inkább felhőalapú) tárolás azonban nem csak szabályozott elérhetőséget, hanem védelmet is kínál. Mindezt ráadásul a dokumentumkezelés teljes életciklusa alatt, a létrehozástól a terjesztésen/szerkesztésen és az archiváláson át, egészen a selejtezés/törlés folyamatáig.

DMS-t használva szervezetten történik a létrehozás, illetve a már meglevő dokumentumok frissítése és módosítása. A változtatások jóváhagyásának technikai feltételeit ugyancsak képes ellátni egy ilyen rendszer, melynek segítségével a terjesztés és a csoportmunkában való felhasználás szintén szabályozott módon zajlik. Ennek köszönhetően a kívánt információ megkeresése, változtatása, akár több kollégával való egyeztetése sem okozhat problémát.

Kulcsszavak alkalmazásával, intelligens keresővel a kívánt információ utáni kutatás időigénye minimalizálható. A legfejlettebb megoldások már természetes nyelvi feldolgozóképességgel bírnak (NLP, natural language processing), így a mesterséges intelligenciával megtámogatott DMS-ek mintázatfelismerésre is használhatók táblázatok, grafikonok, képek és egyéb, hagyományos módszerekkel nehezen kereshető információk esetében. Az MI a dokumentumkezelés védelmében is szerepet játszhat: viselkedésalapú elemzéssel potenciális veszélyeket háríthat el, még azok kialakulása előtt. Sőt, a legfejlettebb rendszerek arra is használhatók, hogy a bizalmas dokumentumok kényes információit automatizáltan elfedjék a külső féllel történő megosztás során.

Tárolás és törlés

Az információ átláthatóságának fenntartását nagyban segíti a verziókezelés. Egy jó DMS leköveti a módosításokat és ellátja a változások monitorozásának funkcióját. Ez szintén a keresést támogatja: többek között a létrehozó vagy módosító személyére, ezen események idejére és a verzióra ugyancsak leszűrhetővé teszi a vállalati információtenger cseppjeit.

A dokumentumok tárolásánál el kell különíteni a gyakran használt információt és azokat az adatokat, amikre már nincsen napi szükség, azonban bizonyos szempontok miatt – például törvényi, megfelelőségi okokból – még nem törölhetők. Előbbieket gyors elérésű tárhelyen célszerű elhelyezni, ahol megfelelő jogosultsággal könnyen hozzáférhetőek. Az archiválás azonban jellemzően inkább lassabb, de költséghatékonyabb megoldások igénybevételével zajlik.

A végső állomást egy dokumentum életében a fizikai megsemmisítés vagy digitális törlés jelenti. Jellemzően ez az a pont, ahol felhalmozódik az elavult, szükségtelen adat: a szervezetek az előírt tárolási időn túl is hajlamosak megőrizni ezeket az információkat (különösen igaz ez a papír dokumentumokra). A digitális archívumkezelés azonban automatizálhatja az információ elérhetetlenné tételének feladatát; a megfelelő feltételek teljesülése esetén véglegesen törli az életciklusa végére ért dokumentumokat, a hozzájuk tartozó (meta)adatokkal együtt.

Annak ellenére, hogy a digitális adattárak befogadóképessége szinte végtelennek tűnik, hatalmas mennyiségű adat keletkezik, amelyeket tárolni és kezelni kell. Tetszik, nem tetszik, ennek bizony ára van.

A dokumentumkezelés költségei

Nincsen egyetlen üdvözítő megoldás, így a (digitális) dokumentumkezelés ára csak a szervezet igényeinek megfelelő platform és annak konfigurációja ismeretében határozható meg. Nem mindegy például, hogy kizárólag elektronikus formátumban levő adatokkal kell-e dolgozni, vagy a rendszernek képesnek kell lennie a papíralapú dokumentumok kezelésére, digitalizálására.

A szó szerint ingyenes rendszerek összességében nem költségmentesek. Terméktámogatás nélkül vagy a munkavállalók képzésébe, vagy külső erőforrás bevonásába (esetleg mindkettőbe) kell fektetni, legyen szó akár a bevezetésről vagy a rendszer módosításáról, üzemeltetéséről. Ha nem felhőalapú a kiválasztott platform, akkor az on-premise költségekkel is számolni kell, de a cloudszolgáltatás sincsen ingyen.

Ezen felül fontos tisztában lenni azzal, hogy a DMS-ek költsége általában felhasználóalapú, tehát minél többen használják, annál többe kerül. Ugyanez a megállapítás érvényes a felhasznált tárterületre is. A rendszeres kiadások mellett szintén számolni kell a szervezetre szabás költségeivel, melyek egy nagyvállalatnál akár a több tíz vagy százezer dolláros szintet is elérhetik.

Noha eddig az ár volt a középpontban, nem szabad, hogy az legyen az egyetlen döntő szempont a kiválasztáskor. Figyelembe kell venni az egyéb paramétereket, amik nagyban hozzájárulnak ahhoz, hogy az adott szervezet teljesíthesse a dokumentumkezelő rendszerrel szemben támasztott elvárásait. A befektetés megtérülése mellett a használat egyszerűsége, a skálázhatóság, a szabályozói megfelelőségek támogatása, az integrálhatóság és a jövőbeli növekedési tervekhez való illeszkedés mind-mind fontos szempont lehet a hosszútávú siker elérésében.
 

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »

 

Cloud & big data

El az útból! Érkezik az OpenAI legújabb üdvöskéje

Ha van is fék az MI-vonaton, azt senki nem akarja használni. A ChatGPT fejlesztője az emberi szintű problémamegoldásra képes o3 modell beharangozásával zárta az évet.
 
Hirdetés

Felhőbe vezető út hazai szakértelemmel

Robusztus műszaki háttér, korszerű technológia és a felhasználóbarát kezelhetőség. A Flex Cloudhoz nem kell nagy IT-csapat, csak egy elhatározás és pár kattintás.

A szoftveresen definiált WAN hálózatok kiépítése jóval komplexebb feladat egy hagyományos hálózati fejlesztésnél.

a melléklet támogatója a Yettel

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.