Valószínűleg egyre több nagyvállalatnál kerül háttérbe a recesszió miatt kényszerűen prioritásként kezelt költségcsökkentés. Ám mindez legalább akkora nehézséget jelent az informatikai vezetők (Chief Information Officer - CIO) számára, hiszen most az a kérdés, miből, milyen ütemben és milyen megoldásokkal lehet behozni a lemaradást, kielégíteni a felgyülemlett igényeket. Az angol CIO magazin egy szakértő tanácsadó, Rudy Puryear segítségével próbálja felkészíteni az informatikai vezetőket a főnökeik irányából biztosan érkező kérdésekre.

Tudjuk, mit rontottunk el, és hogyan fogjuk helyrehozni? | Érthető és üzletileg megalapozott lépés volt a vállalatok részéről, hogy megpróbálták az informatikai költségeket a lehető legalacsonyabbra szorítani, de néhány helyen ez óhatatlanul megnövelte az üzletmenetet veszélyeztető kockázatokat. Az egy dolog, hogy a munkatársak laptopjait vagy asztali gépeit nem cserélték le a megszokott ütemben, hanem további 6-12 hónappal meghosszabbították a használati idejüket.

A megszólaltatott szakértő viszont konkrétan találkozott olyan esettel, amikor ez az életciklus-növelés az üzleti kritikus alkalmazásokat futtató szerverekre is kiterjedt. Mindezt olyan hardveren tárolni és használni, amelyet már nem támogat a gyártója, meglehetősen növeli a cég működési kockázatát.

Azaz a fenti kérdés egy másik olvasatban: milyen kompromisszumokat kötöttünk az IT területén, amelyek mára már nem megengedhető üzleti kockázattal jártak?

Hogy lehet a legtöbbet kihozni a rendelkezésre álló keretből? | Egy átlagos vállalatnál az informatikára fordítható büdzsé 80-90 százaléka kötött, nem diszkrecionális költéseket tartalmaz. Magyarán a vállalat napi működésének biztosítására, karbantartásra, támogatásra és az elengedhetetlen apróbb fejlesztési projektekre már pántlikázva van a teljes költségvetés tetemes része.

Ezért nagyon fontos kérdés, hogy ezt a maradék 10-20 százalékot mire költik, mert ezek a döntések lesznek kihatással a cég hosszú távú eredményeire. A tapasztalatok azt mutatják, a megfelelő helyre kerülő, most elköltött összegek azt eredményezik, hogy néhány évvel később nem kell ugyanerre akár 4-10-szer több erőforrást áldozni.

Hogy számolható fel az informatikai rendszer felesleges bonyolultsága? | Puryear szerint a vállalatok informatikai rendszere természetszerűleg válik egyre összetettebbé, hiszen míg új igények folyamatosan keletkeznek, meglévő megoldásokat sokkal ritkábban vezetnek ki. „Naponta járunk cégekhez, ahol majdnem nyugdíjaztatott alkalmazások hegyekben várják, hogy egyszerűen lekapcsolják őket a rendszerről. Mindez nagyban csökkenti az IT átláthatóságát.”

Ennek is tulajdonítható az, hogy az üzleti folyamatok és az IT nem egy ritmusra működik. Ha valamely részleg olyan új igénnyel áll elő, amire három hónapon belül szüksége lenne, biztosak lehetünk benne, hogy az IT hat hónapra tudja vállalni. És ez nem feltétlenül az informatikai csapat lassúsága miatt van. Sok esetben a probléma abból eredeztethető, hogy az informatikai rendszerbe szükségtelenül épül be az üzleti folyamatok összetettsége.

Hogy használjuk ki jobban az „elég jó” megoldásokat? | Az informatikai részlegek sajátossága, hogy „mindent jobban tudnak”, és nem, vagy csak nehezen vehetők rá arra, hogy a piacon készen kapható, üzleti szempontból minimum kielégítő megoldásokban gondolkodjanak. A vállalatvezetőknek azt ajánlja Puryear, hogy ebből a szempontból álljanak ellen az IT részleg nyomásának.

Tanácsadói tapasztalatai azt mutatják, a vállalati igények 80 százalékára tökéletesen alkalmas lehet egy standardizált megoldás. Ezért hasznos feltenni a kérdést: tudunk előnyt kovácsolni abból, hogy több szállítói szoftvert veszünk, és kevesebbet fejlesztünk házon belül?

Más oldalról megközelítve, a túlzott belső fejlesztés pont attól a 20 százaléknyi fontos projekttől vesz el erőforrást, figyelmet és kompetenciát, amelyeket valóban csak házon belül érdemes készíteni, és tökéletes működésük komoly versenyelőnybe hozhatná a céget.

Hogy tudjuk a kiszervezéseket a hosszú távú célokhoz igazítani? | Miután a CIO-k kényszerűen megváltak csapatuk és erőforrásaik egy jó részétől, a legrosszabb dolog, amit tehetnek, hogy a válság múlásával nekiállnak visszaszerezni ugyanezeket – véli Puryear.

Helyette érdemesebb kihasználni a piacon egyre nagyobb számban található outsourcing szolgáltatásokat a hosszú távú célokra optimalizálva. Ezekkel megteremthető az a rugalmasság, ami elengedhetetlen az üzleti folyamatokban tapasztalható kilengések megfelelő kiszolgálásához. Mindezt anélkül lehet elérni, hogy létszámbővítéssel és külön beszerzésekkel terhelnénk a részleg fix költségeit.

Valószínű, hogy önmagában ennek az öt területnek a kibeszélése nem oldja meg egy csapásra az üzlet és IT között tradicionálisan fennálló gondolkodásmódbeli eltéréseket, ám jó kiindulópontja lehet annak, hogy felismerjük az IT beruházásokban rejlő azonnali, illetve a jövőben kamatozó potenciált.