Magyar CIO-k kérdeznek egymástól. A központi téma: kinek mi volt a legnagyobb kihívás a koronavírus okozta helyzetben, és azt hogyan, milyen eszközökkel, módszerekkel sikerült kezelni. (A korábbi kérdéseket és válaszokat itt gyűjtöttük össze.) Gál István, a MAVIR működésfejlesztési vezérigazgató-helyettese, kérdezte Fritsch Róberttől, a Fővárosi Vízművek informatikai igazgatójától, a Vezető Informatikusok Szövetsége alelnökétől:

Hogyan kezelte a Fővárosi Vízművek a pandémiás helyzetet, illetve az annak nyomán bevezetett távmunkát? Hogyan tudta mérni a cég az otthoni munkavégzés hatékonyságát?

A Fővárosi Vízműveket sok szempontból felkészülten érték a járványügyi intézkedések. Már a 2000-es évek közepén megjelenő H5N1 madárinfluenza-járvány kapcsán ki kellett dolgozni egy pandémiás belső szabályozást, és a vállalat az alapján kezelte a jelen vészhelyzetet is. Március 5-én összeült a szabályozás szerint meghatározott krízismenedzsment, amely a pandémiás helyzet operatív irányítását végezte. Társaságunkhoz mint kiemelt infrastruktúrát üzemeltető céghez kirendelték a honvédelmi irányító törzs két kollégáját is.

Volt azonban még egy olyan előzmény, ami segített a helyzet kezelésében. A Fővárosi Vízművek 2018-ban elköltözött korábbi központjából, és ennek folyományaként széles körben bevezettük a távmunkát. Már a járványhelyzetet megelőzően is közel 200 munkatársunk dolgozott ilyen környezetben. A társaságnál elrendelt 3. fokozatú védekezés miatt az összes szellemi dolgozót távmunkába helyeztük, amit egy hét alatt sikerült teljes körűen megvalósítani. Az átálláshoz bővítettük a VPN-csatornák számát. Azoknak a kollégáknak, akik nem rendelkeztek notebookkal, segítettünk az asztali számítógépek hazaszállításában és az otthoni telepítésben.

A távmunkát egy magyar fejlesztésű szoftverrel, a jobCTRL-lal támogatjuk. A rendszert nemcsak távmunka, hanem irodai munkavégzés során is használják a kollégák: a cégnél mindenki magának méri a szoftver segítségével a munkaidejét, de a vezetők számára is visszajelzést ad a hatékonyságról. A rendszer önkéntes alapon működik, ami azt jelenti, hogy a szoftver csak akkor naplózza a dolgozó tevékenységét, amikor ő bekapcsolja a gépén a jobCTRL-t. Ha azonban nem fut a szoftver, az a számítógépnél töltött idő nem is számít bele a munkaidőkeretbe. A rendszer méri az aktivitást, a billentyűzet- és egérmozgást, illetve figyeli is a weboldalakat is, hogy amelyek munkával kapcsolatosak és melyek nem. A rendszerrel nem csak a bruttó munkaidőt, hanem azon túli teljesítményeket is lehet mérni.

A pandémiás időszakban vállalati szinten mértük a jobCTRL-lal a teljesítményt. Azt tapasztaltuk, hogy az aktivitás 2-3 százalékkal magasabb az otthoni munkavégzésnél, mint az irodai munkavégzés esetén. A pozitív tapasztalatok és a pandémia várható újabb hullámai miatt úgy döntöttünk, hogy továbbra is fenntartjuk a távmunka széles körű használatát. Középtávon az a tervünk, hogy az irodában max. 50 százalékos legyen a telítettség.

Ezt erősítik a belső felméréseink is: még azok a kollégák is megkedvelték a járványhelyzet alatt a távmunkát, akik eleinte idegenkedtek tőle, és mindössze néhány százalékuk zárkózik el továbbra is az otthon dolgozástól. Jelenleg egyébként a back office területeken dolgozók több mint fele állandó távmunkában van, ők például mindösszesen havonta egy alkalommal jönnek be az irodába.

Mindezzel együtt az IT részére is voltak tanulságai a helyzetnek. Mindenekelőtt az, hogy meg kell erősíteni a végponti védelmet, mivel a távmunkás gépek külső internethálózaton lógnak. Érdekes tapasztalat volt, hogy a heldeskes bejelentések száma a kezdeti megugrást követően nagyon gyorsan lecsökkent. A távmunkában dolgozó munkatársaknak ugyanis elkezdett az otthoni környezetük segíteni az alapvető windowsos vagy egyéb számítógépes problémák megoldásában. Erdekes módon július 1. után, tehát amikor a munkatársainak kezdtek visszatérni az irodába, a bejelentések száma ismét elkezdett növekedni.

Összességében úgy látom, a digitalizációnak a pandémia legalább egy hároméves lökést adott. Nagyon sok olyan folyamat – például szerződés-aláírás, teljesítésigazolások aláírása –, melyek korábban elképzelhetetlenek voltak digitális formában, néhány hét leforgása alatt átestek a transzformáción. Ugyanakkor kihívás lesz, hogy ezeket a vívmányokat meg is tartsuk a közeljövőben, és ne térjünk vissza a korábbi szintre.

Fritsch Róbert kérdése Fekete Péterhez, az Electrolux IT-vezetőjéhez szól:

Egy gyár életében milyen változásokat hozott a COVID-19 hozta válsághelyzet? Hosszú távon, milyen változásokra kell berendezkednie a gyártóiparnak?

A sorozatban megjelent kérdéseket és válaszokat itt találja egybegyűjtve.