Minden nagyobb IT-projektnek vannak válságos szakaszai, tekintve, hogy bármilyen pontos a célok meghatározása, a teljes folyamat tervezése, lesznek olyan nem várt körülmények, események, melyek veszélybe sodorhatják az egész addigi munkát. Mivel senki sem szereti kidobni az ablakon a már belefektetett pénzt és munkát, jön a tűzoltás. De ezt is lehet okosan csinálni.

Nincs ugyan mesterterv, hiszen minden projekt más és más, azonban van néhány ökölszabály, amit érdemes betartani. Ezek sokszor segítenek ugyanis abban, hogy ne kerüljön minden a kukába, írja a fontosabb lépéseket összefoglaló cikkében Bastian Witte, a Bosch szoftverfejlesztési projektvezetője. Az alábbiakban az ő gondolatmenetét foglaljuk össze.

Hogyan vehetjük észre, hogy baj van?

Projektszakértők szerint nagyjából négy főbb szakaszra bontható, hogyan jelentkeznek egy projektben a válságtünetek.

1. Problémák mutatkoznak a közreműködőknél. Konfliktusok keletkeznek a projektben közreműködő felek között. Emiatt a végrehajtás során kapkodás lesz, a szükséges döntések pedig későn vagy egyáltalán nem születnek meg. A végrehajtói szinten ilyenkor gyorsan eltűnik a bizalom, hogy sikeres lesz a projekt.

2. A projektstratégiai válsága. Ha nincs a projektnek világos célja és jövőképe, az könnyen oda vezet, hogy tervezésben és a prioritások meghatározásában komoly következetlenségek, hibák csúsznak.

3. Mérföldkő-válság. A felelősök nem vagy rosszul határozzák meg az operatív folyamatot, minek következtében nem teljesülnek a határidők, elszállnak a költségek, a minőségi követelmények nem teljesülnek.

4. Megkérdőjeleződik az eredmény. Ekkor már minden érdekelt tudatában van annak, hogy a projekt céljai nem vagy csak aránytalanul nagy erőfeszítésekkel (idő, költségek, minőség stb.) érhetők el. Ha az összes tényezőre igaz ez, akkor a projekt valószínűleg menthetetlen.

Ám bármely szakaszban van is egy projekt, vannak módszerek arra, hogy meg lehessen menteni. Ez persze áldozatokkal jár, tehát az szinte biztos, hogy például az eredeti költségkeret és/vagy a határidő nem tartható, de megvan az esély arra, hogy a végeredmény egy minden érdekelt számára elfogadható kompromisszum lesz.

Amikor jön a válság, jön a válságkezelő, azaz a projektmenedzsment Mr. Wolfjai – hogy a Ponyvaregényből vett analógiával éljünk.

Válságkezelés lépésről lépésre: így dolgozik Mr. Wolf

1. Lokalizálni kell a problémát. Olyan ez, mint egy baleseti helyszín – véli egy német szakértő. Amikor megérkezünk a baleset helyszínére, az első feladat a probléma lokalizálása, ki és mi hol sérült. Érdemes ellenőrző lista alapján gyorsan végigmenni az elsődleges és másodlagos kritikus pontokon (költségvetés, határidők, projekt kockázatainak és előrehaladásának átláthatósága stb.). A fontosabb szereplőkkel át kell beszélni a helyzetet, mert abból kiderülhetnek további tényezők is, például hogy a projektkultúrába eleve bele vannak kódolva a fölösleges konfliktusok, vagy hogy baj van a csapat motivációjával.

Mindezek alapján lehet kiértékelni, hogy mekkora a különbség a valós és az elvárt helyzet között, például hogyan áll a projekt a felhasználók igényeihez képest.

2. Meg kell nyerni a menedzsmentet. A projektekre általában is igaz, hogy nem lehetnek sikeresek a menedzsment támogatása nélkül. Ez válsághelyzetben hatványozottan igaz. Két szempontot kell mindenképpen figyelembe venni: fontos-e a vállalatnak a projekt tartalma, illetve megtérül-e pénzügyileg, ha befejezik. A két szempont alapján kell készíteni különböző forgatókönyveket, és ha ezek alapján a befejezésre szavaz a menedzsment, akkor a válságmenedzser e felhatalmazás birtokában léphet tovább.

3. Kezelni kell a pánikot. Mivel minden közreműködő pánikban van, először is azt kell kezelni. Ennek kulcsa a jó kommunikáció, a párbeszéd. Érdemes tiszta vizet önteni a pohárba: a megbeszéléseken egyértelművé kell tenni, hogy baj van, és az okokat is el kell mondani. Ugyanakkor a hangsúlyt a a jövőképre, a kiútra kell helyezni.

4. Vannak azonnali intézkedések. Az első lépésben felmért tünetek mentén fel kell tárni azok okait. Erre alkalmas például a leanben használatos 5W módszer (öt „miért...” kezdetű kérdéssel feltárni az okokat, és megoldás keresni rá). Ilyenkor kiderül például, hogy egy-egy közreműködő személyes igénye eltúlzott, egyes részekhez kevés az erőforrás stb. Ezek alapján lehet újratervezni, átcsoportosítani a költségvetést, az erőforrásokat, lecserélni szereplőket stb.

Ez azonban csak rapid tűzoltás, az eddigi kudarcok elsődleges okainak kezelése.

Újratervezés és pályára állítás

5. Újratervezés. Jön egy nagyon fontos lépés: az ügyféllel közösen meg kell határozni a projekt befejezésére vonatkozó stratégiát. Vagy változatlan költségvetés mellett csökkenteni a projekt célját (a kimenet optimalizálása), vagy az eredeti cél mellett növelni az erőforrásokat (a bemenet optimalizálása).

6. Folyamatos válságkommunikáció. Mindezzel párhuzamosan a válságkezelő projektvezetőnek folyamatosan kommunikálnia kell, hogy a válság ellenére a projekt folyamatosan halad. Ezt kell minden közreműködő felé sugározni (ügyfél, IT, menedzsment).

7. A projekt stabilizálása. Elkezdődhet az igazi munka. Ki kell alakítani egy következetes kontrollszisztémát, amelyben szoros ellenőrzés alatt lehet tartani a költségeket, a minőséget, a határidőket stb. Érdemes olyan mérőszámokat bevezetni, melyek segítenek a folyamatos kockázatértékelésben, mert így még időben kiderül, ha valahol probléma van, és be lehet avatkozni.

Ha mindezek a lépések sikerrel jártak, a válságkezelő munkája véget ért, és a projekt visszatérhet a rendes kerékvágásba. Érdemes azonban összegezni mindazokat a tapasztalatokat, melyek a válság kezelése során születtek. A projekt dokumentációjában például rögzíteni kell azokat a problémákat, melyek a válsághoz vezettek, a kezelés módokat, a válságkezelés során kialakított új folyamatokat és ellenőrzési mechanizmusokat, valamint ajánlásokat arra vonatkozóan, hogy miként kerülhető el egy újabb válság.