Három éve a Forrester egy globális kutatása kutatása azt mutatta, hogy az alkalmazottak 29 százalékának nincs szüksége központi irodára, mert munkáját bárhonnan el tudja végezni. A Leitz egy friss kutatása viszont, melyben összesen 800 alkalmazottat kérdeztek meg négy európai országban – Franciaországban, Nagy-Brotanniában, Németországban és Olaszországban – azt mutatta ki, hogy a megkérdezettek közel fele munkájának több mint 80 százalékát irodában végzi. Negyede pedig a teljes munkaidejében munkahelyi íróasztalához van kötve.

A munkavállalók többséges elfogadja a hagyományos irodák szükségességét: a Dell egy 2014-es, európai kutatásában a válaszadók 60 százalékának az volt a véleménye, hogy az irodák – és ezzel a helyhez kötött munka – életük végéig  fennmarad (német válaszadóknál arányuk kiugró volt: 73 százalék). És ha igaz, amit a KPMG állít egy idei tanulmányában, a Future of Workben, akkor nem is tévednek nagyot. A tanácsadó cég szerint ugyanis a HR-vezetőknek csupán a negyede, a legfelsőbb szintű vezetőknek pedig csak a harmada engedi meg alkalmazottainak, hogy hetente legalább egy napot otthonról dolgozzon.

Mikor válunk mobillá?

A vállalati irodákban történő munkavégzésnek már csak a hagyományok okán is nagy a népszerűsége. A dogozóknak sokszor ez egyfajta biztosíték arra, hogy mindig értesülnek a fontos dolgokról, a vezetőknek pedig arra, hogy bármikor könnyen ellenőrizhetik, hogy beosztottaik dolgoznak-e. Olyan ez, mint a felhő és a saját rendszerek viszonya: nagyon fontos pszichikai gátakat is le kellene bontani ahhoz, hogy valaki elfogadja: attól még jól működhet a szervere, hogy nem tudja bármelyik pillanatban ellenőrizni, vagy utasítani a rendszergazdát. És ugyanígy: attól még a munkavállaló elvégezheti a feladatot, mert nem ellenőrizzük percenként.

Bár nem igaz minden iparágra, de – ahogy arra a Leitz tanulmánya is utal – egyre több feltétele teremtődik meg annak, hogy egyfajta decentralizált munkahelyi kultúra jöjjön létre, azaz az alkalmazottak lényegében bárhonnan el tudják végezni a munkájukat: otthonról, utazás közben, kávézóból és természetesen az irodából is.

Az infrastrukturális, technikai feltételek lényegében rendelkezésre állnak – ez elsősorban az internetet és a megbízható és VPN-en keresztül biztonságos kapcsolatot biztosító mobil eszközök széles választékát jelenti. Az eszközökön pedig ott vannak a különféle csoportmunkát támogató megoldások, chatprogramok, videokonferencia rendszerek, csoportmunka platformok, és persze vannak már speciálisan a távmunka körülményeihez fejlesztett futurisztikus eszközök is.

Emellett – bár a fentebb idézett kutatások nem feltétlenül arra mutatnak – változóban van a dolgozók hozzáállása, valamint ezzel összefüggésben a vállalati kultúra is. A Leitz tanulmánya fontos szerepet tulajdonít a hosszú távú munkaerő-kölcsönzés terjedésének is.

Persze iparáganként is változik, mennyire életképes a munkavégzés helyének a decentralizációja, hiszen autót nem lehet otthon, a sufniban összeszerelni, de egy bármilyen szempontból érzékeny információkkal dolgozó vállalatnál sem célszerű még szuperbiztonságos távkapcsolat esetén sem a vállalat falain kívülre engedni adatokat.

Érdemes a tehetségekkel példálózni?

A távmunkával foglalkozó írások – a Leitz tanulmánya is, melyet egy angol szervezetfejlesztési szakértő, Andrew Crosthwaite jegyez – a tehetségek/kulcsemberek igényeivel példálózik. Crosthwaite egy 2015-ös amerikai felmérést idéz, amely szerint a kulcstehetségek olyan munkalehetőségeket fognak keresni, melyek figyelembe veszik életstílusukat, azaz rugalmas munkaidőt biztosítanak, lehetővé teszik a távmunkát, és akár az olyan koncepciókat is akceptálják, mint például a "korlátlan szabadidő és munkaszünet" – jelentsen bármit is ez utóbbi.
 

