A közelmúltban a Business & Technology konferencián kerekasztal-beszélgetést tartottak "A kormányzati informatika - üzleti alapú döntéshozatal (TCO)? címmel. A beszélgetésen a közigazgatási projekteket indító kormányzati szereplők fejtették ki az álláspontjukat, nyilvánvalóan a megrendelő oldaláról nézve a problémát.  Ott annyiban sikerült közös álláspontot kialakítani, hogy szükséges és időszerű ezzel a kérdéskörrel foglalkozni, de az "üzleti alapú" gondolkodást speciális módon kell értelmezni és bevezetni a közigazgatásban, hiszen itt a haszon nem minden esetben a bevételnövekedés illetve a kiadáscsökkenés szintjén jelenik meg.

A következőkben arról írunk, hogyan látják ezt a kérdést a szállítói oldalon lévők: megrendelő oldali tanácsadók, a gyakran fővállalkozói szerepben is feltűnő rendszerintegrátorok, illetve a tendereken a tárgyalásokat vezető szállító oldali kereskedők. Jelen cikk szerzője a továbbiakban a felsorolt – a beszerzési folyamatokban jellemzően részt vevő – piaci szereplők szakértőivel való tárgyalások eredményeit mutatja be, egyes esetekben kísérletet tesz a megoldásra vonatkozó javaslatok rövid megfogalmazására is.

Első kérdésként azt kell tisztázni, mennyiben és hogyan találkozik a szállító (például beszerzési tanácsadó vagy egy rendszerintegrátor cég) a közigazgatás nagy infokommunikációs beszerzéseiben a TCO gondolkodással (TCO: total cost of ownership, azaz a teljes bekerülési költség). Az egyértelműen megállapítható, hogy maga a fogalom nem teljesen ismeretlen a költségvetési intézményekben, hiszen a fenntartási költségek számszerűsítése gyakran a közbeszerzési kiírásban is feltételként szerepel, sőt időnként értékelési szempontként is megjelenik.

Ez azonban még nem igazi TCO szemlélet, szerepeltetését csak a költségvetési logika követeli ki (lesz hivatkozási alap a következő év költségvetésének tervezésekor a megnövekedett működési költségkeretek igénylésére), és nem minden esetben épül valós számokra. Ugyanis a projekt illetve a későbbi használat során felmerülő – nem közvetlenül az informatikai szervezeten megjelenő - kiegészítő költségek (energia, papírfelhasználás, ügyvitelszervezés, jogi előkészítés, képzések stb.) általában nem jelennek meg.

Itt kell megemlítenünk, hogy központilag meghatározott ajánlás vagy szabvány nincs, és egyes esetekben a pontos TCO számításhoz (vagy továbblépve a teljes költséghaszon elemzéshez) szükséges belső és külső szakértelem is ritkán áll a beszerzést indító szervezet rendelkezésére.

Elavuló számítások ■ A nem megfelelően elkészített TCO számítások későbbi felhasználása két problémát is felvet.  Az egyik, a korábban hiányos (nem minden költségelemet tartalmazó) TCO számítás betartása műszakilag nem lehetséges, viszont a költségvetési keretszámok már erre hivatkoznak, és annak megváltoztatása már gondot okoz az intézmény vezetőségének. A másik probléma az informatikai termékpaletta rendkívül gyors változásában jelentkezik. Gyakorlatilag lehetetlen kiszámítani előre a következő 3-5 évre vonatkozóan a várható bekerülési árakat (új technológiák, termékek és szolgáltatások jelennek meg, illetve az árak jelentősen változnak).

Nyugodtan kijelenthetjük, hogy tulajdonképpen minden TCO számítás egy-két éven belül kicsit elavul a technikai változások miatt.  Erre két megoldás adódik: az egyik, hogy ezt a tényt a költségvetés tervezésekor szabályozott módon figyelembe kellene venni, vagyis olyan dinamikus TCO kalkulációs táblázatok kellenek, aminek bizonyos elemeit évenként a költségvetés tervezésekor paraméterezni lehet a piac aktuális értékeivel.

