A sorozatunkban bemutatott cégek olyan termékeket vagy szolgáltatásokat (esetleg komplett megoldásokat) tudnak felmutatni, ahol a haszon várható megjelenése egyértelműen megállapítható és számszerűen tervezhető a beszerzést elindító intézmény számára. Kiemelten foglalkozunk a bemutatott megoldások megtérülés-elemzésével, ezen belül – a TCO elvek szerint – bemutatjuk az összes tulajdonosi oldalon megjelenő költséget, és ezzel szembeállítjuk a hasznot, ami megjelenik a felhasználó vagy a tulajdonos oldalán.
Olcsóbb és gyorsabb lehet a közigazgatás az e-dokumentumkezeléssel
Egy háromoldalas javaslat államtitkári elfogadásáig 1500 oldalt nyomtatnak ki – óriási pazarlás, ha belegondolunk, hogy egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer segítségével töredékére redukálhatjuk a papírfelhasználást. Mindez azonban csak egyetlen a számos előny közül, amit egy ilyen - manapság már tabletről, illetve okostelefonról is elérhető - szoftver nyújtani tud.
Sorozatunkban ezúttal Varga László, a netTeam-DMSONE Zrt. operatív igazgatója ismerteti, hogy a konkrét költségmegtakarításon túl milyen egyéb haszonnal járhat a szoftver bevezetése akár közigazgatási, akár piaci szereplők számára.
Bár az e-közigazgatás bázisát az iratok elektronikus kezelése jelenti, mégsem terjedt el: a legtöbb intézmény ugyan használ elektronikus iktatórendszert, az iratok kezelése azonban többnyire papír alapon történik. Ez azonban rengeteg időt, energiát és persze pénzt emészt fel - feleslegesen. - Egy közfeladatot ellátó ügyfelünk egyik dolgozója például kiszámolta, hogy egy államtitkár számára benyújtott háromoldalas javaslat elfogadásáig mintegy 1500 oldalt nyomtatnak ki. Ez óriási pazarlás, hiszen egy dokumentumkezelő szoftver segítségével ez a szám nagymértékben csökkenthető – hangsúlyozta Varga László.
Fontos azt is kiemelni, hogy egy évente több ezer iratot kezelő szervezet esetében a manuális nyilvántartás azt a kockázatot is magában rejti, hogy például egyes iratok elkeverednek, nem történik meg időben egy számlabefizetés vagy megfeledkezünk egy fontos feladatról. Az elektronikus dokumentumkezelés jelentőségét az is tovább növeli, hogy napjainkban sokkal több információs csatornából érkeznek felénk az iratok (posta, fax, email, web), és egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására.
Nem csak elektronikus iktatás
Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a terület ennél lényegesen összetettebb. Egyrészt a papír alapú dokumentumok szkennelés során történő elektronikus rögzítését, másrészt a tárolt dokumentumok adatbázisrendszerbe foglalását jelenti. A netTeam-DMSone Zrt. közigazgatási szervezetek számára kínált megoldása, a kibővített tanúsítvánnyal rendelkező Ultimate PE irat- és dokumentumkezelő rendszer az Európai Unió által ajánlott MOREQ szabványt alapul véve teljes mértékben helyettesíti a papír alapú iktatást.
Funkcionalitását tekintve képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A hagyományos iratkezelési feladatok mellett lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére is (például minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése, dokumentumok verziókezelése, iratbetekintés stb.). A szoftver rendelkezik workflow motorral is, ami támogatja a jóváhagyási, véleményezési folyamatokat. Ezen kívül biztosítja a vonalkód-technológiát felhasználó, karakterfelismerésen alapuló digitalizálást is. Ezen túlmenően a rendszer lehetővé teszi a dokumentumsablonok és -tárak kezelését. Mivel az üzleti folyamatok egyre inkább kimozdulnak az iroda négy fala közül, ezért a megoldás okostelefonon és tableten is elérhető, így az állandóan mozgásban lévő munkatársak is azonnal hozzáférhetnek a jogosultsági szintjüknek megfelelő dokumentumokhoz.
