Az elmúlt hónapokban a Bitport Közigazgatás rovatában megjelent cikkekben többször szóba került a TCO alapú gondolkodás, illetve annak hiánya a közigazgatásban. Az elvek talán nem is olyan ismeretlenek a magyar közigazgatásban: vannak úttörő típusú vezetők, akik ezt a gondolkodásmódot már régen magukévá tették.

Az ő esetükben vajon mi vezette őket erre a gondolkodásmódra, milyen problémákkal kellett megküzdeni és milyen eredmények születtek ennek eredményeként Ezeket a kérdésköröket jártuk körbe Kertészné Gérecz Eszterrel, aki közel 14 évig irányította a Magyar Országgyűlés informatikai rendszereinek fejlesztését és üzemeltetését. Ezzel kapcsolatban igen jelentősbeszerzési tapasztalatra tett szert; először a beszerzések nagyságrendjéről kérdeztük.


– A Parlament működésének végrehajtó szervezete az Országgyűlés Hivatala, amelynek Gazdasági Főigazgatósága felel az informatikai eszközök beszerzéséért és működtetéséért. A feladat kiterjed a Hivatal valamennyi szervezeti egységének munkavégzéséhez szükséges alapinfrastruktúra, informatikai és telekommunikációs eszközeinek biztosítása és üzemeltetése mellett az országgyűlési képviselők munkáját támogató eszközökre is. Az infrastruktúra a hálózati eszközök, fájlkiszolgáló-, adatbázis-, web-, és levelezőszerverek mellett mintegy 1500 munkaállomásból és a hozzájuk rendelt hálózati nyomtatókból áll. Az informatikai főosztály költségvetése a beruházási és dologi kiadásokat tartalmazza.

A költségvetés tervezésénél eltérést mutatnak a parlamenti választások évére (ciklusváltás) tervezett összegek a többi évtől, mivel a parlamenti választások évében kell az országgyűlési képviselők változásából adódó ellátási kereteket meghatározni, illetve biztosítani. A választások közötti években az informatikára és telekommunikációra fordítható dologi (üzemeltetés, kisértékű beszerzés, támogatási szerződések, oktatás stb.) és beruházási költség összesen mintegy 400 millió forint, a ciklusváltás évében ez megközelítheti a 800 millió forintot.

■ Milyen alapelvek, illetve stratégia mentén indították a beszerzéseket? Milyen indokok vezérelték IT vezetőként a TCO szintű gondolkodás irányába?

– Az Országgyűlés Hivatala jellemzően a ciklusváltást megelőző évben informatikai stratégiát készíttet, illetve aktualizálja az előbbi stratégiai terveket. Az informatikai stratégia kitér a ciklusváltás feladataira, valamint elemzi e középtárú informatikai fejlesztési irányvonalakat, és priorizálja a folyamatban lévő, illetve tervezett feladatokat, vizsgálva az egyes feladatok végrehajtásának kockázatait.  A stratégiai tervezéshez a felhasználói tapasztalatok és igények, valamint az informatikai szakma meghatározó szállítóival folytatott tájékoztatók, workshopok szolgáltatják a kiindulási szempontrendszert.

Az informatikai vezetőnek tekintettel kell lennie a felhasználói követelményekre, de minden időben a legfontosabb a beszerzések tervezésénél a biztonságos és megbízható üzem biztosítása, a gazdaságossági szempontok figyelembe vételével. Az említett a szempontok együttes mérlegelése vezetett oda, hogy a hivatal a központi államigazgatás területén elsők között kezdte meg a szerverpark konszolidálását, a virtuális környezet kialakítását, valamint 2003-tól az országgyűlési képviselők részére a biztonságos távmunka rendszer üzemeltetésének és szolgáltatásának biztosítását.

■ Végeztek előzetes számításokat a beszerzések későbbi költségvonzatára vonatkozóan?

– A költségvetés tervezése – a korábbiakban említetteknek megfelelően – beruházás mellett az üzemeltetési költségek éves tervezését és tartalmazza. Nagyobb értékű beruházás esetében mindig tervezzük a beruházást követő költségtényezőket is. A kérdésben felvetett problémák megoldását jól érzékelteti, hogy például a képviselői távmunka eszközök beszerzésénél a teljes ciklusra előre biztosítjuk az összes termék licenszét, szoftverkövetéseket és kiterjesztett garanciát írunk elő.

A papírfelhasználás drasztikus csökkentésére 2004-ben a hivatal vezetésének támogatásával került sor belső fejlesztés eredményeként, amikor az e-Parlament projekt keretében webes felületen kiváltozzuk a tényleges Futárposta szolgálatot. A konszolidáció és a szerverváltások esetében fontos szempont volt az új eszköz energiafelhasználásának vizsgálata is. Amennyiben a közbeszerzési törvény lehetőséget biztosít rá, az eszközbeszerzéssel együtt a következő évek szoftverkövetését is pályáztatjuk.

■ Hogyan lehetett érvényesíteni ezeket a költségsorokat a következő évek költségvetés tervezésében? Növekvő rendszerek normál esetben növekvő üzemeltetési költséget eredményeznek. A költségvetést meghatározó vezetés tudatában volt ennek a műszaki feltételnek?

– A költségvetés tervezése a tárgyévet megelőzően már nyáron megkezdődik. Az üzemeltetés biztonsága a legfontosabb a hivatalban, ezért a dologi költségek tervezése bizonyos értelemben elsőbbséget élvez az új beszerzésekhez képest. A stratégiai tervezés során ezért van nagy jelentősége a prioritások meghatározásának, mivel a beszerzések tervezését is ezeknek megfelelően kell ütemezni.

Az informatikai költségtervezés a közbeszerzésért felelős szervezeti egységgel összehangoltan történik, és a terveket a hivatal vezetése hagyja jóvá. Ezt követően a tervek végrehajtásához élvezzük a vezetés támogatását. Váratlan igény esetén elképzelhető a költségterv módosítása, de eddig erre mindig közös megállapodás született, és nem okozott fennakadást a működtetésben.

■ Ennyi év után hogyan látja, milyen pozitív eredményeket hozott a TCO alapú gondolkodás, és milyen problémákat szült? Mit szóltak ehhez az intézményi vezetők és hogyan fogadták a szállítók?

– A korábbiakban említettek szerint a hivatal vezetése elfogadta azt a beszerzési tervezési logikát és módszertant, amely a beszerzések komplex költségvonzatát vette figyelembe. A szállítók az olyan beruházásokat, amelyben előre látták, hogy milyen kötelezettségek hárulnak rájuk az elkövetkező években, kifejezetten pozitívan értékelték. A kiszámíthatóság mindenki számára fontos a gazdasági életben.

A mi területünkön kifejezetten pozitív eredményről számolhatunk be, de ez annak is köszönhető, hogy a hivatal gazdaságpolitikája szigorú belső szabályozásokkal egészíti ki a közbeszerzés jogszabályokat.

■ Mit tanácsol annak az IT vezetőnek, aki most akar átállni erre a beszerzési elvre? Hogyan kezdje az átállást?

– Az első lépés a jelenleg működő rendszer felmérése és elemzése, valamint a stratégiai tervezés során a beszerzések fontossági sorrendjének felállítása a középtávú tervezéssel kiegészítve.


Várjuk mindazon intézmények jelentkezését, ahol eddig is TCO alapon tervezték és szervezték beszerzéseiket, hogy a bevált gyakorlatokat mások is megismerhessék!