Amint azt előző cikkünkben körüljártuk, jellemzően a kkv-k számára előnyös a cloud, a nagyvállalatok általában az on-premise megoldásokat részesítik előnyben, míg a hibrid rendszerek a középutat képviselik. De nem ez az egyetlen fő tényező, ami segít eldönteni, melyik ERP-rendszer mellett tegye le voksát a megrendelő.

A helyzet ugyanis az, hogy a termelő/kereskedő és a projektalapú vállalatok igényei kimutathatóan eltérnek egymástól. A projektalapú vállalatok ugyanis elsősorban olyan eszközöket keresnek, melyek ki tudják szolgálni a gyakran rövid idő alatt lefutó projektek támasztotta követelményeklet: költséghatékonyak, gyorsan alkalmazásba vehetők, és azonnali eredményt adnak. Vagyis olyan megoldásra van szüksége a vállalatoknak, ami képes a projektmenedzsmenttel való funkcionális integrációra és harmonizációra, beleértve a gazdasági és emberi erőforrás-kezelést is.

Itt nem segít a napi rutin

Miért speciálisak a projektalapú vállalatok igényei? Nem egy összeszokott, napi rutint jelentő feladatsorról van szó, melynek ismert folyamatát alkalmanként megszakítja egy fejlesztés bevezetése, hanem gyors reagálást kívánó, jellemzően rövid ideig tartó, időben korlátozott tevékenységről beszélünk, melyek egymást követően zajlanak. Jó arányérzéket igényel az elvégzésükhöz szükséges erőforrások – idő, pénz, szakemberek – megfelelő hozzárendelése, tapasztalati úton ugyanis nem lehet megszerezni azok helyes arányát.

De nem csak gyors reakcióra van szükség. Azt is el kell tudni dönteni, hogy melyik projekt hoz jelentős bevételt, és melyik lesz pénztemető, és ahhoz kell optimalizálni a projektre szánt (emberi) erőforrásokat. Nem utolsósorban folyamatosan magas színvonalat kell nyújtani, hiszen egy megrendelő elvesztése súlyos következményekkel járhat. A piaci trendek szerint ugyanis a legtöbb, projektalapokon tevékenykedő cég általában ugyanazt a (néhány) ügyfelet szolgálja különböző projektekben is.

Információ – folyamatosan és azonnal

A fentieknek való megfeleléshez rengeteg információra van szükség, amit ráadásul a különböző üzleti folyamatok különböző alkalmazásai szolgáltatnak. Ha egy projektvezető mindig naprakész akar lenni – márpedig ez minden projektvezetőnek fontos célja kell legyen –, akkor adatra éhes pókként kell az információ hálójának közepében tevékenykednie. Kritikusan fontos tehát, hogy az alkalmazások egymással integráltan használhatók legyenek.

Sajnos gyakran nem ez a helyzet, különösen a kkv-k körében. A kisebb vállalatok túlságosan bíznak az egyénileg szerkesztett táblázatok, dokumentumok és e-mailek egyvelegében, de nagyvállalatok esetében is előállhat hasonló szituáció a használt szoftverek inkompatibilitása miatt. Még az olyan triviális tennivalók is elsikkadhatnak, mint az adatbevitel egységesítése, melynek hiánya számos hibalehetőség forrása. Ennek közismert példája a Mars Climate Orbiter űrszonda esete 1999-ben. A NASA és az űrszondát gyártó Lockheed Martin ugyanis egyszerűen elfelejtett egyeztetni a használandó mértékegységekről: a gyártó a metrikus rendszert, a NASA az angolszász rendszert használta. Ez vezetett oda, hogy az űrszondát a földi irányítás elvesztette, az ugyanis már azelőtt megsemmisült, hogy bármi érdemlegeset is csinálhatott volna. (A NASA egyébként ennek ellenére csak 2007-ben tért át a metrikus rendszer használatára.)

Ilyen egy jó rendszer

Milyen pozitív hozadékai lehetnek tehát a projektalapú ERP-knek? Többek között csökkenhetnek az adminisztrációs költségek a részlegeken átívelő duplikációs és szinkronizáció hiányára visszavezethető esetek kiszűrésével, de hasonlóan előnyös lehet a központosított erőforrás-kezelés, amely könnyebben megtalálhatóvá teszi a szükséges erőforrásokat. A sok cég számára kihívást jelentő compliance jó része is teljesíthető a kulcsfeladatok automatizálásával és a jelentések gyors, sztenderdizált készítésének lehetőségével.

A külső gyártók termékeivel való szabványos integráció elősegítheti az ügyféllel való kapcsolattartást, beleértve az információáramlást, a rugalmas számlázást és a stratégiai tervezést is. A folyamatokhoz (és nem a részlegekhez) rendelt költségek révén pedig létrejön a projektek pénzügyi átláthatósága. Sőt még az alkalmazottak egészségére is hatással lehet a jó projektalapú ERP-rendszer: csökkenti a balesetek számát, melyek – érthető okokból – negatívan befolyásolják a hatékonyságot.

Korai azonban még elégedetten nyugtázni, hogy sikerült kiválasztani a megfelelőnek vélt ERP-rendszert. Hátra van még a megoldás vállalati igényekre szabása, mely akár zátonyra is futtathatja az egyébként hatékony rendszert. Ennek hátulütőiről és buktatók elkerülésének módjairól következő cikkünkben írunk.