A rendszer könnyen integrálható az e-ügyintézés folyamatához, ebből kifolyólag kezelheti az elektronikus aláírásokat is. Egy elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. A szoftver kompatibilis a közintézmények működéséhez szükséges alkalmazásokkal, így az ügyfélkapuval, a szakágazati alkalmazásokkal, a workflow-megoldásokkal és az irodai alkalmazásokkal, emellett pedig egyedi fejlesztések is kérhetők. Egyre több ügyfél használja az ügyfélkapuval és a hivatali kapuval történt integrációt is – tette hozzá az operatív igazgató.
A DMSONE UItimate PE szoftver vékonykliens alkalmazás, azaz böngésző programot használ futtatási környezetként. Ebből adódóan még az igazán nagyméretű rendszereknél is alacsony szintű hardverigény jellemzi, és akár vegyes hálózati klienskörnyezetben is alkalmazható. Mivel az adatok és az információk a kiszolgálón tárolódnak, egy megfelelő jogosultságpolitika felállításával magas fokú adatbiztonság érhető el. A rendszer fejlesztése nyílt szabványokon alapuló technológiával történik.
Kiemelt célok
Az iratkezelés megújítását a Magyary Zoltán Programban megfogalmazott, a jó állam megvalósítására, azaz a közigazgatási szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának növelésére, a bürokrácia csökkentésére és az állampolgárok elégedettségének javítására irányuló célkitűzések indokolják. A célkitűzések elérésének egyik kulcseleme a közigazgatásban a korszerű kapcsolattartási és belső működési folyamatokat támogató, hatékony iratkezelési rendszer megvalósítása.
A már lassan négy éve tervezett Önkormányzati Szolgáltató Központ (ASP) modell alappillére is az iratkezelés. Az eddigi konstrukciók mindegyikében az szerepelt, hogy a csatlakozó önkormányzatoknak ezt a megoldást mindenképpen igénybe kell venniük, és e mellé választhatnak a további alkalmazásportfolióból. Központi alkalmazásnak nevezhetjük az iratkezelést azért is, mert ez az a szoftver, aminek az összes többivel kommunikálnia kell a modell részeként. Szintén kiemelt kormányzati cél a korrupció visszaszorítása. Az elektronikus dokumentumkezeléssel elejét vehetjük a visszaéléseknek is, hiszen például könnyebb ellenőrzést tesz lehetővé – hívta fel a figyelmet Varga László.
Nem csak pénzügyi előnyök
Bár a szoftverbevezetés költségének megtérülését nehéz egyértelműen kalkulálni, mégsem elhanyagolható szempont azon mutatók sokasága, melyek néhány igen meglepő eredményt is megmutatnak. Amikor a pénzben kifejezhető előnyökre gondolunk, akkor elsősorban a papírfelhasználás, a postai és tárolási költségek csökkenését, valamint a munkavállalók időmegtakarítását kell kiemelnünk.
Az irodai dolgozók óránként átlagosan 7,5 percet töltenek iratok keresésével, kezelésével. Egy megfelelően konfigurált dokumentumkezelő rendszer az iratok kezelésére fordított időt legalább 30 százalékkal redukálja. Így a munkatársak ezt az érdemi munkára tudják fordítani, vagy akár csökkenthető is az alkalmazottak száma. A magyar kormány számára készített szakmai anyag alapján kijelenthető, hogy a közszférában az iratkezelés elektronizálásával emberi erőforrás tekintetében éves szinten akár 3,6 milliárd forintos megtakarítást lehetne elérni.
A korábban akár öt-hat példányban lemásolt iratok helyett egyetlen elektronikus dokumentum köröztetésével jelentősen csökkenthetők az áram-, a posta- és a papírköltségek. A fent említett tanulmány e költségek elemzésével is foglalkozott: egy év alatt összesen 206 millió forint papír-, 343 millió forint nyomtatási, továbbá 1,7 milliárd forintnyi postaköltség lenne megtakarítható. Ehhez jön még hozzá a tárolás és a hulladékkezelés költségeinek 1,7 milliárd forintos csökkenése. A dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor olyan konkrét károk elkerülésével járó nyereséggel is érdemes kalkulálni, mint az esetlegesen elveszett iratok pótlásának költsége.
Az ügyintézés hatékonyságának növekedése folytán magasabb ügyfél-elégedettséggel lehet számolni. A működés átláthatóbbá, ellenőrizhetőbbé válik, a vezetők számára pedig több információ érhető el, amely támogatja a döntési folyamatokat – ismertette az előnyöket a netTeam-DMSONE Zrt. operatív igazgatója.
