Másfél-két évtizede jósolják a papírmentes iroda eljövetelét. Bár a papírdokumentumok gyártásának volumene valóban csökkent, Paperless Land partjait még távcsővel sem látjuk.

Mind a mai napig van egy nélkülözhetetlen eleme a szervezetek működésének: a papír. Pontosabban a papíralapú dokumentum, amit a legtöbb helyen ma már jobbára multifunkciós készülékekkel (nyomtató, fénymásoló, szkenner egyben) állítanak elő. Bár a 2000-es évek óta temetik a vállalati nyomtatást, még a 2010-es évek elején is rendre azt hozták ki a kutatások, hogy nem csökken a cégek papíréhsége.

Azóta jelentős változások történtek a vállalati informatikában. Az IT-infrastruktúra központi elemévé vált a cloud computing, a pandémia nyomán pedig teljes polgárjogot nyert a hibrid (iroda+távmunka) munkavégzés. Ez a munkahelyekkel-irodákkal – ezáltal a nyomtatással – szemben támasztott követelményeket is átalakította.

A hagyományos nyomtatás iránti igény kétségtelenül csökkenő tendenciát mutat. Bár vannak ingadozások, összességében a zsugorodás eddig lassú volt. A 2020-as pandémia például átmenetileg jelentős visszaesést hozott, hiszen az irodák kiürültek, a szervezetek áttértek a távmunkára, és jól-rosszul igyekeztek digitális csatornákra terelni a vállalati folyamatokat. 2022-ben azonban már megfigyelhető volt némi visszarendeződés. A Gartner 2022 elején a folyó évre például 1,1 százalékos növekedést, de ötéves távlatban természetesen csökkenést jósolt: évi átlagban (CAGR) 1,5 százalékot. Bő egy évvel később, 2023 áprilisában már a folyó évre is csökkenést vártak (-0,8 százalék) a piackutató elemzői, de akkor már 2027-ig éves átlagban 3,5 százalékos csökkenést vetítettek előre. A piac bizonytalanságát jelzi ugyanakkor, hogy a Statista adatai szerint 2029-ig nem változik érdemben a nyomtatási piac.

Digitális transzformáció és a papír

A fentiek alapján az biztosnak tűnik, hogy a papíralapú dokumentumok még sokáig megőrzik fontosságukat. Számos ágazatban (pl. egészségügy, oktatás, banki és biztosítási szektor) a folyamatok szerves része maradt. De a kulturális beágyazottsága szintén erős: kutatások szerint még a digitális bennszülöttek is jobban reagálnak a papíralapú dokumentumokra, mint a digitális médiumok ingereire.

Mi következik mindebből a szervezetek digitalizációs stratégiájának nyomtatásra vonatkozó részére? Mivel a dokumentumok készítése és kezelése elkerülhetetlen, mindenekelőtt az, hogy a digitalizációs stratégia minden eleménél figyelembe kell venni a dokumentumkezelést, azaz hogy miként állítunk elő, tárolunk és keresünk vissza dokumentumokat.

Ha ezeket sikerül a stratégia szerves részévé tenni, az sokat lendíthet adott cég, szervezet működési hatékonyságán. A Kyocera egy tanulmánya hivatkozik egy PwC-kutatásra, amely szerint a hatékony dokumentumkezelés hiánya miatt a szervezetek átlagosan dokumentumaik 7,5 százalékát veszítik el. A McKinsey szerint pedig az irodai dolgozók átlagosan napi 1,8 órát, munkaidejük közel negyedét töltik a szükséges dokumentumok keresésével.

Ezért is fontos, hogy a vállalat digitalizációs stratégiájának szerves része legyen egy dokumentummenedzsment-rendszer (DMS) kialakítása-bevezetése. A DMS ugyanis előfeltétele például egy hatékony mobilitási stratégiának, a folyamatautomatizálás vagy akár a fenntarthatóság javításának. Jelentősen képes javítani-egyszerűsíteni a belső és a partnerekkel történő kommunikációt, sőt a biztonságot! Ha egy dokumentum a DMS-ben (és a biztonsági mentésekben) digitális formában egyaránt rendelkezésre áll, egy havariahelyzet után, amelyben fontos papíralapú dokumentumok sérülnek meg, csökken a helyreállításhoz szükséges időt.

Ezekre érdemes figyelni

Az alábbiakban bemutatunk néhány olyan pontot, ahol a digitális stratégia szorosabban összekapcsolódik a vállalati nyomtatással, pontosabban tágabb értelemben a dokumentumkezeléssel.

Mobilitási stratégia. A hibrid munkavégzés eleve megköveteli a cégektől, hogy kialakítsák mobilitási stratégiájukat. Az biztosítja ugyanis, hogy az iroda valóban határtalan térré váljon – ebbe a térben kell a nyomtatás optimális helyét megtalálni. Ha egy szervezet bevezet valamiféle elektronikus aláírási rendszert, azzal valószínűleg csökkentheti nyomtatási igényét, ám akár technikai, akár szabályozási okokból teljesen nem fog tudni lemondani róla. A mobilitás tehát megköveteli valamilyen mobil nyomtatásmenedzsment bevezetését.

