Megszületik az új cég, megvan a profil, a név, a bejegyzés - a munkához azonban mindenképpen szükség lesz számítógépekre. Persze sokan gondolhatnák, hogy az ő cégük teljesen más téren mozog, nincs szükségük ilyesmire, de úgy tűnik, manapság már elengedhetetlen a céges számítógépek, vagy például egy stabil internetkapcsolat megléte.

Első dolgunk, hogy felmérjük az informatikai igényeket. Az alapvető feladatok ellátására mindenképpen szükség lesz legalább egy irodai számítógépre, ezen készülnek a céges levelek, itt számolhatók ki a költségek és árak, vagy ezen fut a számlázó program. A vállalkozók nem kerülhetik meg az elektronikus ügyintézést sem, az Ügyfélkapu használatához pedig internetelérésről is gondoskodnink kell. Ez utóbbi természetesen azért sem hátrány, mert még a számítástechnikától távol álló vállalatoknak is szükségük van e-mailes kommunikációra, hacsak nem akarják elveszíteni lehetséges ügyfeleik egy részét.

Munkaállomások - kinek milyet? | Nézzük meg, hány munkatársnak lesz szüksége számítógépre. Az sem mindegy, ki mire használja majd őket - egy adminisztrátornak valószínűleg elég az átlagos teljesítményű modell, amely még mindig tökéletesen elég az e-mailek, szöveges fájlok, esetleg céges ügyviteli programok kezelésére. Az üzletkötők vagy azok a kollégák, akik munkája nem csak az irodára korlátozódik, hasznosabbnak találhatnak egy notebookot - persze itt is figyelnünk kell a modell pontos megválasztására. A sokat utazóknak erősebb akkumulátorral szerelt, hosszabb üzemidőt biztosító gépeket érdemes választani, lehetőleg energiatakarékos alkatrészekkel felszerelve - a túl erősre tervezett notebook fejlettebb képességeit nem feltétlenül használják ki, ám az energiaigényesebb hardverelemek miatt súlyos percekkel, akár fél órákkal kell fizetnünk az akku üzemidejéből.

Ha van olyan kolléga, aki bonyolultabb feladatokat is végezne, például grafikai alkalmazásokat futtat, mindenképpen magasabb igényekkel állhat elő. Ezeken a gépeken nem érdemes spórolni, hacsak nem szeretnénk idejekorán gépet cserélni vagy alkatrészt bővíteni a telepített programok követelményeinek megfelelően.

Szerver - valóban szükséges? | Nemrég még egyértelmű volt a több alkalmazottal működő vállalatoknál, hogy a céges adatok tárolására vagy a levelezésre külön szervert állítanak munkába. Mielőtt ugyanebben gondolkodnánk, mindenképp számoljunk utána, hogy gazdaságos megoldás-e a külön kiszolgáló üzemeltetése, vagy máshogy is kiválthatók a szerver által elvégzendő funkciók.

Kisirodai célokra már nem feltétlenül szükséges külön, belső szerveren futó levelezés kiépítése. Az internetszolgáltatóknál is létrehozhatunk vállalati e-mail címeket, de a Google is kínál cégekre szabott megoldásokat. Így ha levélforgalmunk, tevékenységi körünk vagy alkalmazottaink száma nem indokolja, ezzel kiválthatjuk egy önmagában és működési költégeit tekintve is drága szerver használatát.

A leggyakrabban mégis fájlszerverként, adattárolásra használják a kiszolgálókat. Erre a feladatra azonban szintén létezik gazdaságosabb megoldás abban az esetben, ha tervezhető adatmennyiséggel számolunk, és nincs szükség további szerverfunkciókra. Erre a napjainkban egyre népszerűbb NAS-ok, azaz hálózati adattárolók jelenthetik az alternatívát, amelyek tulajdonképpen a belső hálózaton külön címmel elérhető intelligens merevlemezek vagy háttértároló egységek. Felépítésük miatt mind bekerülési áruk, mind pedig működtetési költségük jóval szerényebb. A fájlokat egy NAS-on is ugyanúgy érhetjük el a hálózaton, mintha dedikált szervert használnánk, mégsincs szükség egy áramzabáló monstrumra az iroda valamelyik hűtött szegletében.

Hálózat - kössük össze egymást! | Ha megvannak a gépek és egyéb kiegészítők, természetesen a belső hálózat kiépítése a következő lépés. Erre elsősorban azért van szükség, hogy a munkatársak "lássák" egymást, képesek legyenek adatok, információk cseréjére, közös eszközök használatára, és természetesen az internet megosztására.
 

Egy alapszintű hálózat kiépítése szerencsére már nem olyan ördöngős feladat, mint a számítástechnika hőskorában, amikor csak a beavatottak titokzatos hókuszpókuszának tűnt a folyamat. Egy pár fős kisiroda esetében akár az internetre kapcsolódó router, tehát hálózati útválasztó is lehet a központ, hiszen az internetkapcsolatra szolgáló port mellett ezek az eszközök gyakran rendelkeznek további hálózati (LAN) portokkal.

Hagyományos router esetében nincs más dolgunk, mint az irodai számítógépeket hálózati kábelek segítségével a routerhez csatolni. Innen a leggyakrabban használt, Windows-alapú gépeken is egyszerű a hálózat szoftveres beállítása, ehhez az operációs rendszer akár lépésről lépésre segítséget nyújtó súgót is biztosít. Még egyszerűbb a dolgunk, ha a router képes vezeték nélküli kapcsolatra - ebben az esetben a céges notebookokban minden bizonnyal megtalálható Wi-Fi csatlakozó beállításával már kábelhez sem leszünk kötve. Ilyenkor csupán arra kell figyelnünk, hogy a routerhez való csatlakozáshoz megfelelő titkosítást is beállítsunk, így nem érhet később az a kellemetlen meglepetés, hogy valaki a hálózatunkra csatlakozva megosztott adataink között turkál, vagy éppen internetes sávszélességünket lopja.

Az alapozás végén | Ha beszereztük a kollégák munkakörének legjobban megfelelő számítógépeket, csatlakozunk az internetre, és kiépítettük alapszintű belső hálózatunkat, már indulhat is a munka. Természetesen a teljesen hatékony működéshez szükség lehet további eszközökre (például nyomtatókra, szkennerre) és szoftveres szolgáltatásokra (ügyviteli vagy számlázóprogramra, irodai szoftvercsomagra, csoportmunka-alkalmazásokra vagy speciális célszoftverekre). Fontos az is, hogy a meglévő informatikai eszközöket hogyan állítjuk be és tartjuk karban, és hogyan védjük meg a gépeket az internetes veszélyekről - ezekről a sorozat folytatásában beszélünk részletesebben. A saját vállalkozással, meglévő informatikai rendszerrel kapcsolatos kérdéseket az [email protected] címre várjuk, és lehetőség szerint szívesen meg is válaszoljuk.