Mind a mai napig van egy nélkülözhetetlen eleme a szervezetek működésének: a papír. Pontosabban a papíralapú dokumentum, amit a legtöbb helyen ma már jobbára multifunkciós készülékekkel (nyomtató, fénymásoló, szkenner egyben) állítanak elő. Bár a 2000-es évek óta temetik a vállalati nyomtatást, még a 2010-es évek elején is rendre azt hozták ki a kutatások, hogy nem csökken a cégek papíréhsége.

Azóta jelentős változások történtek a vállalati informatikában. Az IT-infrastruktúra központi elemévé vált a cloud computing, a pandémia nyomán pedig teljes polgárjogot nyert a hibrid (iroda+távmunka) munkavégzés. Ez a munkahelyekkel-irodákkal – ezáltal a nyomtatással – szemben támasztott követelményeket is átalakította.

A hagyományos nyomtatás iránti igény kétségtelenül csökkenő tendenciát mutat. Bár vannak ingadozások, összességében a zsugorodás eddig lassú volt. A 2020-as pandémia például átmenetileg jelentős visszaesést hozott, hiszen az irodák kiürültek, a szervezetek áttértek a távmunkára, és jól-rosszul igyekeztek digitális csatornákra terelni a vállalati folyamatokat. 2022-ben azonban már megfigyelhető volt némi visszarendeződés. A Gartner 2022 elején a folyó évre például 1,1 százalékos növekedést, de ötéves távlatban természetesen csökkenést jósolt: évi átlagban (CAGR) 1,5 százalékot. Bő egy évvel később, 2023 áprilisában már a folyó évre is csökkenést vártak (-0,8 százalék) a piackutató elemzői, de akkor már 2027-ig éves átlagban 3,5 százalékos csökkenést vetítettek előre. A piac bizonytalanságát jelzi ugyanakkor, hogy a Statista adatai szerint 2029-ig nem változik érdemben a nyomtatási piac.

Digitális transzformáció és a papír

A fentiek alapján az biztosnak tűnik, hogy a papíralapú dokumentumok még sokáig megőrzik fontosságukat. Számos ágazatban (pl. egészségügy, oktatás, banki és biztosítási szektor) a folyamatok szerves része maradt. De a kulturális beágyazottsága szintén erős: kutatások szerint még a digitális bennszülöttek is jobban reagálnak a papíralapú dokumentumokra, mint a digitális médiumok ingereire.

Mi következik mindebből a szervezetek digitalizációs stratégiájának nyomtatásra vonatkozó részére? Mivel a dokumentumok készítése és kezelése elkerülhetetlen, mindenekelőtt az, hogy a digitalizációs stratégia minden eleménél figyelembe kell venni a dokumentumkezelést, azaz hogy miként állítunk elő, tárolunk és keresünk vissza dokumentumokat.

Ha ezeket sikerül a stratégia szerves részévé tenni, az sokat lendíthet adott cég, szervezet működési hatékonyságán. A Kyocera egy tanulmánya hivatkozik egy PwC-kutatásra, amely szerint a hatékony dokumentumkezelés hiánya miatt a szervezetek átlagosan dokumentumaik 7,5 százalékát veszítik el. A McKinsey szerint pedig az irodai dolgozók átlagosan napi 1,8 órát, munkaidejük közel negyedét töltik a szükséges dokumentumok keresésével.

Ezért is fontos, hogy a vállalat digitalizációs stratégiájának szerves része legyen egy dokumentummenedzsment-rendszer (DMS) kialakítása-bevezetése. A DMS ugyanis előfeltétele például egy hatékony mobilitási stratégiának, a folyamatautomatizálás vagy akár a fenntarthatóság javításának. Jelentősen képes javítani-egyszerűsíteni a belső és a partnerekkel történő kommunikációt, sőt a biztonságot! Ha egy dokumentum a DMS-ben (és a biztonsági mentésekben) digitális formában egyaránt rendelkezésre áll, egy havariahelyzet után, amelyben fontos papíralapú dokumentumok sérülnek meg, csökken a helyreállításhoz szükséges időt.

