A projekttervezés hiánya olyan, mint az ejtőernyőé. Amíg zuhanunk, minden rendben lévőnek tűnik. A rendszer működik, a projekt halad, a problémák kezelhetőnek látszanak. A hiány valódi jelentősége csak a végén válik nyilvánvalóvá – akkor, amikor már nincs idő, sem lehetőség pótolni.

A legtöbb projekt nem azért kerül válságba, mert rosszul indult, hanem azért, mert a kezdeti döntések elmaradtak, vagy a felelősök valamiért elhalasztották. A helyzet legnagyobb csapdája, hogy ez ritkán okoz azonnali fájdalmat. A következmények késleltetve, összeadódva és egyszerre jelentkeznek.

Így vagy úgy, de fizetünk

Egy dolog azonban biztos: minden projekt megfizetteti a minőséget (illetve annak hiányát). A kérdés soha nem az, hogy fizetünk-e érte, hanem az, hogy mikor és milyen formában.

Fizethetünk előre. Azaz felkészített csapattal, tisztázott folyamatokkal, átgondolt döntésekkel, korai ellenőrzésekkel indítjuk a projektet. Kétségtelen, hogy ezek a költségek jól láthatók, tervezhetők is – ám egy projekt elején gyakran túlzónak tűnnek. Még semmi sem valósult meg, és már ennyi pénzt kiadtunk?!

De fizethetünk utólag is. Csak akkor már az ’újramunkával’, a csúszásokkal, az ügyfélpanaszokkal, az elveszett bizalommal és az üzleti károkkal egyenlítjük ki a számlát. A csapda az, hogy ezekkel a költségekkel jó ideig senki sem szembesül, valódi mértékük rejtve marad – egészen addig, amíg nem válnak kritikus méretűvé.

Nem veszi ki a képletből a bizonytalansági állandót

Tervezni tehát jó, érdemes, de sajnos azzal nem semlegesítjük a bizonytalanságot – az sajnos minden komplex projekt természetes része. A tervezés csupán költségeket helyez át: tűzoltás helyett megelőzésre, rejtett veszteségek helyett látható befektetésekre, kényszerhelyzetek helyett választható opciókra. Amikor egy projekt „spórol” a tervezésen, valójában nem költséget csökkent, hanem döntést halaszt – a számla pedig később érkezik, kamatokkal.

A tervezés lényegének alapvető félreértése, ha a jövő megjóslásának tekintjük. A terv nem ígéret arra vonatkozóan, hogy minden úgy történik, ahogy leírtuk. Csupán állásfoglalás! Annak kimondása, hogy mely kockázatokat vállaljuk tudatosan, hol nem kötünk minőségi kompromisszumot, és mely költségeket vagyunk hajlandók előre megfizetni.

Ez nem módszertani, hanem vezetői kérdés.

Nem véletlen, hogy ezek a dilemmák egyre hangsúlyosabbak. Bizonytalan környezetben, gyorsan változó prioritások mellett különösen nehéz meghúzni a határt a szükséges rugalmasság és a veszélyes rögtönzés között.

Ezeket a kérdéseket állítja középpontba az Art of Projects konferencia, amelyet a PMI Budapest, Magyar Tagozat szervez. A konferencia vezérfonala, hogy miként lehet értéket teremteni a bizonytalanság közepette – és hogyan biztosítható, hogy az ejtőernyőt ne a zuhanás legvégén kezdjük el keresni.