Emellett aki már keresett egy régi dokumentumot a számítógépén vagy egy elkeveredett számlát a fiókok mélyén, az bizonyára már tépte is a haját emiatt. Az elektronikus dokumentumkezelő segítségével azonban átláthatóvá válik a nyilvántartás, a dokumentumok közötti kapcsolat könnyen kimutatható, ami a dolgozói elégedettséget is növeli. A figyelmeztető funkcióknak köszönhetően amiatt sem kell aggódni, hogy elcsúszunk egy határidővel. Napjaink égető problémája, a globális felmelegedés miatt egyre fontosabb környezetvédelmi törekvéseinkhez is jelentősen hozzájárul.
Számos referencia
A mai informatikai trendeket szem előtt tartva, a korszerűsítés vonalán haladva döntött a DMSONE Ultimate PE rendszere mellett számos központi közigazgatási és felsőoktatási intézmény, így például az Oktatási Hivatal, a Kulturális Örökségvédelmi Hivatal, a Szent István Egyetem, az Állami Autópályakezelő Zrt., De referenciáik között szerepel az önkormányzatok 56 százaléka, a Szépművészeti Múzeum, a Budapesti Történeti Múzeum, az Országos Széchenyi Könyvtár, több mint 40 kórház is.
Az Oktatási Hivatallal 2008 óta dolgoznak együtt. A hivatal éves szinten mintegy 6-800 ezer iratot kezel, ezért volt szükségük a tanúsított iratkezelő rendszer bevezetésére 200 felhasználó részére. A projekt fél évig tartott, hiszen az OH több egyedi fejlesztést is kért, például a szoftvert integrálnunk kellett a hivatal szakrendszereihez (Diákigazolvány Információs Rendszer, Közoktatási Információs Rendszer, Tankönyv Nyilvántartó Rendszer, Érettségi szoftver). A kapcsolatból kölcsönösen profitálnak, hiszen a DMSONE számos fejlesztést az Oktatási Hivatal szakembereinek felvetése alapján készített el – fejezte be a beszélgetést Varga László.
A DMSONE-ról
A DMSONE közel tízéves múltra tekint vissza az elektronikus dokumentumkezelés terén. 2006-ban a vállalat iktató- és ügyiratkezelő rendszere elsőként felelt meg a Belügyminisztérium, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium, valamint a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által rendeletben szabályozott követelményeknek. 2009-ben a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság a DMSONE megoldásait a legjobb műszaki pontozással vette fel a listájára. Ebben az évben megújult a termékpaletta is, a vállalat bemutatta a Professional, illetve Ultimate termékeit, majd a BX-DMSONE-t, mely egy dokumentumtároló és -kezelő kiterjesztés az SAP Business One vállalatirányítási rendszerhez. 2008 óta egyre több vállalati megoldást implementált a cég, így az ügyfelek közé tartozik már a GE Water & Process, a Neckermann, az OTP Alapkezelő, Borsod Volán is.
Tudja-e, hogy mennyi lehetőség rejlik szervezete irat- és dokumentumkezelésében? Kérje hatékonysági felmérésünket, hogy megismerhesse azt a rendszert, amely gyorsan segíthet Önnek költségei racionalizálásában! Regisztráció az ingyenes auditra: http://www.dmsone.hu//Menu/Dokumentumkezeles-audit
Sorozatunkban ezúttal Varga László, a netTeam-DMSone Zrt. operatív igazgatója ismerteti, hogy a konkrét költségmegtakarításon túl milyen egyéb haszonnal járhat a szoftver bevezetése akár közigazgatási, akár piaci szereplők számára.
Sok a pazarlás ■ Bár az e-közigazgatás bázisát az iratok elektronikus kezelése jelenti, mégsem terjedt el: a legtöbb intézmény ugyan használ elektronikus iktatórendszert, az iratok kezelése azonban többnyire papír alapon történik. Ez azonban rengeteg időt, energiát és persze pénzt emészt fel - feleslegesen. - Egy közfeladatot ellátó ügyfelünk egyik dolgozója például kiszámolta, hogy egy államtitkár számára benyújtott háromoldalas javaslat elfogadásáig mintegy 1500 oldalt nyomtatnak ki. Ez óriási pazarlás, hiszen egy dokumentumkezelő szoftver segítségével ez a szám nagymértékben csökkenthető – hangsúlyozta Varga László.
