Aki stratégiai szinten kezeli az informatikát, annak nem jelent gondot a TCO elvek követése a beszerzések tervezése során - derül ki az Országgyűlés informatikai vezetőjével készült interjúból.
Az elmúlt hónapokban a Bitport Közigazgatás rovatában megjelent cikkekben többször szóba került a TCO alapú gondolkodás, illetve annak hiánya a közigazgatásban. Az elvek talán nem is olyan ismeretlenek a magyar közigazgatásban: vannak úttörő típusú vezetők, akik ezt a gondolkodásmódot már régen magukévá tették.

Az ő esetükben vajon mi vezette őket erre a gondolkodásmódra, milyen problémákkal kellett megküzdeni és milyen eredmények születtek ennek eredményeként Ezeket a kérdésköröket jártuk körbe Kertészné Gérecz Eszterrel, aki közel 14 évig irányította a Magyar Országgyűlés informatikai rendszereinek fejlesztését és üzemeltetését. Ezzel kapcsolatban igen jelentősbeszerzési tapasztalatra tett szert; először a beszerzések nagyságrendjéről kérdeztük.

Kertészné Gérecz Eszter, az Országgyűlés Hivatalának informatikai főosztályvezetője már egyetemi évei alatt megismerkedett a számítástechnikával és azt követően végigjárta az elektronikus technológia minden lépcsőfokát a programozástól a rendszertervezésen, adatmodellezésen keresztül a felső vezetői feladatkörökig.
1990-tól a KSH informatikai vezetője, ahol PHARE projekt keretében a KSH informatikai megújítását irányította. 1998-tól az Országgyűlés Hivatalának Informatikai vezetője, ahol a parlamenti munkát támogató telekommunikációs és informatikai infrastruktúráért, az alkalmazások fejlesztéséért és az üzemeltetésért felel.
Szakmai munkásságát 2004-ben Neumann János díjjal és "Az Év Főinformatikusa – életmű" különdíjjal, 2008-ban a Magyar Köztársasági Lovagkereszttel ismerték el.

– A Parlament működésének végrehajtó szervezete az Országgyűlés Hivatala, amelynek Gazdasági Főigazgatósága felel az informatikai eszközök beszerzéséért és működtetéséért. A feladat kiterjed a Hivatal valamennyi szervezeti egységének munkavégzéséhez szükséges alapinfrastruktúra, informatikai és telekommunikációs eszközeinek biztosítása és üzemeltetése mellett az országgyűlési képviselők munkáját támogató eszközökre is. Az infrastruktúra a hálózati eszközök, fájlkiszolgáló-, adatbázis-, web-, és levelezőszerverek mellett mintegy 1500 munkaállomásból és a hozzájuk rendelt hálózati nyomtatókból áll. Az informatikai főosztály költségvetése a beruházási és dologi kiadásokat tartalmazza.

A költségvetés tervezésénél eltérést mutatnak a parlamenti választások évére (ciklusváltás) tervezett összegek a többi évtől, mivel a parlamenti választások évében kell az országgyűlési képviselők változásából adódó ellátási kereteket meghatározni, illetve biztosítani. A választások közötti években az informatikára és telekommunikációra fordítható dologi (üzemeltetés, kisértékű beszerzés, támogatási szerződések, oktatás stb.) és beruházási költség összesen mintegy 400 millió forint, a ciklusváltás évében ez megközelítheti a 800 millió forintot.

Milyen alapelvek, illetve stratégia mentén indították a beszerzéseket? Milyen indokok vezérelték IT vezetőként a TCO szintű gondolkodás irányába?

– Az Országgyűlés Hivatala jellemzően a ciklusváltást megelőző évben informatikai stratégiát készíttet, illetve aktualizálja az előbbi stratégiai terveket. Az informatikai stratégia kitér a ciklusváltás feladataira, valamint elemzi e középtárú informatikai fejlesztési irányvonalakat, és priorizálja a folyamatban lévő, illetve tervezett feladatokat, vizsgálva az egyes feladatok végrehajtásának kockázatait.  A stratégiai tervezéshez a felhasználói tapasztalatok és igények, valamint az informatikai szakma meghatározó szállítóival folytatott tájékoztatók, workshopok szolgáltatják a kiindulási szempontrendszert.

Az informatikai vezetőnek tekintettel kell lennie a felhasználói követelményekre, de minden időben a legfontosabb a beszerzések tervezésénél a biztonságos és megbízható üzem biztosítása, a gazdaságossági szempontok figyelembe vételével. Az említett a szempontok együttes mérlegelése vezetett oda, hogy a hivatal a központi államigazgatás területén elsők között kezdte meg a szerverpark konszolidálását, a virtuális környezet kialakítását, valamint 2003-tól az országgyűlési képviselők részére a biztonságos távmunka rendszer üzemeltetésének és szolgáltatásának biztosítását.

Végeztek előzetes számításokat a beszerzések későbbi költségvonzatára vonatkozóan?

– A költségvetés tervezése – a korábbiakban említetteknek megfelelően – beruházás mellett az üzemeltetési költségek éves tervezését és tartalmazza. Nagyobb értékű beruházás esetében mindig tervezzük a beruházást követő költségtényezőket is. A kérdésben felvetett problémák megoldását jól érzékelteti, hogy például a képviselői távmunka eszközök beszerzésénél a teljes ciklusra előre biztosítjuk az összes termék licenszét, szoftverkövetéseket és kiterjesztett garanciát írunk elő.

