A nemzetközi licencpiacról rengeteg információnk van. Számos külföldi blog és lap publikál statisztikákat, a rendszeresen készülő piackutatások alapján. Innen ismerhettük meg először az új trendet: a gyártói licencaudit immár nem csupán ellenőrzés, hanem önálló bevételi forrás, amivel a profit növelése érdekében is megéri foglalkozni a szoftvergyártónak.

A téma május 5-6-án a tavaszi CIO Hungary konferencián is terítékre kerül.

Szinte minden esetben találnak valamit a felkészülést elmulasztó, SAM-rendszert nem alkalmazó cégeknél, és minél több az audit, annál több a nyereség. Sőt, már auditorcégeknek is megéri ezzel foglalkozni, hiszen több pénzt szereznek a megbízóiknak, mint amibe az ő szolgáltatásuk kerül. Az audit jól jövedelmező iparággá vált.

Mindenki számíthat ellenőrzésre

De mi a helyzet a magyar piaccal? Tényleg egyre több az ellenőrzés? Kik ellenőriznek legtöbbször? És mit tesznek a magyar cégek, hogy a büntetést elkerüljék? És főleg: sikerül-e nekik?

Ennek kiderítésére az IPR-Insights 50 vállalkozás bevonásával végzett piackutatást. A válaszadók között voltak 100-nál kevesebb munkaállomást és 10-nél kevesebb szervert üzemeltető cégeket is, de a többség 100-nál (sőt némelyikük 3000-nél is) több PC-vel, és 10 (esetenként 500) feletti szerverrel támogatja üzletmenetét.

A válaszokból kiderült, hogy a hazai cégek többségét nagyon is érintik a szoftverlicencelési kérdések és problémák: csupán 16 százalékuk nyilatkozott úgy, hogy kevesebb szoftverlicencelési változás érintette a cégüket 2015-ben, mint az azt megelőző időszakban. És ez nemcsak belső ügynek tekinthető, hiszen ezzel egy időben a cégek 24 százaléka számolt be arról, hogy több gyártói audittal kellett megbirkózniuk, mint az azt megelőző időszakokban. Összesen két cég volt az 50-ből, amely kevesebb átvilágításon esett át.

Mit jelent mindez a számok nyelvén? A leggyakoribb az évi egy audit vállalatonként, ez a megkérdezettek 40 százalékát érintette. A cégek negyedének azonban évente két auditot kellett elvégeznie, sőt nem ritka az évi három sem. Évi két-három audit gyakorlatilag azt jelenti, hogy – megfelelő SAM (Software Asset Management) rendszer hiányában – akár egy alkalmazott teljes munkaidejét is lefoglalhatja a folyamat.

A szoftvergyártók számolnak ezzel a bevétellel

A nemzetközi szaksajtó egy ideje foglalkozik azzal, hogy a nagy gyártók pénzügyi terveiben előre meghatározzák, mekkora bevételt kell hoznia az auditoknak. Ennek megfelelően alakul az auditok gyakorisága is. Nézzük, melyik gyártó hogyan kalkulál?

Az Oracle új adatbáziskezelő licencekből származó árbevételének 50 százaléka (!) auditokból származik. A Microsoft minden nagyvállalati ügyfelét háromévente kívánja auditálni. Az IBM külön igazgatóságot tart fenn ugyanerre a célra. Az SAP pedig folyamatosan, online auditálja ügyfeleit. De hogyan alakul az auditok gyakorisága Magyarországon?

A válaszadók szerint itthon a Microsoft viszi a prímet, bár a nemzetközi szinten egyébként szintén aktív SAP és Oracle szintén nem lustálkodik. A megkérdezett vállalatok többsége szerint csak idő kérdése volt, hogy mikor jönnek. Sokan egyébként úgy látják, hogy a lejárt licencszerződések is gyakran csábítóan hatnak az auditorokra.