Egy másik megoldás, hogy adott időtartamokra (3-5 év) "befagyasztott" megoldásokat kell használni, vagyis ragaszkodni kell adott esetben a régi (a szállítói piacon már elavultnak nevezett) megoldásokhoz. A megrendelőnek indokolt esetben nemet kell mondania a szállítói korszerűsítési javaslatainak, és (az informatikai stratégiára hivatkozva) ellen kell állni a jó szándékú törekvéseknek, esetenként a lobbinak is. Erre a megoldásra jó példa lehet a bankok viselkedése, amelyek – amíg csak megtehetik – a kockázatcsökkentés érdekében általában a régi, már bevált verziókat használják.

Késő bánat ■ Érthető módon a TCO hiánya az utóbbi években került csak előtérbe, mert az uniós támogatásokból százmilliós nagyságrendű fejlesztések eredményeként létrehozott informatikai rendszerek működtetésére nem volt (egyes esetekben még ma sincs) elég forrás. Köztudott, hogy az EU nem ad támogatást működtetésre, viszont – a visszafizetés terhe mellett - kötelezi a kedvezményezettet a rendszer működtetésére.

Ennek a problémának megfelelő kezelése utólag már nem lehetséges, hiszen már a projekt tervezésekor el kellett volna végezni a költséghaszon elemzést. Ennek során kellett volna megkeresni az új informatikai rendszer bevezetéséből adódó költségcsökkentési lehetőségeket, vagy a rendszer bevezetésével párhuzamosan kialakítani bevételt eredményező szolgáltatásokat, ezek a tevékenységek biztosíthattak volna fedezetet az új rendszer működtetéséhez.

Megvizsgálva azt a kérdést is, hogy van-e markáns eltérés a közigazgatás közbeszerzési és a versenyszféra beszerzési tendereiben, néhány gondolatot érdemes körüljárni. Nyugodtan kimondhatjuk, hogy a szakmai elvárások tekintetében nem lehet lényeges különbségeket felfedezni a két szektor beszerzései között.

Itt kell megjegyezni, hogy – bár a korábbiakban említettek szerint a korrupció kérdéskörével ebben a cikksorozatban nem foglalkozunk –  a hiedelemmel ellentétben a nagy magántulajdonú cégek esetében a korrupció ugyanúgy megtalálható, mint a közigazgatásban (lévén, hogy ez alapvetően erkölcsi kérdés), így hát nem itt kell keresni a különbséget. A beszerzést elrendelő vezetőség hozzáállásában azonban markáns eltérésként jelenik meg, hogy a versenyszféra komplexen nézi a beruházást, hosszabb távon gondolkodik (nem éves költségvetés alapján) és a beszerzett termékek egyéb hasznosítása is szóba jön a beruházás tervezése során.

A közigazgatás szereplői inkább a szabályosságra figyelnek, mintsem a hosszú távú megtérülésre, ezért már a közbeszerzések során írásban előre meghatározott értékelési szempontok sem minden esetben alkalmasak a "leghasznosabb" szállító kiválasztására. Ráadásul a közbeszerzési eljárás során a szakmailag jól bevált, az intézményt több éve sikeresen kiszolgáló (régi fogalommal "királyi szállítók") hasznosságát sem lehet érvényesíteni, és sajnos az utólagos mérésekre alapozott hasznossági ellenőrzésre is ritkán kerül sor.

Felelősök nélkül ■ Ha igazán fontosnak tartjuk a beszerzések hasznosulását, akkor a közbeszerzési eljárást meghatározó jogi környezetet ilyen – a hasznosságot előtérbe helyező, a beszerző személyes felelősségét is fontosnak tartó – szemlélettel is felül kellene vizsgálni, mert jelenleg szinte kizárólag a félreértelmezett objektivitásra koncentrál a törvény. Ide kapcsolódóan az is megállapítást nyert, hogy igen hasznos lenne a közigazgatási informatika tárgykörében egy hivatalos fogalomszótár, aminek használatát kötelező módon kellene előírni a közbeszerzési eljárások során (most minden eljárás külön fogalomszótárat készít magának).