A papírfelhasználás drasztikus csökkentésére 2004-ben a hivatal vezetésének támogatásával került sor belső fejlesztés eredményeként, amikor az e-Parlament projekt keretében webes felületen kiváltozzuk a tényleges Futárposta szolgálatot. A konszolidáció és a szerverváltások esetében fontos szempont volt az új eszköz energiafelhasználásának vizsgálata is. Amennyiben a közbeszerzési törvény lehetőséget biztosít rá, az eszközbeszerzéssel együtt a következő évek szoftverkövetését is pályáztatjuk.

Hogyan lehetett érvényesíteni ezeket a költségsorokat a következő évek költségvetés tervezésében? Növekvő rendszerek normál esetben növekvő üzemeltetési költséget eredményeznek. A költségvetést meghatározó vezetés tudatában volt ennek a műszaki feltételnek?

– A költségvetés tervezése a tárgyévet megelőzően már nyáron megkezdődik. Az üzemeltetés biztonsága a legfontosabb a hivatalban, ezért a dologi költségek tervezése bizonyos értelemben elsőbbséget élvez az új beszerzésekhez képest. A stratégiai tervezés során ezért van nagy jelentősége a prioritások meghatározásának, mivel a beszerzések tervezését is ezeknek megfelelően kell ütemezni.

Az informatikai költségtervezés a közbeszerzésért felelős szervezeti egységgel összehangoltan történik, és a terveket a hivatal vezetése hagyja jóvá. Ezt követően a tervek végrehajtásához élvezzük a vezetés támogatását. Váratlan igény esetén elképzelhető a költségterv módosítása, de eddig erre mindig közös megállapodás született, és nem okozott fennakadást a működtetésben.

Ennyi év után hogyan látja, milyen pozitív eredményeket hozott a TCO alapú gondolkodás, és milyen problémákat szült? Mit szóltak ehhez az intézményi vezetők és hogyan fogadták a szállítók?

– A korábbiakban említettek szerint a hivatal vezetése elfogadta azt a beszerzési tervezési logikát és módszertant, amely a beszerzések komplex költségvonzatát vette figyelembe. A szállítók az olyan beruházásokat, amelyben előre látták, hogy milyen kötelezettségek hárulnak rájuk az elkövetkező években, kifejezetten pozitívan értékelték. A kiszámíthatóság mindenki számára fontos a gazdasági életben.

A mi területünkön kifejezetten pozitív eredményről számolhatunk be, de ez annak is köszönhető, hogy a hivatal gazdaságpolitikája szigorú belső szabályozásokkal egészíti ki a közbeszerzés jogszabályokat.

Mit tanácsol annak az IT vezetőnek, aki most akar átállni erre a beszerzési elvre? Hogyan kezdje az átállást?

– Az első lépés a jelenleg működő rendszer felmérése és elemzése, valamint a stratégiai tervezés során a beszerzések fontossági sorrendjének felállítása a középtávú tervezéssel kiegészítve.

Közigazgatási IT: ami most olcsó, később nagyon drága lehet
Hogyan hasznosulhat a kockázatelemzés a közigazgatásban?


Várjuk mindazon intézmények jelentkezését, ahol eddig is TCO alapon tervezték és szervezték beszerzéseiket, hogy a bevált gyakorlatokat mások is megismerhessék!

Bitport Bojta János
Bitport Bojta János
Bojta János közigazgatási informatikai szakértő, a TCOrgan Kft. ügyvezetője. Az IVSZ általános elnökségi tagja, a BKIK Tanácsadó Osztályának elnökségi tagja.

Valami nagyon félrement rovat: ha nem mosolyogsz, nem is nyomtathatsz

A Canon egyik irodai megoldása egészen sajátos módon próbál jó munkehelyi hangulatot teremteni, ami pont az ilyen ötletek miatt lesz egyre nehezebb dolog.
 
A technológia jó védelmet nyújt – ha a felhasználó is betartja a játékszabályokat.

a melléklet támogatója az Invitech

A KPMG immár 22. alkalommal kiadott CIO Survey jelentése szerint idén az informatikai vezetők leginkább a digitalizációra, a biztonságra és a szoftverszolgáltatásokra koncentráltak.

Használtszoftver-kereskedelem a Brexit után

Az EU Tanácsa szerint összeegyeztethető a backdoor és a biztonság. Az ötlet alapjaiban hibás. Pfeiffer Szilárd fejlesztő, IT-biztonsági szakértő írása.
Ön sem informatikus, de munkája során az információtechnológia is gyakran befolyásolja döntéseit? Ön is informatikus, de pénzügyi és gazdasági szempontból kell igazolnia a projektek hasznosságát? Mi közérthető módon, üzleti szemmel dolgozzuk fel az infokommunikációs híreket, trendeket, megoldásokat. A Bitport tizenegyedik éve közvetít sikeresen az informatikai piac és a technológiát hasznosító döntéshozók között.
© 2010-2021 Bitport.hu Média Kft. Minden jog fenntartva.