A Gmail jelenleg körülbelül 7,6 gigabájtnyi területet biztosít a levelek tárolására. A szolgáltatás kezdőoldalán egy ügyfélcsalogató, folyamatosan növekvő számláló szemlélteti, hogy újabb tárolótömbök hozzáadásával lassan, de folyamatosan ez a kapacitás is növekszik. Ennek ellenére nő a levéláradat is, ráadásul egyre nagyobbak a csatolt fájlok, levelekbe ágyazott képek is, amiket a levelezőrendszer szépen el is csomagol nekünk, pedig talán olvasás után nem is lesz rá szükségünk többé.


Nyisd ki szemed, nem fáj fejed ■ A tárhelygazdálkodás legfontosabb eleme a megelőzés, azaz a Gmail okos használata. Egyrészt rendszeresen nézzünk rá a levelek listájának alján megjelenő információra, amely számszerűen és százalékos formában is naprakész képet ad arról, mennyit használnak el leveleink a teljes tárterületből. Mivel gigabájtokra rúgó csatolásokat azért még mindig nem küld senki (ebben a Dropbox, a SugarSync vagy egyéb cloud tárhelyek segíthetnek), még akkor sem kell pánikba esni, ha 70-80 százalékos telítettséggel találkozunk. Ennél jobban megtömött fiók esetén azonban érdemes szisztematikus irtásba kezdeni.

A napi használat során fontos az is, hogy csak az olyan leveleket tartsuk meg, amelyekre valóban szükségünk lehet hetek, hónapok vagy akár évek múltán is. Hírlevelek, sajtóközlemények, akciós ajánlatok és hasonló tartalmú e-mailek már jellegüknél fogva is napi, legfeljebb heti érvényességűek - ezeket olvasás után nyugoidtan töröljük, így nem maradnak megbújva, apránként növelve a fiók "össztömegét".


Ha a levéláradatban nehéz kezelni, mi számít igazán fontosnak, vagy épp napok alatt elévülő, alacsony prioritásúnak, külső alkalmazásokat is bevonhatunk. Ugyan a viszonylag friss Priority Inbox képes a fontos leveleket megjelölni, ám ennek ellenkezőjére, a felesleges (de még épp nem spam szintű) mailek kezelésére használjuk bátran az OtherInbox szolgáltatást. Ez beépül Gmail-fiókunkba, és többféle, általunk szabályozható paraméter segítségével csoportokba rendezi és priorizálja a leveleket. Hírlevelekre és akciós ajánlatokra például beállíthatunk a küldő szerint leválogató szűrőt, majd küldőnként vagy csoportonként megadhatjuk, mennyire minősül fontosnak az adott levél - a kevésbé fontosakkal kapcsolatban ráadásul azt is beállíthatjuk, hogy az OtherInbox pár nap után automatikusan archiválja ezeket, így vezetve ki a felesleges tartalmat az aktív fiókból.

Amikor már nyakig ér a gaz ■ Más dolog persze az elejétől kezdve takarékosan és szabályozottan kezelni a levelezést, megint más az a helyzet, amikor 90 százalékos telítettség környékén jövünk rá, hogy azonnali segítségre van szükség (azt pedig senkinek nem kívánjuk, hogy arról kapjon üzenetet, hogy mostantól nem küldhet vagy kaphat új leveleket, mert teljesen betelt a fiók). Szerencsére a felesleges levelek kiszórása nem csak apránként, hanem nagyobb adagokban is megoldható.

Egyrészt segít az archiválás, amely még nem jelent végleges törlést, csupán az aktív fiókból vesszük így ki a leveleket, amelyek továbbra is kereshetőek maradnak. Ezzel ugyan nem a levelek teljes elfoglalt helyét szabadítjuk fel, de tömörítési eljárásoknak köszönhetően mégis csökken a fiók telítettsége. Ehhez menjünk be a beállítások alatt a szűrők (filters) pontba, és hozzunk létre egy új szűrőt. A "Has the words" sorba írjuk be azt a dátumot ("before:év/hónap/nap" formátumban), ahonnan visszafelé elcsomagolhatóak a levelek. Majd a következő képernyőn kattintsuk be a "Skip the inbox (Archive it) mezőt, és persze ne felejtsük el bejelölni alul a jelölőnégyzetet az "Also apply to..." sornál is, hogy az összes kiválasztott e-mailre érvényesítsük a beállítást.


Ha durvább megközelítéssel egyszerűen törölni akarjuk az összes régi levelet, megtehetjük azt is, hogy törlés előtt a teljes jelenlegi fiókot PC-re mentjük. Ehhez szintén a beállítások között, a Forwarding POP/IMAP alatt engedélyezzük a POP-hozzáférést minden levél számára (de egy sorral lejjebb ne felejtsük el ellenőrizni, hogy a letöltött levelek egy példányát hagyja meg a Gmail felületén is).


Ezzel lehetőséget adtunk arra, hogy PC-re telepített e-mail klienssel is elérhessük a Gmailt. Innentől nincs más dolgunk, mint a beállítások 3. pontjában megnézhető beállításokkal feltelepíteni egy Outlookot, Thunderbirdet vagy bármilyen más POP alapú levelezőklienst, és letölteni a leveleket (több éve használt fiók esetén készüljünk fel, hogy ez nem pár perces művelet lesz). Ahogy a levelek leértek, máris nyugodt szívvel törölhetjük egy bizonyos dátum előtti leveleinket a Gmail felületéről, azok másolatai ugyanis gépünkön elérhetőek maradnak: a törléshez az előbbi módon hozzunk létre egy szűrőt, csak épp archiválás helyett a törlés opciót válasszuk.

Végül pedig törölhetünk saját preferenciák alapján is. Ha sok olyan levelet kapunk, amelyek címsorában megtalálható az "akciós", a "sajtóközlemény" vagy az "ajánlat", egy hasonló szűrővel ezek mindegyikét is likvidálhatjuk. Ez esetben a "has the words" helyett a Subjetc mezőbe kell beírnunk a törlendő üzenetek címsorában szereplő szót. Munkahelyváltáskor vagy bármilyen olyan helyzetben, amikor egy bizonyos személytől vagy emailcímről érkező levelekre nincs többé szükségünk, ugyanilyen szűrőben a "from" mezőbe kell beírnunk a küldő címét.