És ha egyszer becsöngettek, a vállalat számíthat arra, hogy nem csak egyszer kell megkínálni őket kávéval. A procedúra ugyanis elég hosszadalmas. Csupán a válaszadók negyede mondta azt, hogy egy hónapon belül lezárult az audit, viszont ugyanennyien mondták, hogy 3 hónapnál is tovább tartott. Azt a 2 százalékot pedig valószínűleg senki sem irigyli, ahol több mint egy évig állomásoztak a szoftvergyártó auditorai. Ez még kávéból is tetemes többletkiadás, átlagos piaci áron számolva napi egy plusz kávét 75 ezer forint plusz kiadást jelent.

Ám egy ilyen ellenőrzésnél sokkal nagyobb a tét: Az auditok időtartama jelentősen leterhelheti az IT-infrastruktúrát üzemeltető csapatot, illetve más érintetteket is az adott szervezetben A válaszadók közül mindössze egy állította azt, hogy több erőforrást tervezett az auditra, mint amennyire végül szükség volt. 20 százalékuk becsülte alul az erőforrásigényt, míg a többség jól mérte fel a várható kiadásokat és munkaidőt.

A SAM sokaknak egyenlő az Excellel

Mindez nem is meglepő annak fényében, hogy a vizsgált cégek 39 százalékánál még mindig Excel-táblázatban vezetik a szoftvernyilvántartást. A többség azonban már használ valamilyen SAM célalkalmazást. Ugyanakkor a válaszadók 42 százaléka nyilatkozott úgy, hogy vállalata egyáltalán nem rendelkezik a kapcsolódó folyamatok mederben tartását segítő írott szoftvergazdálkodási szabályozással, de feltűnően magas azoknak a vállalatoknak az aránya, ahol sehogyan sem mérik az egyes felhasználók szoftverhasználatát. SAM-stratégiája mindössze a vizsgált vállalatok 22 százalékának volt.

Ha pedig egy vállalatot felkészületlenül ér az audit, az nem csak fölösleges erőforrásokat köt le, hanem súlyos költségeket is generálhat. Ilyenkor ugyanis szinte biztos a licenchiány, amit átfogó felkészüléssel akár meg hiányában szinte biztos, hogy találnak valamit, olyan plusz kiadást eredményezve, amit meg lehetett volna előzni.

Persze sokan felismerték ezt – sajnos sok esetben csak későn –, és az audithoz külső segítséget is kértek. A legtöbben szoftvergazdálkodási tanácsadótól licencelési és technikai tanácsadást igényeltek, volt, aki a gyártó ingyenes konzultációját is igénybe vette. Ezek ugyan valamennyit segíthetnek, de csak az adott gyártó szoftvereinek felmérésében, ráadásul nem szűrik ki azokat a területeket, ahol akár a licenctöbblet is megállapítható lenne – a különféle okokból feleslegesen fizetett szoftverlicenceket nem találják meg ilyen módszerrel. Az így feltárt adatok tehát nem szolgálják a valódi szoftvergazdálkodást.

Egy tapasztalt tanácsadó sokat segíthet

A gyártóval folytatott tárgyalásokhoz a cégek negyede-ötöde vett igénybe külső technikai és/vagy licencelési szakértőt, ami azért előnyös, mert ők tapasztalatból tudják, meddig lehet elmenni az alkuban, és hogy milyen szintről kezdi majd az adott gyártó ellenőre az utólagosan megvásárolandó licencek árának meghatározását. Annak eldöntésében is tudnak segíteni, hogy az adott eset licenchiánynak minősül-e egyáltalán. Mert ez sem biztos: az ellenőrök esetenként – magukszámára – nagyvonalúan bánnak az ilyen megállapításokkal...

Nem megkerülhető kérdés, hogy a cégnél bevezetett szoftvergazdálkodásnak van-e mérhető eredménye? A SAM-ot használó cég 14 százaléka számolt be kedvezőbb kimenetelű auditról. 56 százalékuk a licencoptimalizálást és 30 százalékuk pedig a kedvezőbb beszerzést jelölte meg előnyként. Akadt válaszadó, aki a nagymértékű hiány felszámolását tartotta fő eredménynek.

Ez pedig sok pénzt jelent: lényegesen nagyobb megtakarítást, mint amennyibe magának a SAM rendszernek a fenntartása került. És akkor még nem beszéltünk a könnyebb auditokról.

A szerző az IPR-Insights kommunikációs vezetője.