Bár valószínűleg kevesen gondolnak rá, de a tudományos és az üzleti életben is forradalmi változást hozott a 13-14. században, amikor elkezdtek azzal foglalkozni, hogy a kódexekben, oklevelekben és egyéb írott szerződésekben rögzített tudást valamiféle egységes módszerrel katalogizálni próbálták, azaz valamilyen eszközök révén rögzítették, hogy mit hol talál meg az érdeklődő elme. Addig ugyanis hiába gyűlt számolatlanul az ókori auktorok arab közvetítéssel Európába jutott tudása a kolostorok, uralkodók, gazdag nemesek könyvtárában, arra a másoláson túl kevés energiát fordítottak, hogy rögzítsék, melyik kódexbe mely műveket másolták. (Akkoriban a kódexek drágák voltak, egy-egy kötetbe ezért olykor teljesen eltérő tematikájú műveket is belemásoltak mindaddig, amíg az adott kódex be nem telt. Így aztán az is előfordult, hogy egy műnek az eleje az egyik kódexben volt, míg a vége egy másikban.)

Újabb forradalom: elektronikus dokumentumkezelés

Egy szervezeten belül nap mint nap rengeteg dokumentum keletkezik. Érdekes módon ezek többsége elektronikusan keletkezik, azaz számítógépen valamilyen szövegszerkesztő program segítségével állítjuk elő. Mégis csupán egy része jár be később digitális életutat, jelentős részük ugyanis papírra kerül, és a megosztás módja is jellemzően analóg: fénymásoljuk, futárral vagy postán juttatjuk el másokhoz, iratgyűjtőkbe rendezve tároljuk. Míg másik részük soha nem válik analóggá, elektronikusan osztjuk meg, továbbítjuk és tároljuk.

Könnyen belátható, hogy a papír alapú dokumentumok tárolása drága (raktár kell hozzá megfelelő infrastruktúrával, személyzettel), kezelése, visszakeresése nehézkes. De – és erről a "de"-ről szólna e havi kiemelt témánk – az elektronikus dokumentumkezelés is (DMS – document management system) számtalan problémát felvet, miközben a dokumentum életciklusa során olyan lehetőségeket ad, melyek nem csak az előírásoknak való megfelelést biztosítja, hanem a szervezeten belül felhalmozódó tudás menedzsmentjéhez is eszközöket ad.

És hogy ez mennyire fontos kérdés? Egy szintén két éve publikált GKI eNET-kutatás, melyről a Bitport is beszámolt szerint a magyar közép- és nagyvállalatoknál hetente átlagosan 200 irat képződik: levelek (e-mail és papír alapú), szerződések, megbeszélések feljegyzése, tervek, dokumentációk, utasítások stb. Ezek egy részének tárolását, eredetiségének igazolását, visszakereshetőségét a különböző törvények való megfelelés miatt kell biztosítani (ilyenek például a könyvelési adatok), míg más dokumentumoknak a vállalat belső folyamatainak hatékonysága szempontjából van kitüntetett szerepe.

Digitálisan egyszerű?

Amikor a digitális iratkezelésről beszélünk, nem feltétlenül a környezetvédelmi szempontok előtérbe kerülését ünnepeljük – bár kétségtelen, hogy az esőerdők is jobban járnak. Elvileg digitalizálás roppant módon leegyszerűsítheti a dokumentumok kezelését, valamint bizonyos vállalati körben akár a folyamatok is leképezhetők az iratok életciklusával, azaz egy irat élete a vállalaton belül egyben egy üzleti folyamatnak is megfelel (ilyen például egy biztosítónál az ügyfélhez kapcsolódó összes dokumentum a szerződéstől a kárbejelentésig).

És akkor még nem beszéltünk arról a hozadékról, hogy a felhalmozódó dokumentumok egyben valamiféle gyűjteményei is egyfajta vállalati tudásnak, ami például szövegbányászati módszerekkel ki is nyerhető belőlük.

De voltaképpen ez is az egyik nagy kihívás az elektronikus dokumentumkezelésben. Először is: egységben kell kezelni papíralapú és elektronikus dokumentumokat. Másodszor: a rendszeren belül biztosítani kell, hogy bizonyos dokumentumok hitelességét (legyen papír alapú vagy elektronikus az eredeti) igazolni lehessen. Harmadszor: pontosan szabályozni kell, hogy mely dokumentum módosítható, és azt ki, milyen esetben módosíthatja (verziókövetés, naplózás, identity management). Negyedszer: biztosítani kell a megbízható fizikai tárolást (archiválás). Ötödször: és talán ez távlatilag a legfontosabb: interoperabilitás, azaz annak biztosítása, hogy a dokumentum bármely, a szervezetben előforduló rendszeren olvasható legyen életciklusa végéig.