A TCO számítás mellett, annak felhasználásával szerencsés lenne a CBA számítást (CBA: cost-benefit analysis, azaz költséghaszon-elemzés) is előírni a nagyobb beszerzések esetén, természetesen annak figyelembe vételével, hogy közigazgatásban a haszon egy része csak áttételesen forintosítható.

Az eddigi véleményegyeztetések során nem találtunk egyértelmű és egyszerű választ arra, hogy mennyiben érdekelt a szállító az előzetes hatásvizsgálatokban, kockázatanalízisben illetve költség-haszon elemzésekben. Egyrészt a hosszútávon gondolkodó szállítónak sem érdeke egy céltalan beszerzésben való részvétel, és csak a hasznos és több éven át működő rendszer jelent igazi jó referenciát neki a piacon. Ráadásul neki is előnyös, ha az intézményben több évre előre biztosított a megfelelő minőségű támogatási (support) tevékenység költségvetési forrása. Másrészt viszont a megfelelő szakmai tudás hiányában elvégzett TCO számítás nem mutatja meg a valóságot a beszerző számára, így a pillanatnyi olcsó később nagyon drága lehet.

Ezt figyelembe véve tehát az eddig megszokott beszerzési mechanizmus mellett (egy költségvetési évben gondolkodunk, politikai döntés alapján indulnak a projektek, támogatásból finanszírozunk, nincs megfelelő belső szakértelem stb.) veszélyes is lehet a TCO a közigazgatásban. Ha az előre beígért (műszakilag nem, de közbeszerzés-technikailag indokolható) kis számokkal is lehet majd nyerni, akkor ez a helyzet a verseny során visszaélésre ad majd lehetőséget a rövidtávon gondolkodó szállítók részére.

A vevőnek kell védekeznie ■ A lényeget azért meg lehet fogalmazni: bár a szállító is felelős a projekt szakmaiságáért és az átadott termékek használhatóságáért, azt nyilván látni kell, hogy alapvetően a szállító el akar adni, és csak a megrendelő ismeri teljes körűen a saját működését és hosszú távú terveit. Ezért mindig a megrendelő felelőssége a nagyobb a beszerzésben, tehát az értelmetlen, vagy haszontalan beszerzés ellen a vevőnek kell védekeznie.


A megrendelő oldali tanácsadó mellett a rendszerintegrátornak is kicsit tanácsadóként is kell dolgoznia, és a vevő hosszú távú érdekét is szeme előtt kell tartania. Ennek a szemléletnek a projektek kapcsán való érvényesítéséhez azonban társadalmi-politikai szinten is hosszú távú gondolkodás kellene. Az állandó változtatási igény (általában jogszabályváltozás) ugyanis nagyon megdrágítja az informatikai rendszerek követését és működtetését. Ha stabilabb szabályozási környezet lenne, akkor az ügyviteli rendszerekben beszerzés-technikailag is szét lehetne választani az üzleti logikát és a technikai megvalósítást, és csak az utóbbit kellene időnként a technikai változásoknak megfelelően cserélni.

Az informatikai rendszerek hasznossága, működtetési hatékonysága tehát nem csak technológiai és pénzügysi probléma, ennek a kérdésnek a megoldása csak a törvényhozás illetve szabályozás szintjén indulhat el. Mivel közös érdek ennek a kérdéskörnek rendezése, ebben a tevékenységben a kormányzat számíthat a nagy tapasztalattal rendelkező tanácsadó, szállító és rendszerintegráló cégek illetve a cégeket képviselő szakmai szervezetek (szövetségek, kamarák) segítségére is. A lehetőség adott, a kapcsolatok megvannak, talán érdemes lenne az együttműködés hatékonyságának növelése mellett annak területeit is kiszélesíteni.