Egy projekt vezetőjének eddig megannyi olyan előnyös lehetősége volt, amelyek áldásával talán nem is volt tisztában. A személyes kontaktus, a bármikor könnyedén felülvizsgálható munkafolyamatok megkönnyítették a feladatok hatékony levezénylését. Most azonban egyre több csapat dolgozik teljesen különálló helyeken: más irodákban, vagy akár más városokban is, ezért teljesen újfajta kommunikációs és irányítási szempontok lettek fontosak a kollégák és munkafázisok koordinálása során.

A kollégák az internetes kapcsolatok "másik végein" dolgoznak: rendelkezésükre áll az összes olyan technológia, amellyel szinte teljesen úgy végezhetik el feladataikat, mintha egy légtérben lennének: de ez csak akkor működhet igazán hatékonyan, ha a projekt vezetője szem előtt tartja a következő alapvető kérdéseket.

1. Fontos az eltökéltség ■ Ha egy projekten dolgozó csapat egy helyen dolgozik, nem nehéz figyelni arra, hogy senki se "essen ki a ritmusból". Ha azonban a kollégák egyedül dolgoznak egy távoli gép előtt, könnyen érezhetik magukat elszigeteltnek - a projektvezetőtől, a csapat többi tagjától vagy akár a feladat lényegétől. Fontos a folyamatos kapcsolattartás, a figyelem ébren tartása, így a csapat egyik tagja sem marad le, nem kalandozik el a figyelmük, és nem csökken a lelkesedésük.


2. Szemtől szemben ■ Az előző pont továbbfűzése sztintén egyfajta pszichológiai jellegű probléma: a munkatársak a távolság ellenére magabiztosabban, nyugodtabban dolgoznak, ha folyamatosan időt szánunk, élőszóban vagy videókonferencia segítségével megvalósított beszélgetésekre. Bármennyire is könnyű egy kérdést e-mailben vagy akár chat-üzenetben feltenni, még mindig komfortosabb érzés személyesen feltenni, így a metakommunikáció, valamint a visszakérdezések, pontosítások lehetősége jóval hatékonyabbá teszi az információk átadását és hasznosítását.


3. Megtervezett munkafázisok ■ Egy közös irodában egyszerű szóban jelezni, ha a csapat egyik tagjára rábízott részfeladat elkészül. Innen azonnal átveheti a következő fázisra ráállított kolléga, így a projekt szünet nélkül menetel az elkészülés felé. De mi a helyzet akkor, ha különböző helyeken ülnek a munkatársak - akár különböző időzónákban? Szerencsére egyre több olyan csoportmunkát segítő eszköz áll rendelkezésre, ahol a naptár és a kommunikációs lehetőségek, logok helyes kezelésével könnyen megtervezhető a feladatok átadásának, átvételének folyamata.

4. Mindenki felkészült? ■ Az emberi faktor mellett persze nem szabad elsiklani a technikai felkészültség felett sem. A távmunkások mindegyikének rendelkezésére áll minden hardveres és szoftveres feltétel a közös munkához? Elég gyors az internetkapcsolat? Mindenkinél telepítve vannak a projekt során használandó alkalmazások? Netán ezeknek más és más verzióival rendelkeznek, amelyből később kompatibilitási problémák származhatnak? Érdemes még a munka megkezdése előtt tisztázni a műszaki háttér esetleges problémáit, távolról már nehézkesen működik a gyorssegély.


5. Használjuk a technikát ■ Szinte naponta jelennek meg csoportmunkával kapcsolatos szoftverek, hardvereszközök, újabb technológiák. Ne habozzunk kipróbálni ezeket (ha lehet, még a konkrét munka megkezdése előtt), és ismertessük meg az előnyöket a munkatársakkal. Videókonferencia, közös dokumentumkezelés, időmenedzsment, megosztott adatbázisok és egyéb megoldások egyre növekvő számban, funkciók széles választékával állnak rendelkezésre: van miből kiválasztani a számunkra legmegfelelőbbet.

Persze ezek csupán alapvető tanácsok, melyek személyre, illetve munkacsoportra szabottan speciális problémákkal is kibővülhetnek, ám a távolság, az ebből adódó elszigeteltség, kontroll, esetleges informatikai kérdések minden bizonnyal a legtöbb távmunkás csoportmunka során előkerülnek: nem árt előre felkészülni, hogy nem minden működik majd úgy, mint amikor még a szomszéd asztalhoz kellett átszólni...