Ez azonban önmagában félrevezető lehet, hiszen a munkatársak kis százaléka tekinthető kulcstehetségnek, akinek a megtartásáért komoly engedményeket kell tenniük a munkáltatóknak. Számukra a távmunka sokkal jobban megfogható költségoldalról. Ez egyrészt ott fogható meg, hogy az alkalmazottak munkaidejük hány százalékét fordítják ténylegesen munkára, illetve ott, hogy a munkahelyen biztosított eszközök – íróasztal, számítógép, telefon stb. – milyen kihasználtságúak. Számukra éppen ezért nyomós érv az, hogy a legtöbb ezzel foglalkozó tanulmány szerint a munkaidő mintegy 50 százalékában használják a dolgozók az íróasztalukat (és a rajta lévő eszközöket).

A fiatalok mást akarnak, de mégse

A HR-kutatások egyik általános megállapítása, hogy már az Y generációnál (az 1980 és 1999 között születettek) megfigyelhető, hogy a korábbi generációkhoz képest nagyobbak az elvárásai a munkahellyel szemben, kérdéseik vannak, önállóbbak, és maguk akarják megszabni azt, hogy mikor és hol végzik el a feladataikat. Ez praktikusan azt jelenti, hogy ambiciózusabbak, és türelmetlenebbek is a karriert illetően: gyorsan akarnak haladni mint beosztásban, mint a fizetésben. A generációkutatók szerint ez még inkább igaz lesz a Z generációra (2000-től napjainkig születettek).
 

A tanulmány szerint azonban van ennek egy ellenhatása is, amely főleg a 2008-as válság után figyelhető meg: az új nemzedék úgy érzi, örülhet, hogy egyáltalán van munkahelye. Ezért igyekeznek beilleszkedni, ezért inkább alkalmazkodik a cég által meghatározott kerethez.

Azért vagyunk az irodában, hogy dolgozzunk

De egyáltalán: hol jobb dolgozni? Az irodában vagy bárhol máshol? Ezzel kapcsolatban az Ipsos és az egyik vezető irodabútor-gyártó cég a Steelcase készített egy globális felmérést 2014-ben arról, hogy milyen hatások érik a dolgozókat irodai környezetben. Ebből két adat egyértelműen arra utal, hogy nem feltétlenül az iroda az optimális helye a munkának. A válaszadók 85 százalékának ugyanis problémát okoz, hogy nem tud irodai környezetben összpontosítani. Harmaduk a zavaró körülmények miatt a napi feladatait munkaidő után és az irodán kívül végzi el. A bent dolgozóknak egyébként a tiszta munkaidejéből mintegy másfél óra esik ki a zavaró körülmények miatt.

Egy Gallup-kutatás sem fest jobb képet a helyhez kötöttségről. 2013-ban megjelent State of the Global Workplace című – szintén globális – felmérésükből az derül ki, hogy a dolgozóknak csupán a tizede kap inspirációt a munkahelyén, kétharmaduk pedig egyáltalán nem tartja motiváló környezetnek az irodát. Viszont az elkötelezettség és a motiváltság egyből megugrik azok körében, akik legalább munkaidejük ötödét az irodától távol töltik – értelemszerűen munkával.

A problémára többféle reakciót lehet adni. Át lehet alakítani például az irodákat. Számtalan példa van arra, hogy a vállalatok leszámolnak azzal a funkcionális térkialakítással, amelynek célja a tér leggazdaságosabban kihasználása. A Leitz tanulmánya többek között a Google-t hozza példának, ahol a munkahely terei egyben a cég innovatív és emberközpontú jellegét is sugározni akarják.

Pénzben is mérhető hasznok

A másik lehetőség a távmunka, azaz egy olyan szemlélet meghonosítása, hogy a munka ott van, ahol vagyok. Ez persze csak akkor működik – figyelmeztet Crosthwaite –, ha a munkaadó és az alkalmazott is tisztában van azzal, hogy ezzel mit vállal.

Az alkalmazott ezt megélheti felszabadulásként. Eltűnik az állandó felügyelet érzése, miáltal a munkára és nem a munka dokumentálására lehet koncentrálni. A munkavégzés személyesebb tere már önmagában pozitív élmény lehet, de ha valaki még váltogatja is a helyszíneke (otthon, kávézóban stb.), abból további inspirációkat nyerhet. Ilyen környezetben alacsonyabb a stressz, és felszabadul az az idő, amit a munkába utazásra kellett fordítani. Ez utóbbinak akár nemzetgazdasági szinten is lehet haszna: kevesebb üzemanyag fogy, kisebb a károsanyag-kibocsátás stb.

A Randstadt egy angliai kutatásában az ingázást megpróbálta számszerűsíteni: az jött ki, hogy az ingázás értéke egy átlagos éves bét 20 százalékának felel meg. A Leitz a kutatásában rá is kérdezett erre. Kiderült, hogy a válaszadók fele – elméletben legalábbis – beáldozná fizetése 20 százalékát azért, hogy távmunkázhasson.

Az egész végén persze ott van a hatékonyságnövekedés. Lehet, hogy összességében kevesebb időt tölt maga választotta "munkahelyén" az alkalmazott, mint az irodai 8-9 óra, de koncentráltabban, motiváltabban dolgozik. És ebben csak egy tényező az, hogy az iroda eleve nem alkalmas terepe a hosszabb koncentrációnak. (A témáról érdemes megnézni ezt a vicces TED előadást.)

A szabadság csapdája

Ez mind nagyon szép és jó, ám ott vannak a csapdák is. Mindenekelőtt az, hogy megszűnik az ún. munkabázis. Irodára ugyanis akkor is szükség van, ha a recepcióson kívül mindenki szerteszét dolgozik, és mailben, chaten vagy bármilyen csoportmunka platformon keresztül tartja a kapcsolatot a munkatársakkal. Időnkét így is szükség lehet személyes megbeszélésekre, egyeztetésekre, több-kevesebb rendszerességgel bent töltött munkaórákra. Ha azonban nincs saját munkahely, azt sokan nehezményezik, tehát romlik a teljesítmény, tehát megoldást kell találni..., és máris indul a ciklus elölről.

A távmunkázókban megjelenhet a félelem, hogy elszigetelődnek a kollégáktól, lemaradnak a fontos eseményekről, nem szólhatnak bele döntésekbe és így tovább.

Óhatatlanul feszültség alakul ki az irodában dolgozók és a távmunkázók között. Az "irodisták" linkeskedőknek tartják a távmunkázókat, mondván: otthon heverésznek, és nem csinálnak semmit. Vagy a másik véglet: az "irodisták" úgy tekintenek a távmunkázóra, hogy neki mindig rendelkezésre kell állnia, aki ráadásul hajlamos is arra, hogy megfeleljen ennek a képnek, különösen ha van benne félelem az elszigetelődéstől.

A felmérések szerint egyébként a külső helyszínen, például otthon dolgozók időben is többet töltenek munkájukkal, mint azok, aki folyamatosan bent ülnek az irodában. Ez is arra utal azonban, hogy az otthoni munkavégzés egyik legkritikusabb pontja a munka és magánélet közti határvonal megtartása.

A munka ott van, ahol vagyunk, és sohasincs vége

Persze ez nem csak a távmunkánál merülhet fel. A német munkaügyi minisztérium például már 2013 végén hozott egy olyan szabályt, hogy az ott dolgozók nem kötelezhető arra, hogy munkaidő után felvegyék telefonjukat, ha munkaügyben hívják őket, illetve arra sem, hogy megnézze a leveleiket. A kezdeményezéshez csatlakozó a Volkswagen ezt még azzal is megfejelte, hogy a munkaidő lejárta után fél órával leállította a levelezőszervert. (Arról persze nem szól a fáma, hogy ez utóbbi hogyan működött a gyakorlatban egy olyan vállalatnál, amelynek Kínától Brazíliáig vannak érdekeltségei.)

Ha szélesebb körben elterjed a távmunka, a munkaidő fogalmának is át kell alakulnia, és a munkateljesítmény és a bér kapcsolatát új alapokra kell helyezni. És akkor még ott van a munkajog kérdése, amelynek valószínűleg számos pontját érinti majd egy ilyen változás.