A sorozatunkban bemutatott cégek olyan termékeket vagy szolgáltatásokat (esetleg komplett megoldásokat) tudnak felmutatni, ahol a haszon várható megjelenése egyértelműen megállapítható és számszerűen tervezhető a beszerzést elindító intézmény számára. Kiemelten foglalkozunk a bemutatott megoldások megtérülés-elemzésével, ezen belül – a TCO elvek szerint – bemutatjuk az összes tulajdonosi oldalon megjelenő költséget, és ezzel szembeállítjuk a hasznot, ami megjelenik a felhasználó vagy a tulajdonos oldalán.

Alábbi cikkünkben Tuska Istvánnal, az Axico Informatikai Kft. vezetőjével és együttműködő partnereivel folytatott beszélgetést foglaljuk össze, és a közigazgatás számára hasznos megoldás mellett azt is bemutatjuk, hogy kisebb magyar cégek szoros és eredményorientált együttműködése milyen szinergikus hatásokat eredményezni.

A Tuska István irányítása alatt álló Axicót 1993-ban magyar tulajdonosok alapították. Elsősorban viszonteladókat és intézményi felhasználókat kiszolgáló disztribútor, illetve rendszerintegrátor. Szolgáltatásaikat idén kibővítették: komplex üzleti megoldásokat, praktikus és gazdaságos alkalmazásokat ajánlanak partnereiknek. Ezek fejlesztői magyar cégek, akikkel stratégiai együttműködést kötöttek. Az egyik ilyen cég a GST-MAX Kft., melynek terméke alapeleme a cikkben ismertetett megoldáscsomagnak, amely többek között a XIII. kerületi polgármesteri hivatalban működik.

Küzdelem az iratdzsungelben ■ A két cég együttműködésére alapozott megoldás, a GST-Systems folyamat- és iratkezelő-rendszer a szervezet folyamat alapú működését támogatja. Fontos megjegyezni, hogy a kibővített tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelő megoldás minden közfeladatot ellátó szervezet számára használható.

A rendszer grafikus folyamattervezővel dolgozik, a beállított folyamatok utólag (működés közben is) módosíthatók. A folyamatok száma és a lekérdezési felületetek meghatározó nézetek száma nem korlátozott. A folyamatátmeneteken vezérlő utasítások (triggerek) helyezhetők el, aminek segítségével belső vagy külső programokat, eljárásokat indíthatunk, így a folyamatalapú kapcsolat fenntartható más külső rendszerrel is. A kapcsolódás alapesetben webszolgáltatások segítségével történik, de megoldható adatbázisszintű kapcsolattal is (ez utóbbi általában gyorsabb megoldást eredményez).

Az ügyviteli rendszerekben a jogosultsági rendszerek egyik nagy problémája a helyettesítések kezelése. Ezt a rendszer kifinomult és egyszerűen beállítható megoldással támogatja, ennek segítségével megoldható mind rendkívüli (betegség, baleset), mind pedig a tervezett (szabadság) helyettesítések kezelése. Be van építve a rendszerbe az elektronikus aláírás, ami akár a belső, akár a külső levelezés esetén felhasználható.

Pályázati pénzből ■ A rendszer alapvető célja a felhasználó folyamatainak felgyorsítása a szabályozott és hatékony (folyamatvezérelt) munkavégzés támogatásával, ennek megfelelően a Magyary Programban megfogalmazott "jó közigazgatás" megvalósítását támogatja, másrészt a Széll Kálmán tervben kiemelt folyamategyszerűsítési elveknek is egy jó megoldási példáját adja.

Mivel az önkormányzati ASP-modell eddig ismert elvárásainak a rendszer megfelel, így az ASP-pályázaton majd indulni lehet ezzel az alkalmazással mind a kisebb, mind a közepes szervezetek esetében, ami a háttérintézmények működésének támogatását is magában foglalja.

Tanácsból kevés is elég ■ A rendszer működésének alapját a grafikus felületű, azaz könnyen kezelhető tervezőeszközzel kialakított folyamatok képezik. Ez adja a megoldás költséghatékonyságának kulcsát, ugyanis a rendszerek bevezetésének legnagyobb eleme nem a hardver és nem is a szoftverek licencdíja, hanem a bevezetést támogató szakértői, tanácsadói díj. Ennek a költségsornak a mértékében jelentkezik a felkínált megoldás egyik előnye, hiszen ezzel a tervező eszközzel gyorsan és alacsony szakértői költség mellett lehet kialakítani és bevezetni a rendszert.

De ez az előny megmutatkozik a működtetésben is, hiszen az ügyviteli rendszerek alapvető tulajdonsága, hogy változik a támogatandó ügyviteli folyamat (például a jogszabályi környezet változása miatt). Közvetlen anyagi előny (költségcsökkenés) jelenik meg a kommunikációs, postai, kötbér, határidő elmulasztásából járó veszteségek, szervezési költség területén, a költségvetési intézmények számára ez a legközvetlenebbül megjelenő haszon.

Egy esetleges TCO számítás esetén a költségelemeket aszerint kell figyelembe venni, hogy melyik technológiai megoldást választják. A figyelembe veendő legfontosabb költségelemek:

Saját tulajdonba vett, helyi telepítésű (hagyományos) esetén:
■ alkalmazáshoz kapcsolódó licencköltségek
■ szerverhez kapcsolódó licencköltségek
■ szoftverkövetés
■ felhasználói oktatás
■ adminisztrátori (üzemeltetői) oktatás
■ rendszerüzemeltetési költség

ASP (esetlegesen felhő modell) esetén:
■ havi szolgáltatásid díj
■ felhasználói oktatás

Önkormányzati bevételek ■ A versenyszférában „bevétel-növekedés” tárgykörében azonosítható elemek is fontosak az utóbbi időben az intézmények számára, mert a működésükben az irányítási és ellenőrzési szinteken már megjelentek ezek az elvárások. Ilyenre példa a kintlévőségek kezelése, fegyelem megtartása (pénzügyi és nem pénzügyi), meglévő erőforrások optimális felhasználása, szűk keresztmetszetek feltérképezése, stabil növekedés és működés alapjainak lerakása és a folyamatos építkezés támogatása.

A valódi hasznosság mindig a tulajdonos oldalán jelentkezik, ebben az esetben az állam oldalán: a tulajdonosi érdekek képviselete, teljesítmény mérésének lehetősége, kiegyensúlyozott terhelés és jutalmazás feltételeinek biztosítása. Ide, a hasznok közé tartoznak az állampolgárok és vállalkozók életminőség-javítását eredményező változások: ügyintézési idő csökkentése, az „igazgatási folyamatok” jogszerűsége és hatékonysága (egyszerű, gyors, olcsó).