Fontos azt is kiemelni, hogy egy évente több ezer iratot kezelő szervezet esetében a manuális nyilvántartás azt a kockázatot is magában rejti, hogy például egyes iratok elkeverednek, nem történik meg időben egy számlabefizetés vagy megfeledkezünk egy fontos feladatról. Az elektronikus dokumentumkezelés jelentőségét az is tovább növeli, hogy napjainkban sokkal több információs csatornából érkeznek felénk az iratok (posta, fax, email, web), és egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására.
netTeam-DMSone Zrt. ■ A DMSone közel tízéves múltra tekint vissza az elektronikus dokumentumkezelés terén. 2006-ban a vállalat iktató- és ügyiratkezelő rendszere elsőként felelt meg a Belügyminisztérium, az Informatikai és Hírközlési Minisztérium, valamint a minisztériumi rendeletben szabályozott követelményeknek. 2009-ben a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság a DMSone
megoldásait a legjobb műszaki pontozással vette fel a listájára. Ebben az évben megújult a termékpaletta is, a vállalat bemutatta a Professional, illetve Ultimate termékeit, majd a BX-DMSone
-t, mely egy dokumentumtároló és -kezelő kiterjesztés az SAP Business One vállalatirányítási rendszerhez. 2008 óta egyre több vállalati megoldást implementált a cég, így az ügyfelek közé tartozik már a GE Water & Process, a Neckermann, az OTP Alapkezelő, Borsod Volán is.
Tudja-e, hogy mennyi lehetőség rejlik szervezete irat- és dokumentumkezelésében? Kérje hatékonysági felmérésünket, hogy megismerhesse azt a rendszert, amely gyorsan segíthet Önnek költségei racionalizálásában! Regisztrálni az ingyenes auditra itt lehet. (x)
Nem csak elektronikus iktatás ■ Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a terület ennél lényegesen összetettebb. Egyrészt a papír alapú dokumentumok szkennelés során történő elektronikus rögzítését, másrészt a tárolt dokumentumok adatbázisrendszerbe foglalását jelenti. A netTeam-DMSone Zrt. közigazgatási szervezetek számára kínált megoldása, a kibővített tanúsítvánnyal rendelkező Ultimate PE irat- és dokumentumkezelő rendszer az Európai Unió által ajánlott MOREQ szabványt alapul véve teljes mértékben helyettesíti a papír alapú iktatást.
Funkcionalitását tekintve képes a dokumentumok teljes életciklusának nyomon követésére, az érkeztetéstől az iktatáson át az irattárba helyezésig és a selejtezésig bezáróan. A hagyományos iratkezelési feladatok mellett lehetőséget ad a kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére is (például minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése, dokumentumok verziókezelése, iratbetekintés stb.).
A szoftver rendelkezik workflow motorral is, ami támogatja a jóváhagyási, véleményezési folyamatokat. Ezen kívül biztosítja a vonalkód-technológiát felhasználó, karakterfelismerésen alapuló digitalizálást is. Ezen túlmenően a rendszer lehetővé teszi a dokumentumsablonok és -tárak kezelését. Mivel az üzleti folyamatok egyre inkább kimozdulnak az iroda négy fala közül, ezért a megoldás okostelefonon és tableten is elérhető, így az állandóan mozgásban lévő munkatársak is azonnal hozzáférhetnek a jogosultsági szintjüknek megfelelő dokumentumokhoz.
A rendszer könnyen integrálható az e-ügyintézés folyamatához, ebből kifolyólag kezelheti az elektronikus aláírásokat is. Egy elektronikus aláíró program segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. A szoftver kompatibilis a közintézmények működéséhez szükséges alkalmazásokkal, így az ügyfélkapuval, a szakágazati alkalmazásokkal, a workflow-megoldásokkal és az irodai alkalmazásokkal, emellett pedig egyedi fejlesztések is kérhetők. Egyre több ügyfél használja az ügyfélkapuval és a hivatali kapuval történt integrációt is – tette hozzá az operatív igazgató.
A 