Ezekre érdemes figyelni

Az alábbiakban bemutatunk néhány olyan pontot, ahol a digitális stratégia szorosabban összekapcsolódik a vállalati nyomtatással, pontosabban tágabb értelemben a dokumentumkezeléssel.

Mobilitási stratégia. A hibrid munkavégzés eleve megköveteli a cégektől, hogy kialakítsák mobilitási stratégiájukat. Az biztosítja ugyanis, hogy az iroda valóban határtalan térré váljon – ebbe a térben kell a nyomtatás optimális helyét megtalálni. Ha egy szervezet bevezet valamiféle elektronikus aláírási rendszert, azzal valószínűleg csökkentheti nyomtatási igényét, ám akár technikai, akár szabályozási okokból teljesen nem fog tudni lemondani róla. A mobilitás tehát megköveteli valamilyen mobil nyomtatásmenedzsment bevezetését.

Olyan rendszert érdemes választani, amely biztonsági és költségszempontból egyaránt kontrollálhatóvá teszi a távolról történő nyomtatást. A mobilitásmenedzsmentnek kell kezelnie az eszközök és felhasználók jogosultságát (mely mobileszközről mely nyomtató használható milyen kapacitásig). Emellett biztosítania kell, hogy a mobil nyomtatási feladatok titkosíthatók és a rendszerben biztonságosan tárolhatók legyenek (a nyomtatás ugyanis jellemzően a jogosultság helyszíni igazolása után történik meg).

Folyamatautomatizálás. Mivel az üzleti folyamatokhoz rengeteg dokumentum (memó, szerződés, megrendelő, számla stb.) kapcsolódik, célszerű ezeket közös keretbe foglalni egy ECM (Enterprise Content Management) rendszerben – függetlenül attól, hogy készül-e belőlük papíralapú változat vagy sem. Ha az ECM-et jól integrálják az üzleti rendszerekkel, biztosíthatja a különböző tartalmak holisztikus kezelését, dokumentumok létrehozását, megosztását és tárolását. A legjobb rendszerek számos kézi munkafolyamatot képesek kiváltani, egyszerűsítik és biztonságossá (kontrollálttá) teszik a hozzáférést, és hibrid munkakörnyezetben is segítik a munkatársak együttműködését.

Információbiztonság. A digitális transzformációval párhuzamosan emelni kell a kibervédelmi szintet. Ma már az intelligens nyomtatók/multifunkciós készülékek képesek hosszabb ideig információkat tárolni, ezért ugyanolyan kockázatnak vannak kitéve, mint bármely más, hálózatba kapcsolt végponti eszköz: hozzáférési adatok és érzékeny üzleti információk szivároghatnak ki róluk. Ezért a nyomtatókat a vállalati biztonság szerves részeként kell kezelni. Ahogy már a mobilitási stratégiánál említettük, a biztonság legfontosabb elemei az eszköz- és felhasználóazonosítás, a hozzáférés-kezelés és a titkosított kommunikáció.

Fenntarthatóság. A képalkotó technológiák komoly környezeti terhelést okoznak. Egy tanulmány (PDF) szerint évente mintegy 600 ezer tonna elektronikus hulladék keletkezik az ilyen eszközökből. Az Európai Unió idén februárban bejelentette: dolgoznak a környezetbarát eszköztervezésre vonatkozó előírások szigorításán.

A felhasználó vállalatok azonban proaktívan is elmozdulhatnak a papírmentesebb működési modell irányába. Ehhez érdekes módon maguk a nyomtatási berendezések gyártói kínálnak hatékony eszközöket. Itt olyan szoftverekre kell gondolni, melyekkel távolról menedzselhetők a nyomtatási és szkennelési feladatok, nyomon követhető a papír- és tonerhasználat. Ezek a rendszerek egy sor olyan adatot biztosítanak, amelyekre alapozva elvégezhető a nyomtatási költségek átfogó optimalizálása.

Összeállításunk követező részében közelebbről is megvizsgáljuk a papíralapú és a digitális dokumentumok együttélését a vállalati folyamatokban.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »