Az elmúlt hetekben olvashattunk híradásokat egy az Egyesült Királyságban és az USA-ban egyaránt elvégzett, a szoftvereszköz-beruházások hatékonyságát vizsgáló felmérésről. A felmérés szerint a brit vállalatok számítógépenként átlagosan 432 fontnyi, míg az amerikaiak 186 dollárnyi használaton kívüli szoftvert tárolnak számítógépeiken. Egy amerikai cikk egyenesen úgy fogalmaz: a használaton kívüli szoftverek léte a vállalatoknál egyfajta népbetegség.

Én találóbbnak vélem az elégtelen szoftvergazdálkodást egyfajta krónikus immunrendszeri gyengeséghez hasonlítani, aminek a fenti probléma inkább csak egy tünete. Az ebben szenvedők általában nem tudják, vagy nem akarják tudomásul venni, hogy tulajdonképpen betegek. Olyan ez, mint amikor érezzük, hogy valami nincs rendben a szervezetünkkel, mert egyre kevésbé vagyunk képesek ellátni a feladatainkat, de azért reggelente valahogy még mindig összeszedjük magunkat. Tudjuk, hogy meg kéne állni, tisztázni az okokat és a kieszelni a megoldásokat, de valahogy sosem jut rá idő.

Beteg szervezet ■ Amikor különösen rosszul érezzük magunkat és a média ontja a híreket az „influenzajárványról” (értsd: a vállalatvezetés vagy valamelyik szoftvergyártó beígér egy auditot), akkor gyorsan bekapkodunk néhány vitamint (vagyis veszünk néhány újabb licencet), de valójában tudjuk, hogy ezzel nem oldottunk meg semmit, csak elodáztuk a problémát.

Aztán amikor valóban lecsap a betegség (vagyis tényleg kapunk valamilyen ellenőrzést, akár belsőt, akár külsőt) annál magasabbra szökik a lázunk és annál hosszabb és fájdalmasabb lesz a gyógyulás, minél tovább húztuk előzőleg az időt. Azaz rosszabb esetben menten szívrohamot kapunk, jobb esetben csak elgondolkodunk rajta, hogy informatikai vezetői/koordinátori pozíciónk elvesztése után vajon mihez is kezdünk majd. Ha pedig ép bőrrel úsztuk meg az auditot, akkor még körülbelül fél évig garantáltan minden értékes időnk azzal fog eltelni.

A fenti párhuzam azért is nagyon találó, mert a probléma egy másik és véleményem szerint sokkal fontosabb aspektusára is rávilágít. Nevezetesen arra, hogy ahogy a legyengült emberi szervezet teljesítménye, úgy a gyenge szoftvergazdálkodással rendelkező vállalaté is sokkal rosszabb lesz. Mert vajon mi is a feladata a vállalat szoftvergazdálkodási tevékenységét (Software Asset Management, azaz SAM) operatívan irányító menedzsernek (más néven szoftvergazdának vagy licenc menedzsernek) és a munkáját stratégiai szinten irányító informatikai vezetőnek?

A brit felmérés egyik megrendelőjének képviselője úgy fogalmaz „sokan közülük azt hiszik, hogy a munkájuk a „licence compliance”-ről szól, így hát mennek és vesznek még több licencet.”


Nem csak a megfelelés számít ■ Pedig a feladat ennél sokkal komplexebb. A szoftvergazdálkodási tevékenységnek csak az egyik oldala a szoftverlicenc szerződéseknek való megfelelés, vagyis a „licence compliance”. A vállalat szempontjából azonban az informatikai vezető legfontosabb feladata, hogy a vállalat értéket termelő tevékenységeihez - legyen az akár az irodai levelezés bonyolításától elkezdve a számlázáson át a termelésirányításig bármi - költséghatékony módon biztosítsa a megfelelő szoftvereszközöket.

Én azonban pályafutásom során még nem találkoztam olyan vállalattal, ahol pontosan az lett volna használatban, amiért fizettek is. Leginkább az a jellemző, hogy tömkelegével hevernek a megvásárolt, ámde nem használt licencek, ugyanakkor irdatlan lyukak tátongnak a fontos, stratégiai termékek licencelésében. Vagy ami a vállalat szempontjából még ennél is rosszabb: az informatikai költségvetés állandó, idő előtti, ám feltételezhetően szükségtelen kimerülése miatt sosincs forrás az új projektekhez szükséges szoftverekre.

Mindez nem véletlen: a felmérés szerint az ötszáznál több számítógéppel rendelkező amerikai vállalatok több mint fele még mindig táblázatokban vezeti szoftverlicenceinek nyilvántartását, 12 százalékuk papír alapú nyilvántartást vezet, míg újabb 12 százalék semmilyen nyilvántartással nem rendelkezik. Ezekre a „rendszerekre” valóban bajos lehet egy olyan komplex IT szolgáltatást, mint a szoftvereszköz-gazdálkodás ráépíteni.

Ezek után az sem meglepő, hogy a brit vállalatok negyedének meg sem fordult még a fejében, hogy a nem használt licenceket a vállalaton belül újra allokálja és összesen 8 százalék az, aki ezt rendszeresen elvégzi. Magyarországon sajnos még nem végzett senki hasonló felmérést a teljes nagyvállalati körben, ám az IPR-Insights nem reprezentatív, nagyvállalati körre vonatkozó adatai alapján a fenti célokra valóban használható szoftvernyilvántartással rendelkező vállalatok száma hazánkban sem éri el a 30 százalékot.

Ön készen áll? ■ De akkor mégis hogyan lehet egy vállalatnál jó SAM folyamatokat működtetni? Első lépésként természetesen nem árt egy megfelelő nyilvántartórendszer, de mint a szakemberek más IT szolgáltatások működtetéséből már megtanulhatták, ez még távolról sem elegendő. Kell még megfelelően képzett munkaerő, pontosan definiált, működő folyamatok és szabályzatok, valamint megfelelő adatok. Ha mindez megvan és folyamatosan működik, akkor bármilyen audit hírére a szívünk tájékának masszírozása helyett már csak annyit kell mondanunk: „Rendben, mi készen állunk!”