A nyereség

Bármelyik dokumentumkezelő rendszert is vizsgáljuk, a felsorolt előnyeik nem sokban – általában árnyalatokban – különböznek egymástól. Minden rendszer azt ígéri magáról, hogy könnyen és gyorsan bevezethető. Ez mindig viszonylagos, és ha valóban minden lehetőséget ki akarunk használni a jövőben is, akkor ez nem is biztos, hogy igaz. Abból az egyszerű okból kifolyólag, hogy számtalan alrendszerrel kell összekapcsolni a DMS-t.

Abban azonban segít, hogy egyszerűbbé teszi a csoportmunkában készülö dokumentumok változatainak nyomon követését, és megszűnnek a feleslegesen készített másolatok, amik aztán rendszerint a kukában végzik – bizonyos esetekben biztonsági problémákat generálva.

Kétségtelen azonban , hogy hatékonyabbá válnak, gyorsulnak a munkafolyamatok, ráadásul pontosan nyomon követhető a feladatok egyes fázisaira fordított idő – pontos bontásban, ami akár a HR számára is biztosíthat adatokat. Pontosan szabályozható a hozzáférés: egyes rednszerekben d
dokumentumtípusonként, dokumentumonként határozható meg, hogy ki, mikor, milyen dokumentumhoz és milyen jogosultsággal (olvasás, szerkesztés) férhet hozzá.

Szintén már a dokumentumkezelésen túlmutató lehetőség a keresés, ami akár szövegbányászattá is kibővíthető a rejtett belső tudás feltárására.

Végül ne feledkezzünk meg a lehetséges megtakarításokról sem. 2011-ben az IVSZ és az Irat- és Dokumentumkezelés Szakmai Szövetség (IDSzSz) egy tanulmány készített a kormánynak „Az elektronikus iratkezelés kulcsszerepe a kormányzati, önkormányzati működésben” címmel. Ebben a közszférára vonatkozóan is megvizsgálták, milyen megtakarítási lehetőségeket lehet elérni a DMS bevezetése révén. Megállapításuk szerint az egyik legnagyobb tétel ebben a személyi kiadásokra fordított összeg (lásd a fenti grafikont).

A rossz DMS kárt okoz a szervezetnek

Az IDC egyik két éve készített egy globális felmérést, amelyből az derült ki, hogy a rosszul kialakított dokumentumalapú folyamatok négy szervezetből háromnál már okoztak komoly incidenseket. A válaszadók 36 százaléka például nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek. De közel harmaduk (30%) például kulcsalkalmazottat, negyedük pedig fontos ügyfelet veszített – még egyszer hangsúlyozzuk: a dokumentummenedzsmentben fellépő problémák miatt.

Az IDC becslései szerint azonban a problémák teljes költsége, beleértve a munkaidő-kiesést, az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt stb., minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.

Érdekes színe a felmérésnek, hogy a válaszadók harmada úgy nyilatkozott, hogy személyesen is tudott a szervezeténél hibás vagy nem hatékony dokumentumvezérelt folyamatot. Ennek azonban nem volt köze a dokumentum hordozójához (papír vagy elektronikus). Egyébként a megkérdezett szervezeteknél jellemzően már 40 százalék alatt volt a papír alapú dokumentumok aránya.

A magyar helyzet

A GKI eNET fentebb idézett kutatása szerint 2012-ben meglehetősen mostohán kezelték a magyar cégek az elektronikus iratkezelést. A cégek 62 százaléka papír iktatókönyvben, 30 százalékuk pedig táblázatkezelő programban tartja nyilván a beérkező dokumentumokat. Többségük az iratok cégen belüli megosztására sem használnak külön szoftvert: a dokumentumokat többnyire fénymásolják vagy szkennelés után e-mailben, illetve intraneten küldik el egymásnak a munkatársak. Ezek a számok nagy valószínűséggel jelenleg is megállják a helyüket ahogy az is, hogy nagyon alacsony a dokumentumkezelő rendszert használó vállalatok aránya (2012-ben negyedüknél volt ilyen rendszer, és további 17 százalék tervezte a bevezetését).

Miközben a dokumentumkezeléssel kapcsolatos jogszabályoknak való megfelelés hiánya láthatóan nem kis fejtörést okoz a cégeknek, 2012-ben például minden tizedik vállalatnál volt probléma ebből. Az iratvesztés vagy rongálódás pedig a cégek közel ötödénél okozott fejfájást.

Azt már ismét az IDC idézett kutatása bizonyította, hogy a dokumentumok kezelése körüli folyamatok minden iparágat érintenek, ahogy a folyamatban fellépő hibák negatív hatásai is.