Gyors, környezetbarát, megkönnyítheti a követelésbehajtást, a könyvelést, áttekinthető, s nemcsak a számla kibocsátójánál, hanem befogadójánál is azonnali megtakarításokat jelent, mégis viszonylag kevés magyar cég állít ki e-számlát – hangzott el System Media közelmúltban tartott konferenciáján, amelyről partnerünk, az FN.hu tudósított.

Talán azért is, mert Magyarországon még nem öntött olyan határozott formát az állam kiállása az elektronikus számlázás mellett, mint Finnországban, ahol már évekkel ezelőtt úgy döntöttek: a közszféra csak e-számla alapján teljesít kifizetéseket. A finneknél ez adott igazi lökést az e-számlázás széles körű elterjedéséhez – említette meg előadásában a Deloitte szenior menedzsere, Kelemen László. Arra is kitért, hogy melyek azok a gátló tényezők, amelyek Magyarországon elbizonytalaníthatják a bevezetést tervezőket.

Ki felelős az e-számláért? ■ Kelemen László előadásából kiderült, hogy az e-számlázásra átálló cégeknek nagy körültekintéssel kell eljárniuk. A számlakibocsátóknak mindenképpen ajánlott, hogy az e-számlarendszer eladójától kérjenek nyilatkozatot és dokumentációt arról, hogy a rendszer megfelel, illetve hogyan felel meg a számviteli törvénynek. Ezeket kérésre be is kell mutatni egy esetleges APEH ellenőrzésnél.

Azonban még így sem lehet teljes biztonságban a rendszer megvásárlója, mert ha a kiállított számla mégsem felel meg a számviteli törvényeknek, akkor az az ő felelőssége. Ilyen esetben a bírságot is a számlakiállítónak kell fizetnie – intett óvatosságra Kelemen László. Segíthetne a bizonytalanságot feloldani, ha kötelező lenne auditáltatni az e-számla rendszereket, de erre ma még nincs szabály – tette hozzá.

A bevezetés előtt ■ Az átállásnak természetesen vannak költségei, de nem kifejezetten drága, és mintegy féléves megtérülési idővel lehet számolni. Első lépésként hasznos lehet számításokat végeztetni arról, hogy az adott cégnek valóban megéri-e áttérnie az elektronikus számlázásra. Általánosságban az a tapasztalat, hogy évi 1200 számla felett már érdemes a váltáson gondolkodni.

Magánszemély vevőktől mindenképpen előzetes hozzájárulás kell ahhoz, hogy e-számlát állítson ki nekik az eladó, de céges ügyfeleknél nincs ilyen szabály. Viszont velük is ajánlott egyeztetni a bevezetés előtt. Ha egy cég bevezeti az e-számlázást, attól még állíthat ki papíralapú számlákat is, ha az ügyfelei ezt kérik. Sőt, arra is van lehetőség, hogy elektronikus számlát papír alapúval, vagy papír alapút elektronikussal helyesbítsenek – kapott erről állásfoglalást az adóhivataltól a Deloitte.


A kontírozás már egyértelmű ■ Az e-számlázást fontolgatóknak Kelemen László egy 2009-es APEH közleményt ajánlott, mint kezdő olvasmányt, mert szerinte ebben minden tudnivalót jól és közérthetően foglaltak össze. Ebben a közleményben található arra is gyakorlati útmutatás, hogy hogyan kell kontírozni és tárolni az elektronikus számlát, mert ez korábban nem volt egyértelmű.

Lényeg, hogy a kontírozást ne lehessen módosítani (ennek egyik módja lehet, hogy elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesítik), és a számlával valamilyen formában (például egy iktatószámmal) örökre össze legyen kapcsolva.

A tárolásról ■ Talán kevesen tudják, de az elektronikus számla befogadójának is van teendője. Akárcsak a kiállítónak, neki is gondoskodnia kell a kapott számla megfelelő tárolásáról, úgy hogy az adattartalom ne változhasson, hogy az eredetiség hitelessége megmaradjon, és olvasható is legyen a dokumentum.

Az e-számlát tehát eredeti formátumában kell megőrizni a kiállítónak, de az már nem teljesen egyértelmű, hogy ez a befogadóra is vonatkozik-e. Az APEH által elfogadott fájlformátumok között mindenesetre nem szerepel például az egyébként általánosan használt pdf, tehát ebben nem lehet tárolni az e-számlát, és kinyomtatva szintén nem. Legjobb egy erre szakosodott szolgáltatót megbízni a tárolással.

Mentés - másként ■ Nem megfelelő tárolás az sem, ha a számla befogadója nyit egy könyvtárat a számítógépén, és oda teszi el az e-számlákat, mert ha törölhetőek a fájlok, akkor oda a biztonság. Házi megoldás lehet viszont egy újra nem írható adathordozóra menteni az e-számlákat.

Ma már lehetőség van arra is, hogy a papír-alapú számlákat elektronikus formában tárolják a cégek. Igaz, a vonatkozó rendelet nem fejti ki pontosan, mit kell a „képi megfelelésen” érteni, de Kelemen László szerint a szkennelés megfelelő lehet. A beszkennelt számlákat fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel kell ellátni ahhoz, hogy a tárolás megfeleljen a törvénynek.


Az önszámlázás, mint alternatíva ■ Kelemen László felhívta a figyelmet egy másik, viszonylag kevéssé elterjedt, de bizonyos vevők számára nagy előnyökkel járó számlázási formára, az önszámlázásra is. Ezt olyan cégeknek érdemes bevezetniük, melyeknek sok is beszállítójuk van, és sok hiba lehet az általuk kiállított számlákban.

Az önszámláskor a vevő írásbeli megállapodás alapján átvállalja a számlázást az eladótól, s ezzel biztosíthatja, hogy minél gyorsabb legyen a számlakiállítás és feldolgozás. Az önszámlázást papír és elektronikus formában is meg lehet valósítani, és mint egy jelenlévő is elmondta, nagyon jók a tapasztalatok vele. Ügynöki rendszerben a jutalékok elszámolására is lehet használni.

Az e-számlázáshoz kapcsolódik egy szeptember 27-től érvényes új szabály a számlázásban. E szerint megszűnt a számláknál a kötelező példányszám-sorszámozás (valószínűleg azért, mert az e-számlán nincs ilyen). Viszont egy másik szabály szerint továbbra is hiánytalanul el kell tudni számolni a számlapéldányokkal. Amíg a szabályozás nem rendezi ezt a kérdést, addig Kelemen László szerint jobb híján úgy lehet feloldani az ellentmondást, hogy a számlakiadók továbbra is sorszámozzák a példányokat.