Olyan rendszert érdemes választani, amely biztonsági és költségszempontból egyaránt kontrollálhatóvá teszi a távolról történő nyomtatást. A mobilitásmenedzsmentnek kell kezelnie az eszközök és felhasználók jogosultságát (mely mobileszközről mely nyomtató használható milyen kapacitásig). Emellett biztosítania kell, hogy a mobil nyomtatási feladatok titkosíthatók és a rendszerben biztonságosan tárolhatók legyenek (a nyomtatás ugyanis jellemzően a jogosultság helyszíni igazolása után történik meg).

Folyamatautomatizálás. Mivel az üzleti folyamatokhoz rengeteg dokumentum (memó, szerződés, megrendelő, számla stb.) kapcsolódik, célszerű ezeket közös keretbe foglalni egy ECM (Enterprise Content Management) rendszerben – függetlenül attól, hogy készül-e belőlük papíralapú változat vagy sem. Ha az ECM-et jól integrálják az üzleti rendszerekkel, biztosíthatja a különböző tartalmak holisztikus kezelését, dokumentumok létrehozását, megosztását és tárolását. A legjobb rendszerek számos kézi munkafolyamatot képesek kiváltani, egyszerűsítik és biztonságossá (kontrollálttá) teszik a hozzáférést, és hibrid munkakörnyezetben is segítik a munkatársak együttműködését.

Információbiztonság. A digitális transzformációval párhuzamosan emelni kell a kibervédelmi szintet. Ma már az intelligens nyomtatók/multifunkciós készülékek képesek hosszabb ideig információkat tárolni, ezért ugyanolyan kockázatnak vannak kitéve, mint bármely más, hálózatba kapcsolt végponti eszköz: hozzáférési adatok és érzékeny üzleti információk szivároghatnak ki róluk. Ezért a nyomtatókat a vállalati biztonság szerves részeként kell kezelni. Ahogy már a mobilitási stratégiánál említettük, a biztonság legfontosabb elemei az eszköz- és felhasználóazonosítás, a hozzáférés-kezelés és a titkosított kommunikáció.

Fenntarthatóság. A képalkotó technológiák komoly környezeti terhelést okoznak. Egy tanulmány (PDF) szerint évente mintegy 600 ezer tonna elektronikus hulladék keletkezik az ilyen eszközökből. Az Európai Unió idén februárban bejelentette: dolgoznak a környezetbarát eszköztervezésre vonatkozó előírások szigorításán.

A felhasználó vállalatok azonban proaktívan is elmozdulhatnak a papírmentesebb működési modell irányába. Ehhez érdekes módon maguk a nyomtatási berendezések gyártói kínálnak hatékony eszközöket. Itt olyan szoftverekre kell gondolni, melyekkel távolról menedzselhetők a nyomtatási és szkennelési feladatok, nyomon követhető a papír- és tonerhasználat. Ezek a rendszerek egy sor olyan adatot biztosítanak, amelyekre alapozva elvégezhető a nyomtatási költségek átfogó optimalizálása.

Összeállításunk követező részében közelebbről is megvizsgáljuk a papíralapú és a digitális dokumentumok együttélését a vállalati folyamatokban.

Ez a cikk független szerkesztőségi tartalom, mely a GLOBAL-UNION Kft., a Kyocera márka kizárólagos magyar disztribútorának támogatásával készült. Részletek »

 

Piaci hírek

El az útból! Érkezik az OpenAI legújabb üdvöskéje

Ha van is fék az MI-vonaton, azt senki nem akarja használni. A ChatGPT fejlesztője az emberi szintű problémamegoldásra képes o3 modell beharangozásával zárta az évet.
 
Hirdetés

Felhőbe vezető út hazai szakértelemmel

Robusztus műszaki háttér, korszerű technológia és a felhasználóbarát kezelhetőség. A Flex Cloudhoz nem kell nagy IT-csapat, csak egy elhatározás és pár kattintás.

A szoftveresen definiált WAN hálózatok kiépítése jóval komplexebb feladat egy hagyományos hálózati fejlesztésnél.

a melléklet támogatója a Yettel

Amióta a VMware a Broadcom tulajdonába került, sebesen követik egymást a szoftvercégnél a stratégiai jelentőségű változások. Mi vár az ügyfelekre? Vincze-Berecz Tibor szoftverlicenc-szakértő (IPR-Insights) írása.

Nyílt forráskód: valóban ingyenes, de használatának szigorú szabályai vannak

Különösen az early adopter vállalatoknak lehet hasznos. De különbözik ez bármiben az amúgy is megkerülhetetlen tervezéstől és pilottól?

Sok hazai cégnek kell szorosra zárni a kiberkaput

Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizennegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2024 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.